Hoe houd je dat startup-gevoel vast als de organisatie groeit?
De meeste startups beginnen met een goed idee. Dat idee ontstaat vaak op een zolderkamertje met niets dan een laptop en wat inspiratie. Als het idee groot genoeg is, of vernieuwend genoeg, dan heeft het misschien wel de potentie om hele sectoren omver te werpen. Door alles net even slimmer, gebruiksvriendelijker, goedkoper, sneller of efficiënter te doen, kun je immers een heel eind komen tegenwoordig. Het voordeel van beginnende bedrijfjes is dat zij geen ballast uit het verleden met zich mee hoeven te torsen en daardoor heel flexibel op de markt kunnen inspelen. Ze hebben geen legacy software en databases, geen inhiberende bedrijfsprocessen, geen grote personeelsbestanden en geen complexe IT-infrastructuren die onderhoud, beheer en beveiliging vergen. Maar, als alles goed gaat, worden kleine bedrijfjes groot. Hoe zorg je ervoor dat je toch de wendbaarheid en de lichtvoetigheid die aan de basis van je succes lagen, vasthoudt?
Focus op realisatie
Wanneer we een onderneming starten, dan spelen zaken als beveiliging en het automatiseren meestal nog niet zo’n hele grote rol. Vaak is er alleen nog maar een goed idee en ligt de focus op de realisatie en het in de markt zetten van dat idee. Maar er komt een punt dat de organisatie gaat groeien en dat je ineens verantwoordelijk bent voor 50 mensen in plaats van vijf. De druk op de organisatie neemt toe en voor je het weet is de innovatieve, avontuurlijke bedrijfscultuur uit de begindagen vervlogen. Er moet nu ineens heel veel tijd worden besteed aan de beveiliging van data en medewerkers, aan het beheren van de IT-infrastructuur, aan het inrichten van werkplekken en het on- en offboarden van personeel. De IT-afdeling komt tijd en budget te kort en lijkt altijd achter de feiten aan te lopen. Medewerkers worden ontevreden en vertrekken net zo snel als ze komen (zie Uber). De innovatie in je bedrijf komt piepend en krakend tot stilstand en je bent zelf een van de logge organisaties geworden die ooit het veld voor jou ruimden.
A stitch in time
Is dit een wet van Meden en Perzen? Is ieder bedrijf hetzelfde lot beschoren, zodra er een bepaalde omvang wordt bereikt? Niet als je al in een vroeg stadium de IT van je onderneming op een slimme manier automatiseert. ‘A stitch in time saves nine’, zeggen de Engelsen. Als je uitdagingen direct het hoofd biedt, dan voorkom je dat het je later meer moeite, geld of tijd gaat kosten. Toch zie ik heel veel organisaties recht op een muur afstevenen, naarmate zij verder groeien. Er komt een punt in hun ontwikkeling waar de organisatie, de infrastructuur, de beveiliging en het personeelsmanagement zo complex worden, dat zij veel te veel tijd en budget kwijt zijn aan het simpelweg ‘laten branden van het licht’. En dan is er geen ruimte meer voor innovatie en geen tijd en budget voor vernieuwende strategische projecten.
Dit is iets waar organisaties vaak achter komen als het al rijkelijk laat is. Nu moeten ze over die complexiteit een automatiserings-laag gaan aanbrengen en dat is vele malen ingewikkelder dan wanneer zij hun IT vanaf de start van de onderneming al op een slimme manier hadden geautomatiseerd.
Automatiseer de automatisering
Wanneer je bovenstaande problemen ziet aankomen, dan kun je je daar al in een vroeg stadium tegen wapenen met een slimme strategie voor de automatisering. Niet alleen voorkomt dat latere problemen, je zal er ook nu al voordeel van ondervinden. Automatiseer je bijvoorbeeld de on- en offboarding van medewerkers, dan betekent dit tijdwinst én geldwinst. Voor grote ondernemingen kan dit het verschil betekenen tussen een onboardings-proces van drie weken of klaar om te werken in 20 minuten. Maar ook jonge ondernemingen zijn gebaat bij een dergelijke automatisering. Wanneer je een dure developer aanneemt, dan wil je dat hij zo snel mogelijk aan de slag kan, je betaalt diegene immers per uur. En wanneer hij weer vertrekt, dan wil je niet dat hij nog drie weken lang bij bedrijfskritische data kan komen omdat iemand vergeet de rechten te herroepen.
Contextbewust automatiseren
Hetzelfde geldt voor het automatiseren van de beveiliging. Hoe vroeger het stadium waarin je hiermee begint, hoe makkelijker het is om je organisatie ook daadwerkelijk veilig te houden als je groeit. Wanneer je beveiliging contextbewust is, dus weet in welke situatie je medewerkers zich bevinden, dan hoef je niet meer per situatie en per medewerker de beveiliging in te regelen. Dat kan ook al in een vroeg stadium zijn vruchten afwerpen. Wanneer je bijvoorbeeld met klanten uit de financiële sector werkt, dan hebben die bijzonder strenge eisen aangaande de beveiliging van de data waar jij mee moet gaan werken. En dan is het fijn als je een beveiligingsoplossing hebt die met één druk op de knop kan laten zien wie er op welk moment zakelijke data of applicaties heeft gebruikt. Of om zeker te weten dat de beveiliging je medewerkers ook buiten de bedrijfsmuren volgt, op hun eigen apparaten. En dat je je geen zorgen hoeft te maken wanneer medewerkers vertrekken, omdat automatisch al hun rechten worden herroepen.
Van startup naar volwassen onderneming
Groei je als startup uiteindelijk uit tot een volwassen onderneming, dan kun je er dankzij die vroege automatisering voor zorgen dat de druk op je medewerkers en op de IT-afdeling niet onevenredig groot wordt. De complexiteit is immers onder controle, omdat de repetitieve, tijdrovende processen zijn geautomatiseerd op basis van rol en context. Zo kun je ervoor zorgen dat je gevrijwaard blijft van het lot dat veel groeiende organisaties is beschoren: tot stilstand komen omdat de automatisering niet geautomatiseerd is. Er blijft nu ruimte en budget over voor de IT-afdeling om de innovatieve projecten op te pakken waar de business om vraagt. En dat betekent dat je als groeiende organisatie dezelfde wendbaarheid en flexibiliteit kunt handhaven als ooit, toen je nog een kleine startup was.
Mark-Peter Mansveld is Area Vice President voor de Benelux bij RES
