HR-medewerkers zijn dusdanig veel tijd kwijt aan het afhandelen van administratieve werkzaamheden, dat ze de regie over hun eigen agenda kwijtraken. Hun werkdag bestaat voor een groot deel uit ad-Hoc werkzaamheden, zo bleek onlangs uit de HR-scan van AFAS Software. De oplossing ligt in automatisering, maar om daar de vruchten van te plukken, moet de HR-professional wel over zijn angst voor automatisering heen.
Voorkomen is beter dan genezen, zeker binnen HR. P&O’ers zijn veel tijd kwijt aan het blussen van brandjes. Werknemers die ruzie krijgen met een leidinggevende bijvoorbeeld, of medewerkers die langdurig ziek worden. Symptoombestrijding. In plaats van met emmers water in de weer te blijven, is het veel beter om de oorzaak te achterhalen.
Nieuwe werknemers
Als een afdeling ondermaats presteert, kan dat bijvoorbeeld komen doordat een manager niet goed leiding geeft. En als het ziekteverzuim in de organisatie stijgt, zou de oorzaak daarvan kunnen liggen in een te hoge werkdruk. Het is de taak van HR om die oorzaak te achterhalen en het probleem op te lossen. En om te voorkomen dat dergelijke problemen weer opduiken: door te zorgen dat recruiters de juiste nieuwe werknemers aannemen, bijvoorbeeld.
Doordat zij veel uren kwijt zijn aan administratieve handelingen, ontbreekt het HR-medewerkers hiervoor echter aan tijd. Vaak gaat het dan om relatief simpele zaken, zoals het handmatig archiveren van schriftelijke correspondentie. Of het behandelen van een verzoek van een werknemer die van een veertig- naar een 32-urige werkweek wil.
Automatisering
HR-professionals kunnen dit soort zaken makkelijk geautomatiseerd afhandelen. Correspondentie kan digitaal. En als een werknemer minder uren wil werken, hoeft hij dat in overleg met zijn leidinggevende alleen maar in te voeren in een systeem. De P&O’er hoeft de aanvraag dan niet meer zelf te controleren bij de betrokkene, maar kan dat gewoon laten doen door software die checkt of beide partijen een akkoord hebben gegeven.
Veel HR-medewerkers zijn huiverig om werkzaamheden over te dragen aan de automatisering, omdat zij bang zijn dat dit straks ten koste gaat van hun baan. Maar hoewel het waar is dat sommige handmatige werkzaamheden daardoor verdwijnen, krijgt de HR-professional alleen maar meer tijd om er te zijn voor de medewerkers.
Daniel Ballijns, Directeur Optimo
