Miljoenen Nederlanders werken nog elke dag met Excel. Dienstverleners die op uurbasis werken weten vaak niet beter. Niet gek, want je kan eenvoudig starten, de investering is laag en het is lekker flexibel. Maar alle Excel-voordelen blijken op termijn valkuilen bij projecten waar veel mensen bij betrokken zijn, die voortdurend worden uitgebreid en van strategische aard zijn.
Flexibiliteit alom
Bij aanvang van een project is de werkwijze vaak nog niet vast omlijnd. Dan lijkt het fijn dat Excel zo flexibel is. Het toevoegen van een kolom, veranderen van trefwoorden of aanpassen van de opbouw is immers kinderlijk eenvoudig. Dit zorgt echter ook voor verwarring. Je bent vooral bezig met de vraag of alles nog wel klopt.
Eigen overzicht
Dit komt nog duidelijker naar voren wanneer iedereen toegeeft aan zijn eigen voorkeuren voor de weergave van informatie. Het lijkt zo makkelijk als verschillende gebruikers een eigen versie kunnen opslaan, waarin zij alleen de voor hen relevante informatie zien. Maar dit werkt slechts tot het moment dat er verschillen ontstaan. In het ene overzicht is een project afgerond en in het andere ontbreken nieuwe projecten. Informatie is niet meer overdraagbaar. Alle goede afspraken over alleen wijzigen in het hoofdbestand ten spijt. Want wie garandeert dat wijzigingen in voortgang en resultaten tijdig worden bijgewerkt? En wat als iemand onverhoopt niet meer beschikbaar is? Gebrek aan overzicht en dubbel werk is het resultaat. Meerdere mensen in dezelfde spreadsheet laten werken, is echter ook vragen om problemen. Omdat kopiëren en plakken van informatie zo snel gaat, komt het regelmatig voor dat bestaande waarden onbedoeld overschreven worden.
Onbeperkt uitbreiden
Een ander voordeel van Excel is de mogelijkheid om uit te breiden tot sint juttemis. Je zult dus niet zo snel ruimte te kort komen. En daar zit precies het probleem. Op een bepaald moment voldoet het overzicht niet meer omdat er simpelweg teveel informatie in staat. Dat gaat geleidelijk. De kans is groot dat je dat pas (te) laat door hebt. Het kost je dan veel tijd om alles bij te houden. Je loopt zelfs het risico dat benodigde acties te laat worden ondernomen omdat de juiste signalen niet tijdig worden opgepikt door de grote dosis informatie.
Formules op maat
Ook het opstellen van formules en macro’s is in Excel heel eenvoudig. Zo kun je per project of over de projecten heen precies berekenen wat aandacht verdient. Maar wat als er sprake is van een software-update? Bij een update of overstap naar een nieuwe versie blijken macro’s zeer gevoelig te zijn in Excel. Als het tegenzit kan je alle stuurinformatie opnieuw gaan invoeren. Tijdrovend en absoluut onwenselijk.
Altijd de laatste update
Ten slotte biedt Excel het voordeel dat je altijd de laatste stand van zaken te zien krijgt. Met de laatste opslagdatum weet je precies het moment waarop alles bijgewerkt is. Dit is vooral erg belangrijk voor het maken van operationele keuzes. Het gaat echter mis wanneer je ook strategische keuzes wilt maken. Dan is inzicht in (de ontwikkeling van) trends onontbeerlijk. Maar trends bijhouden in Excel is enorm onderhoudsintensief, waardoor dit aanvankelijk ideale programma uiteindelijk niet meer voldoet.
Goed gedocumenteerd
Bij het opzetten van een spreadsheet heeft documenteren veelal weinig zin, omdat er nog teveel onbekend is. Gaandeweg het project wordt het echter steeds meer werk om alles overzichtelijk bij te houden. Bovendien liggen de prioriteiten dan niet meer op het vlak van administratie maar bij goede marketing, verkoop of andere succesfactoren van het bedrijf.
Kies daarom voor een informatiebron waar veel mensen eenvoudig een beroep op kunnen doen zonder dat operationeel en strategisch gebruik in gevaar komt. Bedrijfssoftware voor projectorganisaties is een goed alternatief voor Excel. Voordelen blijven dan voordelen.
Niels Olthuis is Product Marketeer bij Visma Software
