Om ervoor te zorgen dat ambtenaren hun opdrachten niet aan hun favoriete neefje kunnen geven, moeten overheden en semi-overheden bij grote projecten een aanbestedingsprocedure starten. Prima, want van vriendjespolitiek wordt niemand gelukkig. In de Europese richtlijnen staat het bedrag waarboven overheden een opdracht moeten aanbesteden. Dit wordt jaarlijks aangepast. Vorig jaar zijn er ongeveer 5.000 openbare aanbestedingen uitgeschreven. Big business dus.
Dat overheden vooraf goed moeten kijken waar hun geld heengaat is uitstekend. Tenslotte betaalt de burger de projecten. Door bedrijven met elkaar te laten concurreren op de beste prijs-kwaliteitverhouding, wordt vraag en aanbod beter op elkaar afgestemd. Ook kijkt de overheid in hoeverre bedrijven maatschappelijk verantwoord ondernemen. Al met al zorgt dit voor een transparante inkoopmethode waar weinig op af valt te dingen. Totdat blijkt dat het niet goed werkt.
Zeeën van tijd
Iedereen die ooit een aanbestedingsdocument in handen heeft gehad, weet dat meedoen zeeën van tijd kost. Tientallen en soms honderden pagina’s informatie worden opgevraagd. Deze dienen volledig en naar waarheid te worden ingevuld. Dat duurt weken. De vragen en antwoorden zijn verbonden aan een waardensysteem. Het bedrijf dat de meeste punten scoort heeft een grote kans dat aan hem de opdracht gegund wordt.
Wie stelt zo’n document op? Vaak zijn het (dure) consultants die op basis van een overheidsbriefing en oppervlakkige marktkennis aan de slag gaan. De kosten van het project, de verwachte service en de oplevertijd worden ‘geschat’. Dit heeft vaak onrealistische propositie-eisen als gevolg, waaraan geen enkel bedrijf echt kan voldoen. Dat houdt de echte doorzetters niet tegen, en het invullen van een leugentje hier en daar om toch bij de opdrachtgever aan tafel te komen, is kennelijk heel gebruikelijk.
Onrealistisch aanbesteden
Een sprekend voorbeeld hiervan is het inmiddels doorverkochte bedrijf Cordys. Cordys zou bij Hanzehogeschool Groningen in vier maanden een nieuw studenteninformatiesysteem opleveren. Na drie jaar was er nog steeds geen systeem, terwijl de meerkosten enorm waren gestegen. De Hanzehogeschool maakte een eind aan het project en toog naar de rechter. Daar gaf Cordys in de zitting ronduit toe dat de afgesproken oplevertermijn van vier maanden niet serieus genomen moest worden. ‘Het redigeren van een complexe applicatie als deze kan nooit in twee, drie maanden en dat had HG moeten weten. Wij hadden destijds een aantal aanbestedingen verloren doordat we te eerlijk waren geweest over de vereiste oplevertermijn. We wisten dat de opdracht voor HG niet in 3,5 maand kon worden uitgevoerd maar hebben toch ja gezegd omdat we anders uit de aanbesteding lagen.’
Onrealistische eisen
Nu is er natuurlijk geen enkele reden om Cordys’ gedrag goed te praten. Maar het komt wel érg vaak voor dat ICT-projecten niet voldoen aan de verwachtingen. Komt dat door de bedrijven waarmee de overheden in zee gaan, of ligt het heel misschien ook aan de procedure zelf? Onrealistische eisen, projecten die niet goed in kaart gebracht zijn, te laag geschatte budgetten en te weinig oog voor het kennis- en ervaringsniveau van de bedrijven, zorgen ervoor dat project na project faalt. En dat is zonde, want het kan beter! Zorg ervoor dat de consultant of verantwoordelijke die een aanbestedingsdocument opstelt de juiste informatie heeft. Laat hem vooraf verplicht met drie verschillende bedrijven praten om duidelijk te maken wat het project precies behelst en wat de mogelijk (financiële) valkuilen zijn. Zorg ervoor dat service-eisen écht uit te voeren zijn (24/7 beschikbaarheid is of onzinnig, of onbetaalbaar) en kijk vooral eens naar de referenties en eerdere, vergelijkbare opgeleverde projecten. Pas dan kan je ervan uitgaan dat de antwoorden op de vragen bij het aanbesteden kloppen. Bovendien: op deze wijze scoren de ervaren en betrouwbare bedrijven flink wat beter dan de ja-op-alles-zeggers, met wellicht ronkende en succesvolle ICT-projecten als gevolg.
