Home Ondernemen & Business Kan de inkoop van IT niet slimmer?

Kan de inkoop van IT niet slimmer?

92

IT-projecten en diensten lopen doorgaans spaak op tegenvallende resultaten, matige kwaliteit, te late oplevering, miscommunicatie of een combinatie hiervan. Op de achtergrond speelt ook vaak een frustratie over de (te) hoge kosten. Ondanks een scherp inkooptraject, vallen de totale kosten uiteindelijk toch tegen. Dit roept de vraag op of de inkoop van IT-diensten niet wat slimmer zou kunnen.

Op het eerste gezicht lijkt de inkopende klant al sinds het uitbreken van de financiële crisis in 2008, de wind in de rug te hebben. De vraag naar IT-diensten daalde in het begin van de crisis vrij duidelijk, met name omdat tal van projecten werden stilgelegd of uitgesteld. Er is sinds die tijd sprake van een kopersmarkt die zich onder meer heeft vertaald in een forse druk op de uurtarieven van IT-personeel. In de contracten die ik voor mijn klanten onderhandel, heb ik de tarieven duidelijk zien dalen, soms tot een schrikbarend laag niveau.

Resource units
Tegelijkertijd valt het mij op dat de prijsmechanismen er niet duidelijker op worden. In veel dienstverleningscontracten wordt gewerkt met zogenaamde resource units, een rekenmaatstaf die aansluit bij de specifieke diensten die geleverd worden. De variëteit aan resource units is groot: aantallen servers, helpdesk calls, gebruikers, incidenten, etc. Per unit wordt een baseline vastgesteld en een prijs voor die baseline. Om voorbereid te zijn op toekomstige veranderingen komt er een bandbreedte en een prijs die geldt indien de aantallen units buiten de bandbreedte komen.

Dit mechanisme is transparant en lijkt ook een garantie dat de factuur aansluit bij hetgeen de klant daadwerkelijk wil afnemen. In de praktijk valt dit toch tegen.

Het is voor niemand een verrassing dat de prijs voor de baseline rechtstreeks verband houdt met het aantal manuren dat nodig is om de daarbij behorende diensten te leveren en dus met de overeengekomen rate card.

Probleem met het prijsmodel
Vanuit een contractueel perspectief is het probleem dat de bijbehorende diensten erg beperkt zijn omschreven. In feite vallen daar alleen de activiteiten onder die werkelijk gestandaardiseerd zijn en evident onder de betreffende dienst vallen. Dat is vaak minder dan de klant verwacht. Activiteiten die niet helemaal standaard zijn of meer kennis vragen, worden buiten de dienstomschrijving gehouden. Voor dat soort ‘extra’s’ wordt dan teruggevallen op een afrekening op basis van uren maal tarief.

Het is verleidelijk om het succes van de inkoper eenvoudig af te meten aan de behaalde kortingen en de uiteindelijke rate card. Dat het tarief slechts voor de helft de totale kosten bepaalt, krijgt daarmee niet voldoende aandacht. In veel van de prijsmodellen wordt de leverancier beloond voor inefficiëntie. De sterke druk op de tarieven kan er zelfs toe leiden dat leveranciers gedwongen worden om hun rendement op peil te houden door meer uren en meer FTE’s in te zetten.

Commerciële afspraak de oplossing?
Zou het niet voor de hand liggen om in de inkoop ook rekening te houden met die tweede parameter, het aantal uren? Vaste prijzen is een optie maar dat lost het probleem niet werkelijk op. Een verstandigere aanpak is mogelijk te vinden in een commerciële afspraak tussen klant en leverancier die de leverancier beloont voor zijn bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen van de klant, in plaats van hem straft voor een efficiënte inzet van zijn mensen.

Patrick Wit is ICT-recht advocaat en partner bij het Amsterdamse advocatenkantoor Kennedy Van der Laan

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Vul alstublieft uw commentaar in!
Vul hier uw naam in