Al decennia lang praten bedrijven en overheden over papierloze kantoren en papierloze maatschappijen, maar de realiteit is heel anders gebleken. Veel van de manieren waarop wij papier gebruiken vormen nog steeds de beste oplossing voor efficiëntie en beveiliging. Zelfs het milieu kan meeprofiteren. Een enkel herbruikbaar gedrukt item, geld bijvoorbeeld, kan minder energie verbruiken gedurende zijn levensduur dat de overeenkomstige elektronische transacties. Dat is nog steeds van toepassing, ondanks technologische vorderingen en veranderende behoeften met betrekking tot gedrukte informatie.
De bekende informatiewetenschapper Frederick Wilfrid Lancaster bedacht de term “papierloze maatschappij” in 1978. Hij beschreef een toekomstige maatschappij waarin geschreven en gedrukte documenten, poststukken, brieven enz. zouden worden vervangen door puur elektronische communicatie en opslag. Lancaster voorzag zelfs een tijd waarin papieren geld verouderd zou zijn en bibliotheken niet langer met papieren boeken zouden werken, maar zouden worden opgenomen in een digitale omgeving waarin boeken in elektronische vorm konden worden geleend en ingeleverd. Interessant genoeg, lijkt het erop dat Lancaster op het juiste spoor zat met elektronische bibliotheken. Vandaag de dag voorziet de Kindle Owners’ Lending Library van Amazon in de eerste fasen van zijn concept van elektronische bibliotheken. De verkoop van gedrukte boeken groeit en bloeit echter. Nielsen BookScan meldde dat het aantal papieren boeken dat in de VS werd verkocht met 2,4% was gestegen in 2014, met inbegrip van de verkopen op Amazon en in fysieke boekwinkels.
Wat Lancaster niet zag was een verschuiving in de verantwoordelijkheid voor het afdrukken van papieren documenten. Overheden en bedrijven delegeren het afdrukken van formulieren en documenten aan individuele burgers en klanten. Dit verlaagt de kosten, vereenvoudigt de logistiek en maakt de ontwikkeling van een volledig elektronisch proces overbodig.
De realiteiten van de hedendaagse afdrukbehoeften werden sterk benadrukt door onderzoek dat onlangs in opdracht van Epson werd uitgevoerd. Onze studie onderzocht hoe consumenten de dingen die we afdrukken gebruiken en nodig hebben. We spraken met 8.000 Europese consumenten in Duitsland, Italië, Spanje en het Verenigd Koninkrijk om lokale en regionale trends en voorkeuren met betrekking tot papier en afdrukken te identificeren.
We stelden onder andere vast dat er in heel Europa een trend gaande was richting het thuis door eindgebruikers laten afdrukken van formulieren, documenten, vouchers en tickets. Documenten die voorheen zouden zijn afgedrukt door een bedrijf en vervolgens aan de eindgebruiker zouden zijn toegezonden of gegeven, worden nu in elektronische vorm afgeleverd zodat zij thuis kunnen worden afgedrukt. Zo stelden wij bijvoorbeeld vast dat 42% van de ondervraagden regelmatig elektronische vouchers en kortingscodes voor gebruik in winkels en restaurants afdrukt. Tevens drukt 55% hun eigen exemplaren van financieel en officieel papierwerk af dat in elektronische vorm wordt ontvangen. Documenten zoals belastingformulieren, paspoortaanvragen en verzekeringsbewijzen die vroeger per post werden verstuurd, moeten nu door de ontvanger in papieren vorm worden gecreëerd.
Dit helpt de afzender (bijvoorbeeld een concertpromotor of luchtvaartmaatschappij) om geld te besparen op de afdrukkosten, maar ook op enveloppen, frankering en arbeidskosten. De effectievere aanpak is het punt van afdrukken van dergelijke items te verplaatsen naar de uiteindelijke ontvanger, waardoor de kosten worden verlaagd en de informatie sneller in het bezit van de mensen komt. De moderne efficiënte en kosteneffectieve inkttechnologieën voor printers thuis en in kleine bedrijven hebben tot gevolg dat de trend om mensen te vragen om hun eigen instapkaarten voor vluchten en kortingsbonnen voor supermarkten af te drukken niet tot onnodige kosten voor consumenten leidt.
Sommige locaties, retailer en luchtvaartmaatschappijen, bijvoorbeeld, accepteren een elektronisch ticket op het scherm. Maar het merendeel blijft vertrouwen op papieren documenten ten behoeve van nauwkeurigheid en beveiliging. Het is zelfs zo dat 15% van onze enquêterespondenten zei dat problemen met bedrijven die geen digitale formulieren en tickets accepteren de belangrijkste reden voor hen vormden om thuis af te drukken.
Bij het verplaatsen van de focus voor afdrukken naar de thuisomgeving gaat het echter om meer dan alleen bedrijven die geld willen besparen of zelfs de kosten voor consumenten willen verlagen. Er zijn tevens belangrijke milieuoverwegingen die een rol spelen. Als er minder documenten per post worden verzonden, zijn er minder papieren ‘wegwerpartikelen’ zoals enveloppen en verpakkingen nodig. Het betekent tevens minder brandstof voor het vervoeren van post over de wereld en het bezorgen ervan aan het einde van het traject.
Posterijen zijn hun bedrijfsvoering al aan het aanpassen aan het feit dat wij minder brieven maar meer pakketjes versturen. Deze laatste kunnen vaak efficiënter worden vervoerd en afgeleverd dan brieven, waardoor het algehele milieuvoordeel behouden blijft.
Bedenk het volgende als u een concert van uw favoriete band bijwoont: als u zelf de tickets afdrukt, kan dit leiden tot een verbeterde ervaring. Mogelijk bespaart u geld op de aankoopprijs van de tickets. Tickets arriveren sneller, vaak onmiddellijk. Afdrukken thuis betekent dat u tickets per e-mail naar andere deelnemers kunt sturen zodat zij deze zelf kunnen afdrukken. Het niet per post verzenden van tickets betekent dat minder brandstof wordt verbruikt en dat er geen afval in de vorm van enveloppen wordt geproduceerd. U hebt gemoedsrust en een fysiek toegangsbewijs in uw hand, dus hoeft u niet bang te zijn dat de accu van uw smartphone leeg is voordat u bij de ingang bent.
Ward Estoppey, Channel Marketing Manager bij Epson Nederland
