Stel dat een directeur van mening is dat zijn medewerkers gebruik moeten maken van social media, zoals LinkedIn, Facebook of Twitter. Als dit dwingend zou worden opgelegd, dan is de kans dat de mensen er enthousiast mee aan de slag gaat niet heel groot. Het feit dat de drie platformen wereldwijd zo succesvol zijn, toont echter wel aan dat ze voorzien in een behoefte. Alleen: mensen werken er uit vrije wil mee en op de manier die bij hen past.
Bij zakelijke sociale netwerken, zoals Yammer, is het net zo. Bedrijven gaan er vaak wel anders mee om. Ze zetten een taskforce in, organiseren Town Hall meetings of stellen dat medewerkers twee berichten per dag moeten plaatsen. Als onderdeel van het adoptietraject is er natuurlijk een award voor de medewerker die de meeste berichten online zet. De directeur begint enthousiast alles op het netwerk te zetten, maar drie maanden later heeft hij het druk met iets anders en sterft het initiatief in schoonheid.
Ga terug naar de basis. Social media neemt drempels weg. Je deelt informatie of foto’s met vrienden of volgers. Als dat buitenlandse kennissen zijn dan gebruik je de vertaalfunctie; op die manier vervagen grenzen tussen mensen. Bij enterprise social gaat het erom, dat je met elkaar nadenkt hoe je leukere of efficiëntere manieren vindt om met elkaar te communiceren en met elkaar samen te werken.
Veel organisaties gaan er te krampachtig mee om en stoppen een hoop energie in het aansporen van mensen om het te gebruiken. Wat doe je dan als maar 30 procent er op zit? Is het niet effectiever de groep enthousiastelingen extra aandacht te geven en die groep succesvoller te maken? Dan zullen waarschijnlijk steeds meer medewerkers gaan deelnemen. Succes verkoopt succes.
Integratie met business-applicaties
Het fascinerende is, dat social media voor enterprises steeds verder geïntegreerd raken in andere applicaties en diensten. Facebook heeft Messenger, daarmee kun je bellen. SalesForce.com heeft Chatter waarmee ze social integreren in het CRM-proces. Yammer is geïntegreerd in Office 365 en als zodanig met SharePoint. In SharePoint en Office 365 kun je bestanden met elkaar delen en met meerdere mensen in een document werken. Je communiceer vervolgens via Yammer in plaats van steeds bestanden rond te mailen. Je bent dan onderdeel van de discussie over een tekst of het document en die berichten zijn later doorzoekbaar. Het is een ideale vorm van versiebeheer: je hebt altijd de meest actuele versie én kunt in de string aan berichten teruglezen hoe en waarom het document gewijzigd werd.
Een social enterprise heeft meer elementen dan alleen social media. Het koffieapparaat en het tafelvoetbal in de kantine zijn ook social, net als het rookhok en de printer. Het verschil is, dat berichten op social media bewaard blijven en teruggevonden kunnen worden. Dus gaat de compliancy-afdeling zich ermee bemoeien: wat ze kunnen vastleggen en monitoren zúllen ze ook vastleggen en monitoren. Voor mij hoeft dat niet.
Bepaal wat sociaal is
Er is wel iets anders. Als je gebruik gaat maken van social media, dan moet je als bedrijf bepalen wat sociaal is. Hoe vinden we dat we (samen) moeten werken? Groeten we elkaar op de gang, nemen we kerstgeschenken aan van leveranciers, waar roken we, eten we in de kantine of boven het toetsenbord, etc.
Als je dat helder hebt, dan krijgt je sociale netwerk een vertrouwde stem. Je kunt je dan ook afvragen of je het niet moet openstellen voor externen. Je leveranciers, bijvoorbeeld. Die maken immers deel uit van de sociale omgeving van een bedrijf.
Je staat als onderneming in de maatschappij, laat je socials dan ook verder reiken binnen en buiten de muur van de onderneming.
Emile Stam, directeur Salves Business Productivity
