Bijna iedere MKB-organisatie is doordrongen van de noodzaak om te besparen op de IT-kosten. Je wilt je geld immers liever besteden aan je kernactiviteiten dan aan de noodzakelijke randvoorwaarden. Software wordt daarom als dienst afgenomen en zelfs hele IT-infrastructuren verhuizen naar de cloud. Toch zie ik dat veel organisaties nog een belangrijke besparingspost over het hoofd gezien: de printer. Hoe kan de manier waarop je print bijdragen aan het creëren van ruimte om te ondernemen?
Vrijwel iedere organisatie gebruikt printers. Maar niemand wil tijd kwijt zijn aan het uitzoeken van een nieuwe printer, het vervangen van toners en cartridges of het wachten op reparaties en vervangende onderdelen. Dit, terwijl de afdrukken eigenlijk gisteren al nodig waren. Daarbij is het vaak ingewikkeld om overzicht te houden op de hoeveelheid afdrukken, het inktverbruik en alle extra kosten die aan zakelijk printen verbonden zijn. Eigenlijk zou de printervloot gewoon moeten werken, zonder dat je er als ondernemer omkijken naar hebt. Je hebt immers wel wat anders aan je hoofd dan het onderhoud van kapotte printers en het bestellen van voorraden…
Meer tijd én geld om te ondernemen voor MKB
Nieuwe technologieën die de afgelopen decennia zijn ontwikkeld, zoals Epson’s nieuwe reeks EcoTank-printers met navulbare inkttanks, zorgen ervoor dat we aanzienlijk kunnen besparen op de printkosten. Maar ook de manier waarop we onze printervloot afnemen, kan veel verschil maken op het gebied van kosten en onderhoud. Ik hoor vaak dat printabonnementen alleen geschikt zijn voor grote organisaties en dat het alleen lucratief is om een dergelijk abonnement af te sluiten als je grote hoeveelheden print. Maar dat is achterhaald. Tegenwoordig liggen de voordelen ook binnen het bereik van middelgrote en kleine bedrijven: printservice Print365 van Epson biedt bijvoorbeeld al abonnementen die je kunt afsluiten vanaf 25 pagina’s per dag.
Maar hoe kan zo’n printabonnement MKB-organisaties helpen bij het creëren van ruimte om te ondernemen? Allereerst natuurlijk doordat je voor een vast en voordelig bedrag per maand in de printbehoeften van je organisatie kunt voorzien, zonder dat je er verder omkijken naar hebt. Verbruiksmaterialen worden volledig automatisch besteld, zodat je je nooit meer zorgen hoeft te maken over je inktvoorraad. Dankzij goede prijsafspraken met leveranciers kan een printoplossing je bovendien vaak de scherpste prijs voor de originele verbruiksmaterialen garanderen.
Reken af met verborgen kosten
Daarnaast kun je korte metten maken met de verborgen kosten die automatisch komen kijken bij het beheren van je eigen printervloot. In de praktijk zie ik veel voorbeelden van bedrijven die zelf hun printers aanschaffen. Maar ze hebben geen zicht op alle bijkomende kosten die bij printen komen kijken. Printers die goedkoop zijn in de aanschaf, hebben vaak dure verbruiksmiddelen, waardoor de werkelijke printkosten veel hoger zijn dan van tevoren werd ingeschat. Op deze verborgen kosten zit je als ondernemer natuurlijk niet te wachten bij het opmaken van de jaarrekening.
Printen ‘as a service’, of een printabonnement voor bedrijven, maakt korte metten met deze verborgen kosten. Bij een printabonnement weet je van tevoren precies wat je gaat betalen en kun je beter voorspellen hoeveel budget er overblijft voor je kernactiviteiten en voor zaken als innovatie.
Waarom kopen als je het veel goedkoper als dienst kunt afnemen?
In de mobiele markt werkt men al langer met vaste bedragen per maand voor een vast aantal MB’s, belminuten of sms’jes, maar bij de meeste printdiensten werd er nog altijd afgerekend op gebruik. Dit kon voor maandelijks sterk wisselende facturen en dus onvoorspelbare kosten zorgen. Dat is iets waar met name kleine en middelgrote bedrijven niet op zitten te wachten. Tot voor kort waren printabonnementen dan ook niet interessant voor de kleinere organisaties. Maar dat is veranderd: je kunt nu een printabonnement met vaste maandelijkse kosten afsluiten, waarbij je geen omkijken hebt naar het printerpark, naar de verbruiksmaterialen en naar het onderhoud en waarbij je al een abonnement af kunt sluiten wanneer je slechts 25 prints per week maakt. Tel uit je winst!
Doen waar je goed in bent
Het is onontkoombaar dat organisaties steeds meer zaken ‘als dienst’ gaan afnemen. De concurrentie doet het immers ook en als je achterblijft dan is jouw organisatie automatisch logger en minder kostenefficiënt dan de competitie. We moeten ons in toenemende mate exclusief gaan richten op datgene waarmee we ons onderscheiden in de markt en de middelen en de randvoorwaarden overlaten aan externe partijen die dit tot hun specialisme hebben gemaakt. Wie dit niet doet wordt links en rechts ingehaald door snelle startups, vrees ik. Deze manier van werken zit immers al in hun DNA ingebakken. Dat is waar printservices als Print365 van Epson uitkomst kunnen bieden.
Printabonnementen zijn goedkoper en kunnen enorm veel tijd besparen die we vervolgens kunnen besteden aan onze kernactiviteiten. De printervloot is een van de laatste bastions die nog standhouden binnen onze bedrijven, maar met de opkomst van printabonnementen die ook geschikt zijn voor het MKB, kunnen we eindelijk dit laatste gedeelte van onze IT-infrastructuur met een gerust hart overdragen aan betrouwbare specialisten.
Ward Estoppey, Channel Marketing Manager bij Epson Nederland
