Home Ondernemen & Business IT-aanbestedingen leiden vaak niet tot selectie beste aanbieder

IT-aanbestedingen leiden vaak niet tot selectie beste aanbieder

371

Er is de laatste tijd veel te doen over IT-projecten die mislukken. Dat gaat dan met name over de overheid, waar de mislukkingen zich aaneen rijgen en budgetoverschrijdingen zich opstapelen. Onlangs constateerde de tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid in haar eindrapport, dat ze half oktober aan Kamervoorzitter Van Miltenburg aanbood, dat de rijksoverheid de besturing en beheersing van ICT-projecten niet op orde heeft. Anders dan in eerdere onderzoeken heeft de commissie uitgebreid aandacht besteed aan het beleid rond aanbestedingen bij de rijksoverheid van ICT-projecten. En dat kan ik alleen maar toejuichen, want ik ervaar regelmatig dat de wijze waarop invulling wordt gegeven aan aanbestedingen en contractmanagement rondom ICT op zijn zachtst gezegd de kans op succes niet vergroot.

Aanbestedingen in de IT-branche beginnen veelal met een opdrachtgever die een bedrijfsproces wil automatiseren. Hierbij gaat het dan om unieke, bedrijfskritische bedrijfsprocessen die de organisatie onderscheidend vermogen verschaffen, en dus om maatwerksystemen. Het gebeurt maar al te vaak dat op het moment van aanbesteden aan de kant van de opdrachtgever nog geen volledige duidelijkheid bestaat over het hoe en wat van het nieuw te ontwikkelen systeem. Als gevolg hiervan worden “onmogelijke opdrachten” uitgeschreven. Opdrachten die IT-dienstverleners toch maar al te graag uitvoeren in de wetenschap dat ze later probleemloos meerwerk kunnen opvoeren. En de zeldzame keren dat leveranciers opdrachtgevers voor problemen willen behoeden, wordt er vaak niet naar hen geluisterd.

Aanbestedingen: een complex proces
Waar het voor een opdrachtgever lastig kan zijn om een heldere request for proposal (RFP) uit te schrijven voor een systeem dat volledig nieuw moet worden ontwikkeld, kan het ook moeilijk zijn om offertes te beoordelen en aanbieders te vergelijken. In een tijd waarin IT-dienstverleners staan te springen om opdrachten, gebeurt het regelmatig dat IT-dienstverleners zich beter voordoen dan dat ze zijn. Het komt zelfs regelmatig voor dat een derde partij gevraagd wordt om een bepaalde expertise te leveren, omdat de IT-dienstverlener die de opdracht gewonnen heeft het beloofde helemaal niet kan waarmaken. Het zijn dan ook lang niet altijd de IT-dienstverleners die het beste uitvoering kunnen geven aan een project die de opdracht winnen, maar de partij die een RFP het beste kan invullen.

Omdat opdrachtgevers toch zoveel mogelijk risico willen uitsluiten, stellen ze lange lijsten van criteria op waaraan de IT-dienstverlener moet voldoen. Hierbij valt te denken aan onder meer organisatiegrootte, het ziekteverzuim en het opleidingsniveau van de medewerkers. In mijn ogen zijn dit echter slechts afgeleiden; het zegt niet écht iets over de kwaliteit van de leverancier en de mate waarin die geschikt is om de klus te klaren. Maar met in het achterhoofd de fraude die Ordina tussen 2005 en 2010 pleegde bij aanbestedingen, zullen overheidsorganisaties zich alleen maar nog maar strikter aan hun vaste set van criteria houden.

Terwijl dat in mijn ogen nu al veel te veel gebeurt. Omdat veel overheidsorganisaties elke schijn van partijdigheid willen vermijden, maken ze maar weinig gebruik van mogelijkheden als prefered supplier. Dit zijn regelingen waarmee ze volledig legitiem en binnen de wettelijke kaders IT-dienstverleners  kunnen selecteren waarmee ze reeds goede ervaringen hebben opgedaan en die een goede track-record hebben als het gaat om het binnen tijd en budget opleveren van systemen die doen wat ze moeten doen. Want wat meer het uiteindelijke doel van een aanbesteding, de beste aanbieder selecteren voor het best mogelijke resultaat, voor ogen houden kan geen kwaad. Want dat het middel het doel overstijgt, kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn.

Ing. Ruud Hochstenbach is Account / Partner Manager bij OutSystems Benelux

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Vul alstublieft uw commentaar in!
Vul hier uw naam in