In de eerste lentezon lees ik op het balkon de krant, drink koffie en klap ik voorzichtig de laptop open. Eén van de grote geneugten van Het Nieuwe Werken. De buurvrouw heeft een beter arbeidsethos, want is al druk bezig de ramen te zemen, kleden uit te kloppen en de vitrage in de wasmachine te stoppen.
Ah! Voorjaarsschoonmaak, zo lijkt ‘t. Zouden IT-ers ook niet eens wat vaker aan de voorjaarsschoonmaak moeten doen? Geen fancy projecten of complexe changes die met veel tamtam, overleg en meer projectmanagers dan uitvoerenden vorm krijgen. Nee, gewoon een middag de winkel dicht en de klerezooi die zo’n IT-afdeling (en zeker dat propvolle magazijntje annex werkplaats) meestal is, eens goed opruimen.
Bijvoorbeeld door die defecte printers, loodzware beeldschermen, toetsenborden waarvan de capslock vast hangt, de manual van Office 95 en andere spullen van de categorie “zonde om het weg te gooien, misschien kunnen we de onderdelen ooit nog eens gebruiken” verzamelen en – uiteraard verantwoord- te laten afvoeren. En met verantwoord doel ik zowel op de milieu-aspecten als op het belang van dataveiligheid. Harde schijven, tapes, diskettes en andere gegevensdragers verdienen bij recycling speciale aandacht.
Wellicht dat dan de schoonmaakdienst te verleiden is de afdeling eens met een extra sopje te verwennen?
Als de fysieke wereld weer spic en span is (en IT-managers, maak u geen illusies: opgeruimd zijn betekent nimmer opgeruimd blijven!) is het tijd voor de virtuele wereld. Kijk eens naar alle applicaties die op de servers geïnstalleerd zijn. Worden deze nog wel gebruikt? Hebben ze een eigenaar? En is daar inmiddels allang niet een alternatief voor, bijvoorbeeld in de vorm van een webdienst? Recent kwam ik een euro-conversieprogrammaatje tegen, een vertaalwoordenlijst en een rapportgenerator voor een applicatie die al jaren geleden obsolete was verklaard. Dat ruimt lekker op!
Daarna is het hoog tijd eens in het lijstje van gebruikers te kijken. Vaak hebben organisaties wel geregeld dat de user-id’s worden geblokkeerd wanneer de medewerker de organisatie verlaat, maar wanneer heffen we het account en de bijbehorende mailboxen ook echt op? Denk ook aan de talloze externen die de afgelopen jaren langs zijn geweest: zelden bellen ze op dat hun klus is geklaard en het account dus weg kan. Het vergt enige zorgvuldigheid alsook druk om dergelijke accounts op te heffen, want weg = weg en wie wat bewaart heeft wat, is het aloude Hollandse devies. Daartegenover staat: opgeruimd staat netjes en wat weg is raak je nooit meer kwijt !
En dan de data: uiteraard met in achtneming van fiscale, juridische en interne regels rondom archiveren van gegevens, gaan we eens kritisch door alle afdelings- en projectdirectories. Mijn ervaring is dat data ouder dan drie jaar slechts bij hoge uitzondering wordt gebruikt. Dat kan dus een mooie vuistregel zijn: alle data ouder dan drie jaar kan weg!
Een handig trucje is daarbij om die data eerst even op een verborgen plek (een afgeschermde directory) te parkeren. Mocht daar binnen drie maanden niet om gevraagd worden door een nerveuze gebruiker, dan kan die data eerst op cd of dvd worden geplaatst, en na een jaar echt vernietigd worden.
Gebruikers zullen u dankbaar zijn, omdat de gegevens die wél relevant zijn, zich plots makkelijker laten vinden. En data- intensieve applicaties worden , mits goed opgeschoond met inachtneming van de juiste dbms- aanpak, er doorgaans aanzienlijk sneller op!
Het voorjaar is ook de tijd dat men zin krijgt in iets nieuws. Zie de drukte op 2de paas- en pinksterdag bij meubelboulevards en keukenverkopers. IT kan zijn klanten verwennen door hen ook iets nieuws te bieden. Dat hoeft niet altijd de hoofdprijs te kosten. Denk eens aan een lijstje ease-of-use webdiensten die het leven makkelijker maken, zoals bijvoorbeeld datumprikker.nl, of een site vol tips voor optimaal Office-gebruik. Ook dropbox is een heerlijk middel om met mensen buiten je organisatie gemakkelijk gegevens te delen, maar pas op voor de risico’s die hieraan verbonden zijn: voor je het weet liggen gevoelige gegevens op straat.
In een opgeruimde, frisse omgeving is het aangenaam werken. De blik kan nu weer op nieuwe projecten, moderne technieken en – niet te vergeten, voor je het weet is het zomerstop in opleidingsland – het bijspijkeren van kennis en vaardigheden gericht worden.
Maar wees gewaarschuwd: het voorjaar is ook dé tijd om verliefd te worden. En met zo’n fris en zonnig imago, worden de gebruikers dat spontaan op hun IT organisatie… Pas op voor vonken!
François van Heurn is als econoom gefascineerd door de toegevoegde waarde van informatietechnologie en de enorme moeite die de mensheid zich moet getroosten om die toegevoegde waarde in de praktijk te realiseren. Hij werkt als zelfstandig project- en interimmanager onder de vlag van www.baileybridge.nl, adviseert vanuit het Cloud Expertisecentrum (www.cloudec.nl) over de kansen, risico’s en organisatorische gevolgen van Cloud technologie en probeert als docent Bedrijfskunde en strategie aan een hogeschool de jongere generatie aan het leren, denken en ontdekken te zetten.
