Iedereen wil natuurlijk efficiënter werken. Business messaging tools zijn dan ook bezig aan een ware opmars. Want zeg nu zelf. Wie wil er nu niet dat alle zakelijke communicatie veilig, overzichtelijk en op één plaats gegroepeerd staat? Met business process integrated communications komt er een einde aan de eindeloze mails waarin je in cc staat. Of het vragen aan collega’s hoe het nu exact zit met een bepaald project. En aan niet-opgeslagen telefoongesprekken.
Verlies van informatie
De kans is groot dat het volgende hypothetische scenario jou niet vreemd in de oren klinkt: de sales-afdeling haalt na heel wat over-en-weer mailen en bellen een nieuwe klant binnen. Vanaf dat moment komen de andere diensten van het bedrijf in actie, in de eerste fase project managers en later ook backoffice-medewerkers en de finance-afdeling. De ene afdeling weet niet exact wat de andere afdeling juist besproken heeft met de klant. Handovermomenten en grasduinen in de mailbox brengen oplossing, maar dat is tijdrovend en de kans bestaat dat er cruciale informatie verloren gaat.
Business silo’s
Dat is het grote nadeel van in silo’s te werken. Elke afdeling zit als het ware op zijn eigen communicatie-eilandje en is niet exact op de hoogte van het hele project. Op het einde is het waarschijnlijk ook tot een goed einde gekomen, maar het overzicht van hoe het allemaal juist verlopen is, ontbreekt. En dat terwijl het ook een pak efficiënter kan.
Bussiness process integrated communications is daar de oplossing voor. Bij business process integrated communications triggeren processen de communicatie. Na een vooraf bepaalde trigger – eerst dit, dan dat – wordt er door een persoon of een systeem een virtual room gecreëerd waarin alle communicatie over een bepaald project plaatsvindt, van gedeelde bestanden over e-mails tot telefoongesprekken. De projectgebaseerde communicatie en processen worden in een heel project automatisch een deel mee geautomatiseerd. Alle verschillende afdelingen binnen bedrijven in alle sectoren hebben er baat bij.
Technologisch platform
Maar om op de juiste manier aan business process integrated communications te doen, is een technologisch platform vereist. Zo’n platform opzetten gaat natuurlijk niet zonder slag of stoot en er is tijdens het hele proces nood aan een partner die je van a tot z begeleidt en het platform volledig afstemt op jouw wensen, met tal van add-ons zoals bijvoorbeeld DocuSign, ZoomAnalytics, ServiceNow.
Automatisch worden alle betrokken medewerkers toegevoegd aan de virtual room in het platform. In het begin is dat pre-sales, bij een handover komen daar dan automatisch de project managers of de boekhoudafdeling bij. Alle communicatie gebeurt steeds in de virtual room. Op elk moment kunnen er medewerkers uit de room gehaald worden of opnieuw toegevoegd en steeds kunnen ze tot in het kleinste detail zien hoe het project tot dan toe verliep. Veel efficiënter dan rond te bellen of -mailen om de exacte status van het project te weten te komen. Met zo’n platform wordt de projectcommunicatie naar een hoger niveau getild waardoor er flexibeler gewerkt wordt. Dankzij de analytics van het systeem zie je na afloop perfect waar het goed ging en wat de bottlenecks waren.
Externe partners
Business process integrated communications zorgt dus niet alleen voor een betere en vlottere interne communicatie, het bevordert bovendien de samenwerking met externe partners. Elk bedrijf heeft zijn eigen systemen, maar als er samengewerkt moet worden, loopt het vaak spaak. Met business messaging tools worden medewerkers van externe bedrijven makkelijk toegevoegd zodat er tijdelijk samen aan het project kan worden gewerkt, ongeacht het device.
Alexander Janssens – Head of Group Cloud Propositions bij Damovo
