Het is voor veel organisaties lastig om goed bij te houden of voor alle gebruikte software voldoende licenties zijn aangeschaft. De laatste jaren lijken software producenten het opsporen van licentietekorten te zien als zelfstandige bron van inkomsten. Een ontwikkeling met een wrange bijsmaak.
Software wordt beschermd door het intellectuele eigendomsrecht, met name het auteursrecht. Om de software van een ander te kunnen installeren en gebruiken is toestemming nodig van de rechthebbende, doorgaans de producent. Die toestemming wordt veelal in de vorm van een licentie verstrekt. Die licenties kosten geld en de producent heeft contractueel het recht om te controleren of er wel voor al het gebruik betaald is. Tot zover niets nieuws.
Het recht om een software audit uit te voeren staat al sinds jaar en dag in licentieovereenkomsten. Producenten hebben door de jaren heen ook wel audits uitgevoerd, maar zijn daarbij lang terughoudend te werk gegaan. Het instellen van een audit werd gezien als teken van wantrouwen richting de klant en de accountmanagers waren nog in een positie om de audit tegen te houden. De audit werd vaak pas ingezet als er aanwijzingen waren dat er licentietekorten waren, of als het inzetten van een audit een stroef lopend verkooptraject kon vlottrekken. De audit werd zelfs gepresenteerd als een middel om de klant te helpen zijn licentie administratie op orde te krijgen.
Van die oorspronkelijke terughoudendheid lijkt echter weinig meer over. De compliance afdelingen bij de softwareproducenten zijn gegroeid en hebben inmiddels een eigen omzetdoelstelling. En er melden zich nu partijen aan de poort die rechthebbende blijken te zijn op oude software, bijvoorbeeld emulatiepakketten, die nog volop blijken te worden gebruikt in legacy omgevingen.
De audit nieuwe stijl is geen onderdeel meer van het versterken van de relatie met de klant maar een opmaat tot een veelal gepeperde rekening. Als er tekorten worden geconstateerd, wordt de klant gesommeerd ontbrekende licenties aan te schaffen, meestal zonder recht op kortingen, en ook te betalen voor software maintenance over de jaren dat de tekorten hebben bestaan. Sommige producenten voegen daar nog een rekening voor renteverliezen aan toe.
Juridisch bezien is er niets mis met deze nieuwe aanpak van de softwareproducenten. Zij staan in hun recht en bestrijden het ongeautoriseerde gebruik van hun software. Toch blijft de klant vaak zitten met een wrange nasmaak. Tekorten zijn vaak het gevolg van onduidelijke licentievoorwaarden, bijvoorbeeld over de eisen die gelden voor serversharing, concurrent use, pooling of thuisgebruik. In de audit neemt de producent nu een strikt standpunt in met alle financiële gevolgen van dien.
Gelukkig wordt de soep niet altijd zo heet gegeten. Over die onduidelijke licentievoorwaarden kan gediscussieerd worden, het auditrecht is soms minder ruim dan de producent stelt, een verplichting om maintenance af te nemen staat niet altijd duidelijk in de voorwaarden en ook voor een rentevergoeding is niet altijd een grondslag.
De producent mag dan in zijn recht staan, de uitvoering van een software audit betekent niet dat er een blanco cheque wordt afgegeven om de omzet van de producent naar believen op te krikken.
Patrick Wit is ICT-recht advocaat en partner bij het Amsterdamse advocatenkantoor Kennedy Van der Laan
