Niet vastzitten aan langdurige contracten met leveranciers en niet gebonden zijn aan bestaande systemen. Wat als je bij de keuze voor een nieuw ERP-systeem helemaal blanco mag beginnen, hoe zou je dan de ERP-infrastructuur inrichten? Onderzoeksbureau IDC ziet dat steeds meer bedrijven in dergelijke gevallen de keuze maken om over te stappen naar de cloud, inclusief de bijbehorende voordelen voor de bedrijfsprocessen.
Bedrijven hebben een beter (completer) beeld van de cloud dan een paar jaar geleden. Waar vroeger vooral vraagtekens werden geplaatst bij het ‘waarom’ van de cloud en men aan de eventuele kostenbesparing dacht, wordt nu veel meer gekeken naar welke applicaties het meest geschikt zijn om vanuit de cloud beschikbaar te maken.
De nadruk komt daarbij veel meer te liggen op de specifieke kwaliteiten van leveranciers en hoe die kwaliteiten kunnen worden ingezet om de bedrijfsprocessen te verbeteren.
De keuze voor de cloud gaat dus tegenwoordig veel meer over het verbeteren van processen en veel minder over het besparen van kosten. Bedrijven zijn bereid om extra te investeren wanneer dat ook meer voordelen met zich meebrengt, aldus IDC. Steeds meer bedrijven stappen dus over op cloud. Wanneer bedrijven inderdaad de keuze maken om over te stappen naar de cloud, is het goed om de volgende stappen in ogenschouw te nemen:
Stel een lijst op met wensen en eisen en zoek naar een leverancier die aan dat lijstje voldoet – ook als het geen cloudleverancier is
Kies dus een leverancier op basis van het wensenlijstje, zodat je zeker weet dat in alle bedrijfsbehoeften wordt voorzien. Cloud is niet altijd de beste oplossing, er zijn ook on-premise mogelijkheden of hybride vormen mogelijk.
Evalueer welke applicaties het meest geschikt zijn om te gebruiken vanuit de cloud
Sommige bedrijfsapplicaties zijn beter geschikt om vanuit de cloud te draaien dan andere applicaties. Het is belangrijk dat hier een overzicht van is en dat dit overzicht wordt geüpdatet.
Werk nauw samen met de cloudleverancier om iedere applicatie te optimaliseren, zodat het functioneel en schaalbaar is
Wanneer iedere applicatie is geoptimaliseerd, zorgt dat voor een vlekkeloze overstap naar de cloud.
Bepaal wat de attitude van het bedrijf tegenover de cloud is als onderdeel van de totale IT-strategie en stuur dat eventueel bij
Het is belangrijk om te denken vanuit de cloud, als je volledig wilt profiteren van alle mogelijkheden. Cloud is niet iets dat je erbij doet, maar het moet de basis van de IT-infrastructuur zijn als de overstapkeuze is gemaakt.
Communiceer regelmatig met werknemers over de migratie naar de cloud en pak bezwaren aan
Het zijn de werknemers die dagelijks te maken krijgen met de keuze voor de cloud. Wanneer het management luistert naar de bezwaren en deze bezwaren aanpakt, zorgt dat voor een groter draagvlak onder het personeel voor deze verandering.
Vraag feedback aan het personeel
Je kunt de overstap naar de cloud niet meteen voor iedereen maken, begin met een select gezelschap. De feedback van deze pilot is zeer waardevol omdat je zo het gebruik van de software kunt verbeteren. Hoe beter het nieuwe pakket wordt gebruikt, hoe groter de waarde is.
Voor iedere organisatie gelden een andere afwegingen als wordt gekeken naar een eventuele overstap naar de cloud. Het is daarbij verstandig om goed te kijken naar de specifieke wensen en de eisen, zodat uiteindelijk optimaal wordt geprofiteerd van de voordelen van de cloud. De overstap is geen manier om kosten te besparen, maar draait om het verbeteren van de bedrijfsprocessen. Daar is natuurlijk ieder bedrijf bij gebaat.
Bert van der Zwan, managing director Benelux UNIT4
