Projecten moeten vaak snel worden uitgevoerd. Voor de hand liggende klassieke middelen die een projectleider dan inzet zijn onevenredig veel druk uitoefenen op zijn projectmedewerkers of een niet realistische tijdplanning aanhouden. Snel werken ontaardt dan in afraffelen. Dit gaat vrijwel altijd ten koste van kwaliteit of compleetheid van het product. Ook put een dergelijke manier van leidinggeven mensen uit en maakt ze oververmoeid. Vreemd genoeg is er zowel in de wetenschappelijke literatuur als in vakliteratuur weinig bekend hoe projecten sneller zijn uit te voeren zonder roofbouw te plegen op mensen of een gebrekkig product op te leveren.
Een casus biedt aanknopingspunten. De casus betreft het opleveren van een interactief TV-platform.[1] De gehele cyclus van plan, bouw en het operationeel maken van het platform had een doorlooptijd van slechts 10 weken én met een door de klant goedgekeurd en geaccepteerd resultaat. Enerzijds was er sprake van technische zekerheid, maar ook de overeenstemming tussen betrokken deelnemers van de klant en leverancier was groot. Daarnaast zorgde urgentie in de markt voor een extra versnelling.
Technische zekerheid
De route van het project was bekend voor zowel klant als leverancier. Beiden hadden al vaker een interactief TV-platform ontwikkeld en gebouwd. Dit was weliswaar met andere partijen gebeurd, maar zowel klant als leverancier wisten waar ze aan begonnen. Kennis en ervaring met betrekking tot projectsturing en materiedeskundigheid in de interactieve TV-branche waren dan ook (zeer) groot. Veel technische standaardcomponenten werden (her)gebruikt. Dit beperkte ontwikkel- en integratiewerkzaamheden. Klantwensen die om maatwerk vroegen werden uitgesteld tot na de eerste oplevering. Voor routinematig werk werd veel gebruik gemaakt van geautomatiseerde scripts.
Overeenstemming
Er was sprake van een veilige en betrouwbare werkomgeving. Professionals konden gericht en zonder politiek gedoe hun werk doen. Klant en leverancier acteerden vanuit één gezamenlijk belang. Het mandaat (zowel financieel als capaciteit) aan zowel klant als leverancierszijde was dus groot. De verantwoordelijkheid was verdeeld over deelprojecten en teams die goed wisten welke deelbijdrage gewenst en nodig was om tot een gezamenlijk resultaat te komen. Management en medewerkers waren zeer betrokken en gemotiveerd.
Urgentie
Marktomstandigheden verhoogden de urgentie om nog sneller te leveren en dwongen voor een extra versnelling van het project. Deze versnelling was echter alleen mogelijk omdat technische zekerheid en overeenstemming groot waren tussen klant en leverancier. Zonder technische zekerheid en overeenstemming werkt urgentie averechts. Dit gaat vrijwel altijd ten koste van (de gezondheid van) medewerkers of de kwaliteit van het product.
Holacratie
De gekozen werkstructuur en projectsturing hadden veel overeenkomsten met holacratie. Bij holacratie wordt uitgegaan van gespreide zeggenschap. Er is geen hiërarchie, wat bij de meeste projectmanagementmethoden wel het geval is. Elke (sleutel)functionaris vervult zijn eigen unieke rollen binnen de kaders van het project. Holacratie bevordert onder andere transparantie, efficiency en verantwoordelijkheid. Individuen worden aangemoedigd om initiatief te nemen en open en direct te communiceren. Een op holacratie gebaseerde projectstructuur heeft weinig (administratieve) overhead.
Onvoldoende afstemming en aansluiting tussen de verschillende deelprojecten is een risico bij een op holacratie gebaseerde werkstructuur. Overzicht op hoofdlijnen en het bewaken van samenhang is dan ook één van de kerntaken van de projectmanager. Een ander risico bij een hoge bouw en leversnelheid is de kwaliteit van het product. Een onafhankelijke en gespecialiseerde testafdeling in combinatie met een tussentijdse productdemo zorgen voor het beperken van dit risico.
Met een op holacratie gebaseerde werkstructuur kunnen doorlooptijden van projecten met een factor 4 tot 10 worden verkort laten voorbeelden uit de praktijk zien.
Leon Dohmen is principal managementconsultant CGI
[1] https://www.hmr.nl/archief/exponentiele-projecten
