Veel oplossingen voor e-mailarchivering kunnen niet meekomen met de eisen die de nieuwe Europese privacywetgeving stelt. Dat is zorgelijk, want de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) klopt op de voordeur. Goede reden om de huige e-mailarchiveringsoplossing eens grondig onder de loep te nemen. Waar moet deze tegenwoordig eigenlijk aan voldoen?
Bedrijven sturen zeer gevoelige gegevens per e-mail. Een deel daarvan verdwijnt in digitale archieven. Dit archiveringssysteem is dan ook meer en meer het digitale geheugen van de organisatie. Die opslagplaats moet daarom onderweg eenvoudig en veilig toegankelijk zijn.
Maar in het digitale archief zijn gegevens volgens onderzoek van Vanson Bourne lang niet altijd goed doorzoekbaar. De onderzoekers constateerden dat veel organisaties problemen hebben met hun huidige archiveringsoplossing. De administratieve complexiteit is voor 60 procent van de ondervraagden het grootste struikelblok. Nog eens 56 procent klaagt over slechte doorzoekbaarheid of tegenvallende prestaties bij zoekopdrachten. Volgens bijna de helft van de organisaties schaalt de oplossing onvoldoende.
Verouderd
De uitkomsten van het onderzoek zijn niet zo vreemd. De meeste archiveringssystemen zijn ontwikkeld in een periode waarin e-mail zich nog maar net als communicatiekanaal had gevestigd. Enkele jaren geleden was e-mail nog lang niet zo bedrijfskritisch als nu. Laat staan dat er sprake was van strenge Europese privacywetgeving zoals AVG, ook wel GDPR genoemd.
Een belangrijke beperking van veel oplossingen is de onderliggende architectuur. Hoewel de meeste oplossingen inmiddels ook gebruikmaken van de cloud, lijden ze nog steeds onder de beperkingen van on-premise. Het gros van de bestaande archiveringssystemen is dan ook niet geschikt om de huidige uitdagingen het hoofd te bieden. Ze zijn simpelweg verouderd. Dat is met de komst van de AVG een pijnlijke constatering.
Waar moeten archiveringssystemen aan voldoen?
Bij het aanschaffen van een oplossing voor het digitaal bewaren van informatie uit e-mails, is de gebruiksvriendelijkheid belangrijk. Maar vergeet daarbij ook niet te kijken naar de volgende aspecten:
1. GDPR
Veel e-mails bevatten persoonsgegevens, en dus valt de opslag en verwerking ervan onder deze privacywetgeving. En die bevat rechten en plichten, in sommige gevallen met duidelijke gevolgen voor de IT-infrastructuur, waaronder voor e-mailarchiveringsoplossingen.
Zo kunnen betrokkenen te allen tijde eisen dat de organisatie al hun persoonsgegevens verwijdert vanwege het recht op vergetelheid. Ook uit de mailarchieven. Daar moet IT, en in het bijzonder een archiveringssysteem, wel op zijn ingericht.
2. Bigdata-insteek
Een e-mailarchiveringssysteem moet in principe twee basisfuncties vervullen: het opslaan van grote hoeveelheden gegevens, en het weer snel en eenvoudig beschikbaar stellen van die data via een zoekfunctionaliteit.
De traceerbaarheid van gegevens is meer dan ooit een doorslaggevende factor. Gebruikers hebben een zoekfunctie nodig die vanaf ieder apparaat en vanaf iedere locatie snel en nauwkeurig gegevens terugvindt. Een van de grootste ergernissen is traagheid of een zoekmachine die pas na een paar pogingen de juiste informatie teruggeeft. Nieuwe archiveringsoplossingen voor de verwerking van grote hoeveelheden data weten hiermee veel beter raad dan de oude tools. Van trage zoekacties is geen sprake, en dat maakt medewerkers veel productiever en de ROI van zo’n oplossing korter.
3. Aansluiting op andere applicaties
Door een mailarchief als bigdatapool te benaderen, ontstaan nieuwe mogelijkheden. Denk aan het aansluiten van applicaties zoals CRM- of ERP-systemen via open API’s. Dit is niet alleen nuttig voor het zoeken via de e-mailtool, maar draagt ook bij aan de volledigheid van de gegevens in de aangesloten applicaties. Een CRM front-end kan zo bij contactpersonen de corresponderende e-mails en bijlagen weergeven, zonder dat extra opslag in een apart mapsysteem nodig is.
Slechts negen procent van de respondenten was tevreden over hun e-mailarchiveringssysteem in de bovengenoemde Vanson Bourne- en Mimecast-enquête. De redenen hiervoor zijn duidelijk. De meeste archiveringsoplossingen zijn namelijk gebaseerd op verouderd gebruikersgedrag en hebben moeite om grote hoeveelheden gegevens efficiënt te verwerken. Alleen een cloud-native archiveringssysteem dat vanuit een bigdatagedachte is ontworpen, kan het tij keren.
Nick Deen, Senior Marketing Manager Noord-Europa bij Mimecast
