Home Ondernemen & Business 10 tips voor een productieve videovergadering

10 tips voor een productieve videovergadering

26

Met deze tips slaagt je videovergadering altijd!

1. Bereid je voor
Zorg dat iedereen weet waar de vergadering over gaat, dus verstuur op tijd de agenda naar iedereen, maar zorg er ook voor dat alles voorbereid is. Dat betekent alle deelnemers uitgenodigd, voorzien van de juiste documenten en de vergaderruimte met videoconferencingsysteem geboekt.

2. Optimaliseer de videoruimte
Kantoortuinen zijn nog steeds de norm in de meeste organisaties. Het gevolg is dat elke beschikbare ruimte die overblijft al gauw wordt bestempeld als vergaderruimte. Voor elke ruimte is in principe een videoconferencing-oplossing beschikbaar. Is de ruimte klein, zorg dan voor een systeem met een brede kijkhoek, zowel voor camera als scherm. Grotere ruimtes zijn dan weer ideaal voor het inzetten van meerdere schermen, bijvoorbeeld voor de deelnemers op een scherm en een presentatie op een tweede scherm. Voor deze ruimtes zijn extra speakers en microfoons een must.

3. Minimaliseer afleidingen
Het ligt heel erg voor de hand, maar toch gebeurt het nog vaak dat deelnemers aan een meeting worden verrast door notificaties op het computer van de presentator als die zijn scherm deelt via de video-call. E-mail, chat en andere popups: zet ze uit. Verder is het een goed idee om de ruimte zelf zo rustig mogelijk te houden. Geen drukke of felgekleurde achtergronden bijvoorbeeld.

4. Check de instellingen
De meeting is gepland, en alles staat klaar. Zorg ervoor dat je minimaal een minuut voor aanvang aanwezig bent en doe nog een laatste check! Je zult niet de eerste zijn die op het moment suprême tegen technische problemen aanloopt. Gelukkig zijn er ook videoconferencingsystemen die gewoon werken, met een druk op de knop. Overigens kun je in vrijwel elke videoconferencing software een test doen om te zien of alles naar behoren werkt.

5. Nodig niet teveel mensen uit
Hoe meer mensen deelnemen aan een meeting, of dat nu op video is of in real life, hoe chaotischer deze verloopt. En hoe langer deze duurt. Nodig dus niet meer mensen uit dan strikt noodzakelijk voor de meeting. Zie ook tip 8. Wil je het hele bedrijf, met alle vestigingen wereldwijd te woord staan, zorg er dan voor dat ze niet allemaal kunnen praten. Voor het stellen van vragen kunnen ze gebruik maken van de chatfunctie.

6. Hou het beknopt
Maak er geen ellenlang event van. De meeste mensen hebben drukke agenda’s en willen het liefst zo snel mogelijk weer door met hun volgende taak. Lollige vergaderingen en uitgesponnen presentaties vallen meestal niet in goede aarde. Het gevolg is dat jouw meetings niet meer serieus worden genomen en de deelnemers zich al snel met andere zaken gaan bezighouden tijdens de meeting.

7. Maak gebruik van visuals
Met videoconferencing kun je schermen delen, dus niets houdt je tegen om je presentatie zo levendig mogelijk te maken (maar denk aan tip 6!) Grafieken, schema’s, video kunnen allemaal ertoe bijdragen dat iedereen zijn aandacht erbij houdt.

8. Neem de videoconference op
Het is altijd een goed idee om een videoconference op te nemen. Zijn er mensen verhinderd, dan kunnen die alsnog de meeting bekijken. Ook kun je zo de eerste kring van de meeting beperkt houden (zie tip 5) en anderen de gelegenheid geven er kennis van te nemen. En misschien wil je zelf nog eens terugzien hoe je het ervan afbracht tijdens de presentatie…

9. Wees net zo beleefd…
…als bij een gewone vergadering. Het is tenslotte een meeting als alle andere in dat opzicht. Geef de spreker aandacht, val niemand in de rede en ga vooral niet ondertussen ‘multitasken’.

10. Wees jezelf!
Nog een laatste tip. Wees niet bang of verlegen. Een videoconference is inmiddels dagelijkse praktijk in veel organisaties. Net als chat, e-mail, of gewoon even naar het bureau van je collega lopen. Het gaat om wat er ter sprake komt, niet om je uiterlijk of voorkomen.

En dan nog een extra tip: zorg ervoor dat de camera aan staat! Je wilt niet weten hoe vaak deze essentiële stap tot op het laatste moment wordt vergeten.

Met deze tips ben je al goed op weg. Nu wordt het tijd om videoconferencing serieus aan te pakken. Download onze white paper – inclusief stappenplan.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here