Is papierloos werken een utopie?

Een papierloos kantoor werd in 1975 voor het eerst voorspeld in het Amerikaanse tijdschrift Business Week. Inmiddels is het 40 jaar later, maar het aantal echt papierloze kantoren is nog op één hand te tellen. Ook al wordt er steeds minder papier gebruikt binnen organisaties, de realiteit is dat fysieke documenten nog steeds een cruciale rol spelen in bedrijfsprocessen. Is er een oplossing die deze fysieke en digitale werelden kan verenigen?

Door de opkomst van digitale en online systemen is er steeds minder noodzaak om papier te gebruiken binnen organisaties. Het praktische nut van een papieren document valt echter niet te ontkennen. Het is immers een fysiek en tastbaar object dat probleemloos tussen verschillende partijen uitgewisseld kan worden. En daar ligt meteen de crux: binnen organisaties werkt iedereen idealiter met dezelfde bedrijfssystemen, waardoor een papieren informatiedrager onnodig is. Spreek je echter over bedrijfsprocessen tussen verschillende partijen, dan zijn papieren pakbonnen, facturen en overeenkomsten aan de orde van de dag. Een geïntegreerde aanpak voor documentbeheer is dan de beste manier om dit soort processen te ondersteunen, met zo laag mogelijke operationele inspanning.

Dubbele administratie
In principe willen we allemaal wel in een papierloos kantoor werken. Er zijn immers allerlei voordelen. Zo wordt het milieu er minder door belast, het bespaart kosten en het zorgt voor veel minder foutgevoelige en arbeidsintensieve administratieve rompslomp. De voordelen van gedigitaliseerde bedrijfsprocessen zijn evident, maar de meeste gevestigde organisaties hebben altijd wel een aantal oude bedrijfsprocessen die toch op papier vertrouwen. Veel bedrijven houden er daarom naast een digitale administratie ook een fysiek archief op na.

Wil je echter serieuze stappen maken richting een papierloos kantoor, dan is het noodzakelijk om te investeren in een manier om alle documentstromen, fysiek én digitaal, onder te brengen in een gestructureerde digitale omgeving. Met zo’n geïntegreerde aanpak voor documentbeheer zorg je ervoor dat de bedrijfsprocessen over de hele linie efficiënter worden, waarmee tijd en kosten bespaard worden. Zorg bijvoorbeeld dat fysieke documenten bij binnenkomst in de organisatie direct worden gescand, herkend en automatisch worden opgenomen in de administratie. Bedenk eens wat een enorme impact een dergelijke automatiseringsslag zou hebben.

Factuurverwerking
Onderzoeksbureau Gartner kwam onlangs weer met de jaarlijkse voorspelling van de IT-trends voor 2015. Verwacht wordt dat 70 procent van de succesvolle bedrijven in 2017 steeds meer zullen leunen op ‘onstabiele’ bedrijfsprocessen. Daarmee wordt bedoeld dat processen flexibel moeten zijn, zodat ze dynamisch aangepast kunnen worden naar de klantbehoeftes. Dat is onmogelijk als er geen geïntegreerde aanpak is voor document- en informatiestromen, en al helemaal niet als er bijvoorbeeld nog sprake is van een papieren facturenafhandeling.

Om flexibel met je data en bedrijfsprocessen om te kunnen gaan is dataclassificatie van groot  belang. Ofwel: wat voor een soorten data gebruik je binnen de organisatie, waar is die data opgeslagen en wie heeft er toegang toe? Daarnaast wordt iets schijnbaar ouderwets als OCR (optical character recognition) veel gebruikt. Deze technologie maakt papieren documenten na een scan volledig digitaal beschikbaar. De  kwaliteit van OCR is de laatste jaren enorm verbeterd, en de software van toonaangevende bedrijven als ABBYY zijn daardoor een belangrijk onderdeel van oplossingen voor geïntegreerd documentbeheer. Door te investeren in dataclassificatie en OCR kun je als bedrijf grote stappen maken op weg naar een papierlozere en efficiëntere organisatie.

Dirk Olivier is Algemeen Directeur van Veenman en is daarnaast actief als zelfstandig interim executive manager met als specialiteit business improvement en route-to-market-vraagstukken.