Het is fascinerend om te zien hoe verschillend landen lijken te zijn en tegelijkertijd hoe vergelijkbaar de wensen van universiteiten wereldwijd zijn als het gaat om ERP-systemen. Studenten en onderzoeksinvesteerders kijken naar hun universiteiten en onderzoeksinstituten vanuit een globaal oogpunt. Zij stellen dus ook strengere eisen aan de administratieve systemen die ze gebruiken voor hun data, omdat ze moeten concurreren op wereldniveau. Innovatieve en flexibele systemen zijn hard nodig, omdat internationale instellingen steeds meer uitbreiden naar andere landen en meer de samenwerking zoeken in deze wereldwijde markt.
Overal ter wereld staat de financiering vanuit de overheid voor universiteiten en studenten onder druk. Onderwijsinstellingen zijn daarom op zoek naar nieuwe systemen om aantrekkelijk te blijven voor de lucratieve internationale studenten. Ook universiteiten maken gebruik van ERP-software om onderzoeks- en onderwijsadministraties te verwerken. Dergelijke nieuwe systemen moeten de mogelijkheden van Social, Mobile en Analytics omarmen, terwijl ze draaien in de cloud. De systemen moeten daarbij hun kernfunctionaliteiten blijven uitvoeren in een continu veranderende wereld. Dat is nogal een opgave.
Trends bijbenen
Traditionele administratieve systemen hebben steeds meer moeite om deze veranderingen bij te benen. De markt wordt immers meer consumentgedreven en daar zijn deze systemen niet op ingericht. Nieuwe systemen moeten tegenwoordig snel en in beheersbare brokken te implementeren zijn, zodat de voordelen snel kunnen worden benut. Dat is nodig omdat trends om de drie tot vijf jaar veranderen en er dus ook weer snel andere eisen kunnen gelden voor de software.
Systemen snel kunnen aanpassen aan veranderende situaties is dus noodzakelijk, vooral in tijden waarin er op de kleintjes wordt gelet. Geldschieters kijken dan veel meer naar de daadwerkelijke opbrengsten van elke euro die zij investeren. Instellingen moeten dus beter en harder hun best doen om boven een groter aantal instellingen uit te steken, zodat zij nog steeds een groot (of groter) budget tot hun beschikking krijgen.
Efficiënter werken
Het verwerken van onderzoeksadministratie wordt daarom steeds meer een integraal onderdeel van het administratieve ERP-pakket, dat volledig is geïntegreerd met de financiële- en HR-administratie. Het voordeel is dat al de informatie op één plek wordt bewaard. Daarmee zijn onderzoeksinstellingen in staat om efficiënter te werken en te concurreren met andere instellingen, want een ERP-systeem maakt inzichtelijk hoe het beschikbare budget het meest kosteneffectief te gebruiken is.
Het draait echter niet alleen om het ERP-systeem, de grootste krachten van onderwijsinstellingen zijn de werknemers. Goede professoren en onderzoekers trekken meer goede leraren, onderzoekers en studenten aan. Het imago van de universiteit is afhankelijk van haar personeel. Dat personeel wil zich alleen aan de instelling binden als zij zich volledig gewaardeerd voelt als belangrijk onderdeel van de organisatie.
Eenvoudig toegang tot alle data
Om dat te kunnen bereiken moet de kern van het administratieve systeem bestaan uit een sterk HR-systeem. Dit systeem moet gekoppeld zijn met de studenten-, onderzoeks-, en financiële functionaliteiten die de infrastructuur ondersteunen. Door deze verschillende administratieve processen in een ERP-systeem onder te brengen, hebben alle gebruikers eenvoudig toegang tot dezelfde klantinformatie, financiën en projectinformatie. Pas wanneer deze informatie goed wordt gecombineerd en gebruikt, valt de meeste waarde er uit te halen. De geïntegreerde oplossing verbetert de nauwkeurigheid en zichtbaarheid van belangrijke data, verbetert de efficiency, verlaagt kosten en maakt betere dienstverlening mogelijk voor de campus. Zo wordt de onderwijsinstelling de beste keuze voor de beste academici en beste onderzoekers ter wereld.
Al deze veranderingen in het onderwijs en de vergaande internationalisering vergroten de noodzaak van goede, moderne en flexibele ERP-software. Ook op universiteiten.
Bert van der Zwan, managing director Benelux UNIT4
