Afgaande op de ervaringen van klanten met hun softwareleveranciers, lijkt er een nieuwe wind te waaien in softwareland. Voorheen benaderden leveranciers hun klanten vooral met positief nieuws en zorgden ze voor nieuwe productintroducties en -verbeteringen. De trend die vandaag de dag opgeld doet, is dat er een formele brief op de mat valt met de aankondiging van een audit. En dat terwijl verkopers op hetzelfde moment bedrijven ondersteunen en meedenken over hoe interne klanten het beste geholpen kunnen worden. Zonder verdere introductie of aankondiging vanuit de salesorganisatie komt een formele brief binnen die wijst op complianceregels waar de organisatie aan moet voldoen en die aangeeft dat de leverancier dit komt controleren: je hebt een auditaankondiging te pakken.
Het lijkt erop dat softwareleveranciers een nieuw tweesporenbeleid hebben geïntroduceerd. Naast het klassieke verkoopmodel is een tweede kanaal ontstaan met compliance- en engagement-managers. Bedrijven die gebruikmaken van software van de grote, bekende A-merken zijn gewend dat een aantal leveranciers altijd al een consequent beleid voeren en met regelmaat en in overleg met hun klanten audits plannen en uitvoeren. Deze audits zijn daardoor planbaar geworden en de aanpak en beslag op tijd van uw organisatie is op voorhand bekend.
Wat opvalt, is dat meer en meer softwareleveranciers de beweging maken naar audits en hun organisatie daarop inrichten. We zien een groei van compliance-afdelingen en een planmatige benadering van deze audits. Dit resulteert in meer en meer audits per jaar voor softwareafnemers.
De impact van softwareaudits neemt dus toe. Daarom is het raadzaam om de audits ook als afnemer gestructureerd te plannen. Dat kan met Software Asset Management (SAM), dat zich bij steeds meer bedrijven ontwikkelt tot een serieus vakgebied. Organisaties maken plannen, schaffen SAM-tools aan en implementeren deze en stellen procedures op om meer inzicht en grip te krijgen op hun software-assets.
SAM is zo – mede gedreven door deze groei in audits – een steeds belangrijker proces aan het worden. Niet alleen binnen het bredere gebied van IT Asset Management, maar ook binnen de processen en procedures van de inkoop-, financiële en juridische afdelingen binnen een organisatie.
Op dit moment hebben organisaties bij audits vooral last van ongepland beslag op tijd van IT, inkoop, juridische zaken en contractmanagement. Daarnaast kan de financiële impact van een audit behoorlijk zijn door onverwachte uitgaven aan softwarelicenties of boetes.
Reden te meer om SAM goed in te richten. De noodzaak daarvan is inmiddels wel duidelijk. De volgende stap zou eigenlijk moeten zijn: het vooruit kijken naar de audits die toch wel gaan komen. Bepaal welke leveranciers het meest actief zijn met audits maar vooral ook die leveranciers waar je het eigenlijk niet van verwacht.
- Maak een overzicht vanuit de SAM-processen van de potentiële risico’s;
- Maak een overzicht van het regulier onderhoud en gebruik;
- Maak een overzicht van de toekomstige wensen en groei.
Plan vervolgens met de stakeholders van IT, inkoop, juridische zaken en contractmanagement een aanpak per leverancier en draai het audit-proces zo om in je voordeel.
Jaap Beekhuis, Global Account Manager bij Insight
