De afgelopen maanden heb ik hard gewerkt aan de totstandkoming van een groot uitbestedingscontract voor een van mijn opdrachtgevers. Het is goed dat de handtekeningen nu onder de contracten staan. Mijn opdrachtgever en haar leverancier van keuze kunnen nu voor de komende jaren vooruit.
Eén van de punten waarover we gesproken hebben was de benchmark clausule. Dit geeft zekerheid over het behouden van een marktconforme prijs voor de dienstverlening gedurende de gehele looptijd van het contract. Het uitgangspunt voor de kosten van de benchmark was, dat de kosten voor het inhuren van de onafhankelijke benchmark organisatie gedragen zullen worden door partij die in het ongelijk wordt gesteld. Een niet onredelijk uitgangspunt, dat voorkomt dat één van beide partijen kosten moet maken voor en energie moet steken in het uitvoeren van een benchmark onderzoek terwijl de gehanteerde prijsstelling daar geen aanleiding toe geeft.
In de onderhandelingsstrategie hadden we zwaar ingezet op geen beperkingen voor het uitvoeren van een benchmark (eerste benchmark en aantal benchmark gedurende de contract periode) en een eenzijdige benchmark clausule (alleen neerwaartse bijstellingen van de overeengekomen prijzen). Deze twee punten hebben we ook in de onderhandelingen kunnen binnenslepen. Alleen is het invoelbaar dat dit onderhandelingsresultaat een prijs heeft. Een leverancier zal contingency in haar prijs opnemen om deze risico’s af te dekken. Verder moeten uitbestedende bedrijven zich afvragen welke waarde het heeft om per ingangsdatum van het contract het recht te hebben op het laten uitvoeren van een benchmark. Indien de uitkomst van de benchmark is, dat de prijs niet marktconform is, dan is er een niet marktconform contract onderhandeld. Uitbestedende bedrijven doen er verstandiger aan om pas een benchmark te overwegen 12 maanden na afronding van de transitie. Dat zorgt voor stabiliteit in de uitbestedingsrelatie. Hetgeen belangrijker is dan de mogelijkheid om een benchmark onderzoek te kunnen laten uitvoeren.
Bij het bepalen van de onderhandelingsstrategie hebben we lang gesproken over de vraag hoe wenselijk het uitvoeren van een benchmarkonderzoek is. De gedachte die er leefde bij mijn opdrachtgever was dat de benchmark clausule gebruikt zou kunnen worden om ieder jaar een discussie aan te gaan over de prijs van de dienstverlening en daarmee het kosten niveau jaarlijkse om laag te brengen. Persoonlijk geloof ik niet zo erg in deze strategie. Beter kan er in de onderhandelingen de nadruk gelegd worden op jaarlijkse productiviteitscommitments. Denk hierbij aan verlaging van het aantal uren per functiepunt of vermindering van het aantal FTE’s voor applicatie- of infrastructuurbeheer. Deze afspraken hebben een directe invloed op het prijspeil. Ik was blij dat mijn opdrachtgever mijn advies op dit punt heeft overgenomen en we ook dit punt in de contractonderhandelingen hebben kunnen veiligstellen. Als je jaarlijkse productiviteitscommitments contracteert is een benchmark clausule dat wat een benchmark clausule moet zijn: een stok achter de deur.
Prof. dr. Erik Beulen, Universiteit van Tilburg en houder van de KPMG Global Sourcing leerstoel
