Als consultant heb ik de afgelopen jaren vaak contact gehad met organisaties die van plan waren om de stap naar de Cloud te nemen. Of die daadwerkelijk de eerste stappen al hadden genomen. In de meeste gevallen bestond dit uit een migratie van Exchange on-premise naar Exchange Online. Of uit een implementatie van SharePoint Online. Of uit een datacenter gerelateerd project zoals het migreren van een on-premise workload naar het Azure platform.
De early adopters hebben in veel gevallen het klappen van de zweep gevoeld. Zij hebben gemerkt dat het implementeren van een, veelal hybride, Cloud omgeving niet altijd even gemakkelijk is. Het brengt ook meer complexiteit met zich mee. Denk dan bijvoorbeeld aan de afhankelijkheid van internetverbindingen, de complexiteit van het implementeren. En aan het beheren van een hybride omgeving en relatie tussen de verschillende Office ProPlus plugins en Office 365.
Inmiddels nemen de meeste organisaties vol vertrouwen de stap naar Office 365. Samen met mijn Cloud collega’s constateer ik een aantal terugkerende uitdagingen van onze klanten. Wij hebben deze verdeeld in vijf hoofdpunten.
1 Knowledge:
Microsoft biedt een vloedgolf aan informatie over Office 365, meestal gericht op implementatie en nieuwe features. Desondanks merken wij dat er nog steeds veel vragen zijn over de hybride identiteit en Exchange implementatie. Ook vragen rondom support en de performance van Office 365 komen in veel gesprekken aan bod. Tevens is Office 365 een service die elk kwartaal wordt uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. Op dit moment zijn er al 155 features toegevoegd, 81 features worden op dit moment uitgerold en 170 features zijn in ontwikkeling. Natuurlijk neemt de beheerlast met Office 365 af maar zelfs met de beste wil is het lastig om de impact te bepalen van alle nieuwe functionaliteiten op de business.
2 24/7 availability:
Met het normaliseren van het nieuwe werken worden de werktijden van veel organisaties verruimd. Ook zijn er veel organisaties die vestigingen hebben over de hele wereld. Hoe houdt u inzicht in de performance en beschikbaarheid van Office 365, welke vestiging heeft last van eventuele storingen en wie gaat u bellen tegen welke prijs?
3 User Adoption:
Gebruikers weten over het algemeen prima hoe ze gebruik kunnen maken van Exchange Online. Ten slotte blijft hun e-mail beschikbaar in de vertrouwde Outlook applicatie. Kijken wij verder naar het gebruik van Skype for Business, SharePoint, OneDrive for Business of Microsoft Teams, dan ervaren wij dat er nog veel te winnen valt bij het trainen van gebruikers zodat zij optimaal gebruik maken van de gedane investering in Office 365. Dit blijft een trein die continue doorrijdt, het is verstandig om regelmatig stil te staan bij alle nieuwe features die continue uitkomen en om te monitoren hoe de adoptie is van alle beschikbare oplossingen. Wij hebben de ervaring dat ondanks alle TechNet documentatie veel features niet worden gebruikt in de aangeschafte Office 365 Suites.
4 Security:
Met ongeveer 500 verschillende instellingen verdeeld over 11 portalen is Office 365 een prachtig maar veelomvattend platform. Hoe zorgt u dat ook de Office 365 inrichting voldoet aan de organisatie richtlijnen zoals ISO of NEN normeringen? De impact van een wijziging in één van de 500 beschikbare instellingen kan grote beveiligingsgevolgen hebben als u door kennisgebrek niet de exacte impact kunt bepalen, zoals het toestaan van extern delen van documenten zonder beperkingen voor bijvoorbeeld de afdeling HR of finance.
5 Cost Optimization:
Na de overslap naar Office 365 is een tekort aan licenties niet langer mogelijk. Alleen is inzage in het daadwerkelijk gebruik niet eenvoudig. In de praktijk blijkt dat veel licenties überhaupt niet worden gebruikt of is slechts een deel van de aangekochte Office 365 suite in gebruik. Wij kunnen u assisteren bij het inzichtelijk maken van de gebruikte licenties zodat u met een druk op de knop weet waar u kunt besparen.
Zoals u ziet, zijn er nogal wat uitdagingen waarbij ik benieuwd ben of u zich herkent in een of meerdere punten. U kunt mij altijd bereiken om van gedachten te wisselen over uw uitdagingen!
Jeroen Engelander, Cloud Consultant bij Comparex
