Nu het jaareinde nadert, zijn vele bedrijven volop op de kosten aan het beknibbelen. Een van de zaken waar nu de rem op staat, zijn de reiskosten. Zo maakte ik onlangs mee dat een van mijn klanten een internationale meeting afblies, om ze te vervangen door een videoconferentie. Toch niet echt een geslaagd experiment. Niet alles wat met het fel gehypete Nieuwe Werken te maken heeft, is al goed geregeld, lijkt me.
Videoconferenties worden gehouden om kosten en tijd te besparen. Dat is toch de redenering. Wat ik vaststelde, is dat videoconferenties een stuk vrijblijvender beschouwd worden, minder aandacht krijgen, en misschien beter niet eens gehouden worden. Tot zover de besparing. Tijdens de videoconferentie waar ik aan deelnam, bleken de meeste deelnemers nauwelijks voorbereid te zijn. Een stuk minder in ieder geval dan bij de face to face meetings die ik met dezelfde groep mensen eerder meemaakte. Ze hadden niet eens de agenda geprint, noch hun huiswerk gemaakt.
Tijdens een videoconferentie is het ook veel makkelijker om intussen iets totaal anders te doen dan binnen een gewone face-to-face meeting. Het was redelijk duidelijk dat iedereen die niet aan het spreken was, intussen elders zat met zijn gedachten. Laat we zeggen dat de sociale controle een stuk minder is. Op de vier plekken die met elkaar verbonden waren, zag ik mensen driftig op hun pc tikken, en naar ik aanneem waren die niet allemaal een verslag aan het maken. Ik heb die verslagen in elk geval nog niet gezien. Regelmatig verdween ook een van de deelnemers uit beeld. Tijdens een videoconferentie ontstaan koffie- en plaspauzes blijkbaar spontaner.
Als er één vaststelling is, dan wel dat er nog heel wat schort aan de etiquette rond videoconferenties. Voor andere digitale platformen, bijvoorbeeld e-mail hebben we in de meeste bedrijven wel al afspraken gemaakt rond wat kan en wat niet kan. Maar voor videoconferenties zijn duidelijk minder regels vastgelegd.
En daarnaast was er nog de techniek. Allemaal marketeers van een technologiebedrijf bij elkaar, maar ik denk dat we evenveel tijd verloren hebben met het goed krijgen van klank en beeld en het synchroniseren van Webex met het videoconferencing systeem, als met het aanschuiven om op een luchthaven in te checken en door de security te geraken. Ook hier is nog werk aan de winkel.
Was deze videoconferentie dan nergens goed voor? Toch wel, het gaf mij de gelegenheid om in alle rust deze blog te schrijven zonder dat iemand me lastig viel. Want alle collega’s dachten dat ik heel druk bezig was in een internationale videoconferentie…
José Delameilleure, directeur van het IT Marketing & Communications departement van Across Technology
Toch is Webex een prachtig en goed werkend systeem dat ik wekelijks gebruik. Wel laat ik de gesprekken verlopen over de klassieke telefonielijnen.
Maar je hebt absoluut een punt: de etiquette kan beter bij het medium.
Als bij een presentatie de mute-knop niet aanstaat of als iemand de sessie verlaat… ja, dan hoor je het wel :-/
Het probleem is echter niet alleen van toepassing voor teleconferenties. Toen ik gisteren nog een face-to-face producttraining gaf waarbij iedereen met een pc voor hem zat, durfden sommigen ook wel eens afdwalen van het onderwerp.
Misschien heeft een en ander te maken met ‘zijn er niet te veel aanwezigen?’ of ‘hoe belangrijk is het onderwerp voor iemand?’.
Mogelijk is het etiquetteprobleem ruimer… ik denk maar aan de drang om bijv. om de 5 min. een smartphone te willen bekijken én daarbij direct op alles te willen reageren.
Het is zeker goed om het probleem onder de aandacht te brengen.
Tja, je kunt natuurlijk ook redeneren dat men blijkbaar de meeting niet erg interessant vond en dat men andere dingen belangrijker vond. En dat men bij een face-to-face meeting misschien alleen uit beleefdheid bleef zitten. Als er blijkbaar zo weinig focus is bij deze meeting,dan kun je je toch afvragen hoe nodig de meeting eigenlijk was?