Af en toe komen we ze nog tegen, bedrijfsleiders die niets voelen voor interne communicatie. “Waarom moet ik communiceren met mijn personeel? Dat ze gewoon hun job doen!” Je hebt van die bedrijven, echt waar. Maar misschien moet de baas zijn mensen toch wel uitleggen waarom ze hun job moeten doen. En wat die job betekent voor het bedrijf en zijn klanten. Voor zij die nog moeten overtuigd worden: vijf goede redenen om aan interne communicatie te doen.
Maak mensen trots op hun job
Iedereen krijgt graag een schouderklopje. En dat schouderklopje neemt nog in waarde toe wanneer het publiekelijk gegeven wordt. Dan telt de erkenning dubbel. Maak er dus geen punt van successen luid uit te bazuinen voor het hele bedrijf. Dat is niet alleen goed voor de persoon die in de bloemetjes gezet wordt, maar ook voor alle collega’s. Want iedereen spant zich graag in voor een succesvol bedrijf waar andere succesvolle mensen werken. Het is een makkie om met interne communicatie mensen te belonen. Hang posters op die goede projecten in het licht zetten of bekroon de ‘werknemer van de maand’. Met dit soort eenvoudige trucjes kan je veel bereiken.
Hou je goede mensen
We weten allemaal hoe moeilijk en duur het is om goede mensen aan te trekken, zeker in de IT-sector. Probeer maar eens een ‘information architect’ te vinden, of een goede program manager die zowel met de techniciteit van een project overweg kan als een goede band kan opbouwen met de business klanten. Nee, dan is het toch maar beter om er voor te zorgen dat de goede mensen die je hebt, ook bij je blijven. Goede communicatie creëert verbondenheid met het bedrijf en met de collega’s, en heeft een veel beter retentie-effect dan een fiks salaris. Al is er natuurlijk niets mis met de combinatie tussen goede communicatie en dito remuneratie.
Trek makkelijker nieuwe mensen aan
Door goed te communiceren zal je ‘Net Promotor Score’ bij het personeel er op vooruit gaan, en zullen werknemers sneller geneigd zijn vrienden of kennissen aan te raden ook bij het bedrijf te komen werken. Je kan hen ook makkelijker inzetten als ambassadeurs voor je bedrijf door ze vacatures op sociale media te laten delen. In de Verengde Staten bepalen sites als Glassdoor.com welke bedrijven hot zijn en welke niet. Werknemers en ex-werknemers posten er commentaren over de sfeer bij bedrijven. Bedrijven die daar slecht scoren, kunnen het wel schudden wanneer ze nieuw bloed willen aantrekken. Een gerichte interne communicatie zal zorgen voor een hogere NPS en verlaagt je rekruteringskost.
Coachen en bijsturen
Sta me toe even management goeroe Peter Drucker te parafraseren: er is een verschil tussen ‘doing things right’ en ‘doing the right things’. Maar misschien moeten we het nog een stap verder brengen en de juiste dingen ook juist doen. En hoe zorg je er voor dat de werknemers de juiste dingen juist doen? Juist: door hen te coachen en bij te sturen bij wat ze doen. Door goed te communiceren weten werknemers beter wat hun taak is in het groter geheel en gaan ze beter snappen waarom ze zich inspannen. En als gevolg daarvan gaan ze meteen ook harder werken.
Maak verandering verteerbaar
Niemand verandert graag. Je moet al met goede argumenten komen aandragen om mensen te overtuigen dat het goed is dat ze een procedure die ze al jaren gewend zijn, moeten aanpassen. Of dat ze voortaan hun IT-problemen zelf moeten oplossen op een self-service portal in plaats van naar de IT’er in de kelder te stappen. Die goede argumenten maken een vast onderdeel uit van veranderingscommunicatie. Interne communicatie zorgt er voor dat mensen weten wat er gaat gebeuren, welke impact dat op hun job zal hebben en wat de positieve kanten aan de verandering zijn. Bij veranderingen moet de communicatie vroeg ingezet worden, consequent doorgetrokken worden en ook lange tijd doorwerken. Communicatie neemt veel weerstand weg, en zal de aanvaarding van verandering bevorderen.
Bovendien is communicatie naar het personeel toe in vele landen bij de wet verplicht. En in landen waar dat niet zo is, mag dat van mij best in de grondwet ingeschreven worden.
José Delameilleure, directeur van het IT Marketing & Communications departement van Across Technology
