In gesprekken die ik dagelijks met klanten voer krijg ik regelmatig de vraag of er alternatieven voor de oplossingen van Adobe Acrobat zijn. De wereld van PDF-aanbieders groeit in rap tempo. Momenteel zijn er ontelbare alternatieven beschikbaar, sommige goed, maar de meeste kwalitatief niet vergelijkbaar met de top aanbieders van PDF-oplossingen.
Om maar direct met de deur in huis te vallen, Adobe Acrobat is nog steeds de nummer-één PDF oplossing. Jarenlange ervaring, een goed product en continu investeren in technologie zorgt ervoor dat Acrobat momenteel de onbetwiste nummer één is. Toch zijn er wel goede alternatieven die ik voor u vergelijk. De alternatieven zijn Nuance Power PDF Advanced en Foxit Phantom PDF Business.
Maar eerst gaan we een stap terug. De vraag naar alternatieven ontstaat bij organisaties vaak uit kostenperspectief. En soms ook uit een eenvoudiger beheer (serienummer deployment) en flexibiliteit.
Het licentiemodel
Foxit en Nuance hebben een perpetual licentiemodel waarbij u het eeuwigdurende gebruikersrecht van de licentie koopt in plaats van huurt. Uw organisatie wordt dus ‘eigenaar’ van de software. Het niet verlengen van maintenance of upgraden van versies heeft niet direct gevolgen (wij adviseren dit niet, maar u heeft wel de keuze). Indien uw perpetual licentie wel over geldig maintenance beschikt heeft u recht op upgrades naar laatste versies en op support vanuit de fabrikant.
Bij het huurmodel van Adobe is het een alles of niets principe. Een geldige subscriptie biedt alle gewenste functionaliteiten die Adobe Acrobat voorziet, maar zodra de organisatie stopt met het betalen van de subscriptie vervalt het gebruikersrecht.
Unlimited License
Fabrikanten als Foxit en Nuance zijn bereid om meer flexibiliteit te bieden bij grote afnames. Er zijn geen ‘richtlijnen’ op het gebied van een minimum investering en andere nakomingsverplichtingen. Bij een Adobe Enterprise overeenkomst geldt er wel een minimale instap en is er geen true down mogelijk. Eveneens bieden Nuance en Foxit de mogelijkheid om een zogeheten Unlimited License aan te kopen. Ofwel, één licentie voor de gehele organisatie, ongeacht het aantal gebruikers of apparaten. De Unlimited License komt met één unieke licentiecode voor een gemakkelijke en gecentraliseerde implementatie. Ook qua beheer en administratie biedt dit voordelen in plaats van losse installaties, diverse contracten en daarmee diverse renewal momenten.
Een veel gehoorde uitdaging is dat de gebruiker vaak volledig gewend is aan Adobe Acrobat en bij voorkeur niet wenst te switchen naar een alternatief. Om dat te weerleggen kan ik u verzekeren dat een aantal PDF oplossingen zeer gebruikersvriendelijk zijn en mede daardoor een waardig alternatief voor een grote groep gebruikers van Adobe Acrobat kunnen zijn. De implementatie van een alternatief product speelt natuurlijk ook een belangrijke rol.
Het testen van een alternatief als Foxit of Nuance neemt in de praktijk weinig tijd in beslag, de leercurve is laag en aangezien de licenties standaard uitgerust zijn met support en maintenance staat er altijd een team klaar voor het support.
Gebruikersbehoefte
Wij zien bij organisaties dat er een kleine groep daadwerkelijk behoefte heeft aan een Acrobat Professional licentie, maar dat een (groot) deel van de gebruikers prima uit de voeten kan met een alternatief.
PDF-oplossingen worden steeds rijker aan functionaliteiten, maar in de basis gaat het nog steeds om het creëren, samenvoegen en bewerken van PDF’s. Dit kunnen alternatieven als Nuance en Foxit prima. De vraag is dus, zijn de Professional functionaliteiten van Adobe Acrobat wel echt nodig? En geldt dat voor iedere gebruiker. Antwoord op deze vraag is dat dit zeker niet het geval hoeft te zijn.
Op basis van meerdere test trajecten bij verschillende organisaties, feedback en ervaringen zijn Foxit Phantom PDF Business en Nuance Power PDF Advanced het meest geschikte alternatief voor deze gebruikers. Op het gebied van kosten kan dit een organisatie een flinke besparing opleveren over 3 tot 5 jaar wanneer men switcht van Adobe naar Foxit of Nuance.
De verschillen tussen Adobe, Nuance en Foxit
Wanneer gebruikers alleen een PDF bestand moeten openen en/of printen volstaat een gratis Adobe Acrobat reader en hoeft er geen licentie aangeschaft te worden. Het is voor elke organisatie belangrijk om te bekijken welke functionaliteiten de gebruiker daadwerkelijk nodig heeft. Op basis van deze informatie weet je voor welke gebruikers je dient te kijken naar een oplossing met extra functionalitei-ten.
De voornaamste functies van Acrobat Standard zijn PDF’s maken en exporteren naar Word of Excel, tekst en afbeelding bewerken in een PDF en eenvoudig formulieren maken, invullen, ondertekenen en versturen.
Wanneer gebruikers daadwerkelijk documenten moeten maken, bewerken, ondertekenen en/of verzamelen is er waarschijnlijk behoefte aan Acrobat Professional, Foxit Phantom PDF Business of Nuance Power PDF Advanced.
Foxit en Nuance zijn de tegenhanger van Adobe Acrobat Professional. Reden voor mij om dieper in te gaan op de verschillen tussen deze producten. Hiervoor heb ik een comparison chart gemaakt en bijgevoegd.
De financiële impact van een overstap
De financiële impact heb ik hieronder door middel van een kort overzicht geschetst op basis van 50 en 200 licenties. Het vergelijk is gemaakt op basis van vijf jaar, waarbij Nuance en Foxit een perpetual licentiemodel bieden en één enkel serienummer voorzien, waarbij u jaarlijks maintenance kunt afnemen. Adobe biedt een subscription model via named user deployment.
KOSTEN ADOBE VERSUS NUANCE/FOXIT (INCLUSIEF MAINTENANCE) – 50 LICENTIES VOOR 5 JAAR:
KOSTEN ADOBE VERSUS NUANCE/FOXIT (INCLUSIEF MAINTENANCE) – 200 LICENTIES VOOR 5 JAAR:
Waarom overstappen
Binnen elke organisatie is kostenbesparing een prioriteit. Alleen wordt een kostenbesparing pas interessant wanneer er geen functies verloren gaan die daadwerkelijk nodig zijn. De inspanning voor een overstap is miniem. Nuance werkt met één enkel serienummer en een customization kit. Hiermee kan makkelijk een eigen package voor distributie in iedere gewenste omgeving (Win RDS, Citrix, APP-V) worden gemaakt. Daarnaast hebben deze twee fabrikanten ruime ervaring met organisaties die zij al hebben geholpen met overstappen. Ze weten hierdoor waar eventuele pijnpunten zitten en hoe deze voortijdig te verhelpen.
Wat is nu de juiste keuze voor u?
Nuance en Foxit bieden in veel gevallen een goed alternatief voor Adobe Acrobat Standard en Professional. Om hier een goed antwoord op te kunnen geven is het naar mijn idee van belang dat er binnen elke organisatie, die mogelijk wenst over te stappen, eerst wordt gekeken naar de financiële impact en inspanning voor de transitie naar Nuance of Foxit. Daarna dient er draagvlak gecreëerd te worden. Dit draagvlak kan gecreëerd worden aan de hand van een trial die gestart wordt met een groep (key) users.
Tijdens deze trial wordt bepaald welke functionaliteiten er (mogelijk) niet beschikbaar zijn. En voor welke gebruikers Nuance of Foxit een geschikt alternatief is.
Na de trial-fase is het van belang om samen de uitkomsten door te spreken. En te kijken wat de mogelijkheden zijn om Adobe te vervangen voor Nuance of Foxit. Momenteel zijn er al diverse organisaties overgestapt van Adobe Acrobat naar Nuance of Foxit, waarbij ik kan aangeven dat de meeste organisaties zeer tevreden zijn met hun overstap.
Lourens Klootwijk, Solution Advisor Comparex
