Facebook Linkedin Twitter
Home Klantcases Zoek

Zoekresultaten klantcases

  • Zoeken

  • Sectoren

  • Categorie

  • Klantnaam

Relevant voor iedere medewerker: gepersonaliseerde zorgwerkplek voor Savant Zorg

Door
Ido Kramer
-
0
Relevant voor iedere medewerker: gepersonaliseerde zorgwerkplek voor Savant Zorg

Veel organisaties gebruiken een sociaal intranet om bedrijfsnieuws en belangrijke informatie met medewerkers te delen. Maar bereik je hen daarmee echt? Dat hangt volledig af van hoe je het inricht. Savant Zorg weet daar alles van. Met 1.800 medewerkers, verspreid over zeven locaties en de thuiszorg, was het een uitdaging om organisatienieuws effectief onder de aandacht te brengen.

Samen met Ictivity vonden ze de oplossing: een sociaal intranet dat is geïntegreerd in een gepersonaliseerde digitale werkplek voor elke medewerker. Wat dat hen heeft opgeleverd? Anne-Marie van den Hout, adviseur ICT en functionaris gegevensbescherming bij Savant Zorg, deelt haar ervaringen.

Geen last maar versneller

Al zeven jaar maakt Savant Zorg gebruik van het zogeheten Savantplein om informatie met medewerkers te delen. Dit varieert van nieuws over het bedrijf of collega’s, tot informatie over specifieke locaties. Maar of deze informatie aankwam bij medewerkers? Daar werd over getwijfeld. “Belangrijk nieuws dat medewerkers écht moesten weten, deelden we daarom niet alleen op het intranet, maar ook via e-mail of het elektronisch patiëntendossier”, vertelt Anne-Marie. “In plaats van dat dit hielp, werkte het juist averechts. De mensen die Savantplein wel bekeken, kregen nieuws en informatie meerdere keren toegestuurd.” Met als gevolg: informatie-overload en moeheid onder medewerkers over de mate van herhaling. “Dat is natuurlijk niet de bedoeling”, gaat Anne-Marie verder. “De werkplek die we met Savantplein voor ogen hebben, moet een werkversneller zijn, geen last.”

Gepersonaliseerd aanbod

Daarom besloot de zorgorganisatie een partij te zoeken om de zorgwerkplek samen anders vorm te gaan geven en Savantplein meer onderdeel te maken van het dagelijkse werk. Via een lezing kwam Ictivity op het vizier. “Samen met Ictivity zijn we gaan kijken naar welke behoeften onze medewerkers hebben voor hun werkplek en hoe we Savantplein laten aansluiten bij hun belevingswereld.” Al snel werd duidelijk dat er meer personalisatie en maatwerk nodig was. “We kwamen tot de conclusie dat Savantplein afgestemd moet zijn op je functie, zodat je alleen ziet wat voor jou relevant is.”
Maar hoe personaliseer je een werkplek voor 1.800 zorgverleners? Door de gebruiker centraal te stellen en medewerkers maximaal bij de vernieuwing te betrekken. “Met een dwarsdoorsnede van onze organisatie, hebben we Ictivity’s relevantiematrix ingevuld”, legt Anne-Marie uit. “Dit is een handig hulpmiddel om zichtbaar te maken wie in welke functie wat nodig heeft, wanneer en waar. Samen hebben we de matrix tot op het kleinste organisatieniveau ingevuld. Hierdoor kunnen we heel precies zeggen welke applicaties en informatie je nodig hebt als je bijvoorbeeld verpleegkundige bent op locatie x. Deze relevantiematrix is de blauwdruk voor het nieuwe Savantplein.”

“Savantplein moet afgestemd zijn op je functie, zodat je alleen ziet wat voor jou relevant is”

Mee in vernieuwing

Met de portaaltechnologie van partner Workspace 365 is Ictivity aan de slag gegaan met de technische inrichting van het nieuwe Savantplein. “Het fijne is,” vertelt Anne-Marie, “dat Ictivity niet alleen het technische stuk oppakt, maar ook stilstaat bij het feit dat we te maken hebben met adoptie van een nieuwe werkplek door onze medewerkers. Dat is één van de redenen dat we met Ictivity zijn gaan samenwerken. Want het belangrijkste is natuurlijk dat onze collega’s het nieuwe Savantplein omarmen.” Vóór de lancering van de nieuwe omgeving zijn er daarom verschillende communicatierondes geweest en konden medewerkers een e-learning volgen. “Toen we eenmaal live waren, hebben we met hulp van Ictivity zogeheten ‘op weg help-sessies’ aangeboden”, gaat Anne-Marie verder. “Ook is Ictivity’s eCoach geïntroduceerd, waar medewerkers terecht kunnen met vragen over Savantplein. Dat is een geweldige uitvinding.”

Uniforme manier van werken

Nu het nieuwe Savantplein in gebruik is, zijn de verschillen met de oude versie kraakhelder. Anne-Marie: “Op het oude Savantplein kwam alles op één stapel terecht. Het grootste verschil met de nieuwe werkomgeving is dat het op jou als medewerker is afgestemd. Zodra je inlogt, krijg je nieuws te lezen dat over jouw locatie, afdeling of team gaat. En je ziet alleen snelkoppelingen naar de applicaties die voor jouw functie van belang zijn in plaats van het totaalaanbod. Hier kun je vervolgens ook met single sign-on inloggen. Zo hopen we de herhaling of overload aan informatie tegen te gaan. Ik verwacht dan ook dat onze zorgmedewerkers op een meer uniforme manier kunnen werken en dat we van Savantplein een werkversneller hebben gemaakt. We krijgen in ieder geval veel positieve reacties.”

“Ik verwacht dat onze zorgmedewerkers meer uniform kunnen werken en dat we van Savantplein een werkversneller hebben gemaakt”

Dat het niet altijd draait om het eindresultaat, maar ook om het proces wat eraan voorafgaat, is duidelijk voor Anne-Marie. “Dankzij de relevantiematrix hebben we ook ons on- en crossboardingsproces aangescherpt. Als iemand in dienst komt of doorstroomt, zien we in de matrix nu direct welke informatie en applicaties er nodig zijn. Niet alleen versnelt dit het regelproces, we zijn ook niet meer afhankelijk van wat er wordt doorgegeven vanuit de organisatie. Met het inzicht dat we uit de matrix halen, zitten we bovenop in- en doorstroom.”

Scherp blijven

In lijn hiermee is preboarding een onderwerp waar Ictivity en Savant Zorg momenteel aan werken. Anne-Marie: “Met onze Savantplein-omgeving gaat het heel goed, maar de mogelijkheden zijn groot. Hoe mooi zou het zijn als nieuwe collega’s in de periode tot hun eerste werkdag alvast op Savantplein kunnen inloggen om bedrijfsnieuws te lezen, te zien wie hun buddy’s of collega’s zijn en documenten kunnen uploaden? Aan deze integratie leggen we momenteel de laatste hand.” Maar ook van zorgmedewerkers zelf komen goede suggesties voor de doorontwikkeling van Savantplein. “De wens bestaat om het nog meer te kunnen personaliseren”, illustreert Anne-Marie. “Daarom onderzoeken we manieren om medewerkers meer vrijheid te geven om Savantplein zelf in te richten. Het is altijd onze bedoeling geweest om Savantplein continu te verbeteren. Vandaar dat we blijven luisteren naar wat onze medewerkers op de werkvloer nodig hebben, zodat we dit kunnen vertalen naar Savantplein. Ictivity is hierin proactief en houdt ons wakker. Maar ook wij zijn scherp. Wat dat betreft hebben we elkaar goed gevonden.”

Woningcorporatie Antares bouwt aan versterken cyberweerbaarheid

Door
Ido Kramer
-
0
Woningcorporatie Antares bouwt aan versterken cyberweerbaarheid

Woningcorporaties zijn steeds vaker slachtoffer van cyberaanvallen en datalekken. Je ziet genoeg voorbeelden in de media. Eén ding is zo duidelijk als wat: gebrekkige security of (nog) niet bij de tijd zijn op dit gebied, kan ernstige gevolgen hebben. Dat beseft Rogier Verheijen maar al te goed. Als adviseur informatisering en automatisering bij de Limburgse woningcorporatie Antares, is het zijn verantwoordelijkheid om te zorgen dat de security tiptop in orde is. Om in cyberweerbaarheid een hoger volwassenheidsniveau te bereiken, startte hij een nieuw project op met vaste IT-partner Ictivity.

Veilig en wel

Dat geen enkele organisatie overgeslagen wordt in het stelen van data, staat vast, vindt Rogier. “Ransomware is aan de orde van de dag”, legt hij uit. “Het is je grootste nachtmerrie dat je een onaangename melding op je scherm krijgt en niet meer in je systemen kunt. Dat brengt onze bedrijfsvoering in gevaar. En nog belangrijker: we hebben de zorgplicht om data van onze huurders veilig te houden. Ik was daarom een groot deel van mijn tijd aan security kwijt.” Dat zag Rogier graag anders. “We zijn een klein IT-team. Enerzijds moeten we onze IT intern organiseren, anderzijds zijn we er ook om de organisatie te ondersteunen. Dit laatste punt was de belangrijkste reden om op zoek te gaan naar een securitypartner. Zodat we meer tijd hebben om met collega’s mee te denken over uitdagingen en verbetervoorstellen en ze kunnen ondersteunen met functioneel beheer.”

“Meer tijd voor ondersteuning van collega’s, was de belangrijkste reden om op zoek te gaan naar een securitypartner”

Basis op orde

Lang hoefde Antares overigens niet te zoeken. Al vijftien jaar werken ze samen met Ictivity. Aanvankelijk op adviesbasis, later als managed services partner. “Ictivity beheert sinds 2017 onze volledige IT-infrastructuur”, vertelt Rogier. “Daar hoort de veiligheidscomponent ook bij. Ze zorgen dat de automatisering die ze voor ons neerzetten, applicaties, servers en ons netwerkverkeer veilig en niet toegankelijk voor de hele wereld zijn. Dat maakt dat we met zo’n klein IT-team uit de voeten kunnen. Ik zag dat Ictivity op securitygebied stappen aan het zetten was en ben met ze in gesprek gegaan om er samen verder op door te ontwikkelen.”

Beslagen ten ijs

Zo gezegd, zo gedaan. Het afgelopen jaar heeft Antares samen met Ictivity geïnvesteerd om de voorkant van de IT-infrastructuur op securitygebied naar een nog hoger volwassenheidsniveau te tillen. “We hebben onze IT-omgeving aan Ictivity’s best practices en Security Baseline getoetst en vervolgens instellingen aangescherpt waar dat nodig was.” Op strategisch vlak is Rogier zelf verantwoordelijk. “Ik weet hoe onze bedrijfsvoering in elkaar zit en hoe we die idealiter continu beschermen. Dat is waar we het uiteindelijk allemaal voor doen: bedrijfscontinuïteit borgen en de kans zo klein mogelijk maken dat er iets gebeurt. Dat maakt het heel fijn dat Ictivity security proactief heeft opgepakt en ons meeneemt in nieuwe ontwikkelingen. Het geeft vertrouwen én het gevoel dat je er samen als partners voor staat.”

Security awareness

Maar met veilige techniek alleen, red je het niet. “Je moet in de organisatie ook het nodige geregeld hebben voor en met medewerkers, zodat als er iets gebeurt, je voorbereid bent en weet hoe je moet handelen”, stelt Rogier. Dit jaar staat daarom in het teken van tactische en strategische plannen. “Zo gaan we onder andere de digitale weerbaarheid van onze medewerkers vergroten. Door middel van een security awareness programma met phishing simulaties en trainingen nemen we ze mee in securityontwikkelingen en hoe te handelen bij een incident.”

Dankzij de samenwerking met Ictivity, hebben Rogier en het IT-team meer tijd om hiermee bezig te zijn. “De grootste winst is dat we de techniek los kunnen laten en niet meer bezig hoeven te zijn met zaken als patchen of netwerkinstellingen. Het geeft enorme rust dat we een professionele organisatie achter ons hebben staan en dat zij op managementniveau met ons meedenken over security. Hierdoor kunnen wij er nu vooral voor de organisatie zijn. We staan veel dichter bij onze gebruikers en dat is waar het uiteindelijk om draait.”

“Het geeft enorme rust dat we met Ictivity een professionele organisatie achter ons hebben staan om met ons mee te denken over security”

Frisse blik

Maar dat security geen project is met een kop en een staart, blijkt wel uit de actiepunten die in de samenwerking op de rol staan. “Op dit moment zijn we bezig om een veilig e-mailen oplossing te implementeren, waarvoor Ictivity de techniek gaat inrichten”, vertelt Rogier. “Daarnaast maken we gebruik van de CISO as a Service-dienstverlening waarbij ze ons ondersteunen met het reviewen van onze beleidsstukken. Ik heb deze destijds in mijn eentje op papier gezet, maar we willen hier op een risicogebaseerde manier vervolg aan geven. Het is goed om hier met een frisse blik naar te kijken en mijn visie te spiegelen aan die van de beleidsadviseur informatiebeveiliging van Ictivity. Dat is tenslotte de meerwaarde van het hebben van een partner.”

Natuurlijk is security niet het enige focuspunt in de samenwerking. Op de achtergrond is Antares met Ictivity onderweg naar een cloudgebaseerde IT-omgeving. “Om nog minder omkijken naar de techniek te hebben”, legt Rogier uit. “Ik kijk ernaar uit om dit met Ictivity voort te zetten. We hebben dit jaar hele mooie ontwikkelingen doorgevoerd samen en met een duidelijke strategie voor de toekomst gaan we verder.”

Gemeente Nijkerk gaat op een nieuwe manier online samenwerken door een Microsoft 365-adoptietraject

Door
Ido Kramer
-
0
Gemeente Nijkerk gaat op een nieuwe manier online samenwerken door een Microsoft 365-adoptietraject

Gemeenten worden steeds digitaler, onder andere om het contact met inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven te vergemakkelijken en met ketenpartners samen te werken. Dit vraagt niet alleen de nodige digitale vaardigheden van medewerkers, er zijn ook goede IT-middelen nodig die deze samenwerkingen vergemakkelijken. Voor de gemeente Nijkerk was het duidelijk dat hier nog een slag in te slaan was: overstappen naar Microsoft Teams stond hoog op de agenda. Maar hoe pak je dit aan? Ictivity schoot te hulp. Marcel Spanjersberg, adviseur en coördinator Team Informatisering, en Mark Nessen, beleidsadviseur Informatisering bij de gemeente Nijkerk, vertellen erover.

Parallel adoptietraject

Overstappen naar Microsoft Teams was al langer een wens van de gemeente. “Het gaat gepaard met een nieuwe manier van werken die we graag doorvoeren”, legt Mark uit. “Een belangrijke reden hiervoor is dat we tegen uitdagingen aanlopen bij het borgen van digitale informatie. Het komt vaak voor dat verschillende taakvelden, afdelingen en disciplines aan hetzelfde document werken. Hierdoor gaan er veel documentversies door de organisatie, wat het steeds lastiger maakt om informatie terug te vinden.” In Microsoft 365 kun je verschillende documentversies stroomlijnen en structuur aanbrengen in hoe en waar je informatie opslaat, deelt en vindt. “Het grote voordeel hiervan is dat medewerkers zeker weten dat ze in de laatste versie werken, omdat documenten op één plek worden opgeslagen”, gaat Mark verder. “Ook kunnen ze plaats onafhankelijk samenwerken in één document.”

“In Microsoft 365 kun je verschillende documentversies stroomlijnen en structuur aanbrengen in hoe en waar je informatie opslaat, deelt en vindt”

Toch was zomaar overstappen naar Microsoft Teams voor Marcel en Mark geen optie. Marcel: “Omdat we in onze oude werkwijze al met veel onoverzichtelijkheid te maken hebben, voorzagen we dat dit erger zou worden als we op stel en sprong een nieuwe manier van werken introduceren die abstracter is dan wat mensen gewend zijn.” Een belangrijke voorwaarde was daarom om naast de functionele en technische inrichting van Microsoft Teams ook een paralleltraject te starten rondom IT-adoptie. Dit werd het project Digitaal Samenwerken. Mark: “Het succes van een applicatie valt of staat met hoe je ermee omgaat. Je kunt mensen een hamer en zaag in handen geven, maar zonder uitleg over hoe je daar goed en veilig mee klust, ontstaan er ongelukken. Daarom wilden we via een adoptietraject digitale vaardigheden versterken en goede interne afspraken maken over hoe we met data omgaan in Microsoft Teams.”

In één hand

Dat de gemeente hiervoor de handen ineensloeg met Ictivity, was geen toeval. “Drie jaar geleden zijn we met Ictivity een samenwerking op technisch vlak gestart rondom een nieuwe manier van werken”, legt Mark uit. “Toen ons conceptbeleid rondom IT-adoptie ter sprake kwam, bleken ze ons hier goed in te kunnen begeleiden.” Het grote voordeel hiervan? Synergie. “Adoptie moet gelijklopen aan en matchen met de tools die je inricht”, vult Marcel aan. “De kans dat dit overeenkomt is het grootst als je het in één hand hebt.”

“Adoptie moet gelijklopen met de inrichting van tools. Dat we voor beide terecht kunnen bij Ictivity, is een groot voordeel.”

Eerst denken, dan doen

Dat een goede voorbereiding het halve werk is, hoef je Mark en Marcel niet te vertellen. Aan de voorbereiding van het adoptietraject is veel tijd en aandacht besteed. Hoe rollen we Microsoft Teams uit? Hoe zorgen we voor een match tussen inrichting, adoptie en werkwijze? Dat vergde veel afweging. Marcel: “Met de uitrol van Teams kun je direct andere onderdelen van Microsoft 365 inrichten, maar dat hebben we bewust niet gedaan”. Mark vult aan: “De verandering moet te absorberen zijn; het heeft geen zin om een stap in de toekomst te zetten die medewerkers moeilijk bij kunnen houden”. Daarom werd een strakke tijdlijn bedacht: beleid opstellen, dit beleid doorvoeren in de technische oplossing, de techniek in orde maken, hier het adoptietraject omheen bouwen en dan pas uitrollen. “Dit duurt langer, maar dan doe je het gelijk goed. Zo konden we informatieveiligheid meenemen en vooraf nadenken over gezamenlijke afspraken, zoals wie rechten krijgt om Teams-kanalen aan te vragen.”

Naast techniek en beleid kan ook goede interne communicatie niet ontbreken in een adoptietraject. Marcel: “Ictivity’s adoptieconsultant heeft samen met onze projectleider een intranetpagina gebouwd waar onze medewerkers informatie kunnen vinden over hoe je werkt binnen Microsoft Teams. Hier kunnen ze ook in contact komen met Ictivity’s eCoach voor vragen of hulp. Deze pagina vullen we aan met hand-outs.”

Kruisbestuiving

De eerste medewerkers zijn nu gestart met het Microsoft 365 adoptietraject. “We draaien momenteel een pilot in Microsoft Teams met onder andere Team Communicatie en wijzelf als Team Informatisering”, vertelt Mark. “Deze teams zijn ambassadeurs die extra training en informatie krijgen over de applicatie en ons beleid hiervoor, om andere collega’s mee te nemen in de nieuwe werkwijze. Feedback die ze van collega’s opvangen, koppelen ze vervolgens aan ons terug. Zodra wij over zijn, dan ligt de weg vrij voor andere teams. Met als stip op de horizon dat bijna alle teams in het najaar over zijn.”

Mark en Marcel zijn tevreden over hoe het tot nu toe gaat. “De meeste medewerkers zijn enthousiast en gaan mee in onze plannen. Natuurlijk blijft het in een gemêleerd gezelschap op het gebied van digitale vaardigheden goed afstemmen. Wat ons betreft heeft ons adoptietraject dan ook verschillende lagen. We zijn begonnen met leren samenwerken in Teams en per afdeling goed nadenken over de structuur die we in de applicatie aanhouden. Later leggen we de focus op de chatfunctie, om uiteindelijk toe te werken naar gebruik van de volledige Microsoft-gereedschapskist. We pakken het stap voor stap aan met Ictivity.”

 

Gemeenten Horst aan de Maas en Venray gaan met Robotcollega aan de slag

Door
Ido Kramer
-
0
Gemeenten Horst aan de Maas en Venray gaan met Robotcollega aan de slag

Ieder jaar in maart is er een enorme toename van administratief en inhoudelijk werk omdat er een stroom aan WOZ-bezwaren binnenkomt. Dit zorgt voor een opstapeling van andere werkzaamheden en e-mails van burgers. Hierdoor ontstaat een hogere werkdruk en staat de kwaliteit van de dienstverlening naar burgers onder druk. Voor de samenwerkende gemeenten Horst aan de Maas en Venray was dit ieder jaar realiteit. Met in 2023 een recordaantal van circa 1.500 bezwaren per gemeente nog vers in het geheugen, besloot het gemeente-overstijgende IT-team met onder andere Shannon Janssen, informatieadviseur en architect, het afhandelingsproces van de bezwaren dit jaar drastisch om te gooien. Dit deden ze samen met Ictivity.

In allerlei vormen
In februari vallen de gemeentelijke belastingen op de mat, die deels gebaseerd zijn op de WOZ-waarde van woningen en niet-woningen zoals winkels en kantoren. Burgers kunnen hier, al dan niet met hulp van bezwaarbureaus, bezwaar tegen indienen bij de gemeente via een e-loket. Bij de gemeenten Horst en Venray worden deze bezwaren digitaal verwerkt via belastingapplicatie VRiS. Maar niet alles gaat via dit e-loket: bedrijven dienen bezwaren in via de post en e-mail. “In allerlei vormen krijgen we bezwaren binnen in onze postkamer”, legt Shannon uit. “Deze bulk kunnen we niet in VRiS verwerken, omdat er geen koppeling is met onze scansoftware Kofax.” Het gevolg: de afdeling Belastingen is voor een aaneengesloten periode fulltime bezig met het handmatig inboeken van WOZ-bezwaren. “Dit gaat vaak ten koste van overige e-mails en vragen van burgers.”

Met de hand
Het idee om deze bezwarenafhandeling te automatiseren, kwam van het zogeheten innovatielab binnen de gemeenten. Hierin komen verschillende afdelingen samen om te experimenteren met nieuwe technologie en innovaties om de dienstverlening naar burgers te verbeteren. “De bezwarenafhandeling is niet het leukste werk voor onze belastingmedewerkers”, stelt Shannon. “Ze openen binnenkomende bezwaren, halen hier gegevens zoals naam en object uit, zetten dit in de bestandstitel en registreren het bezwaar bij het juiste object of dossier in VRiS. Dit is ontzettend veel handmatig werk, nog los van de inhoudelijke afhandeling. Dat maakte het de perfecte case voor robotisering.” Aangezien de gemeenten al samenwerken met Ictivity, werden zij uitgenodigd om mee te denken over het bouwen van de ‘robot’. De deadline? Drie maanden later.

Voorbereiden op de eerste werkdag
Na een gezamenlijke verkenning van het proces en afbakening van het takenpakket van de robot, begon Ictivity met bouwen in Microsoft Power Automate. Binnen een aantal weken stond er een eerste prototype van de automatische workflow, inclusief koppeling met VRiS. Die flow ziet er als volgt uit: medewerkers van de postkamer voeren via Kofax de metadatavelden digitaal in die de gemeente als relevant markeert in de poststukken, denk aan naam en adresgegevens, en exporteren deze data naar VRiS. De robot pakt het vervolgens over en is verantwoordelijk voor het inboeken van deze poststukken en bijbehorende gegevens, zodat de afdeling Belastingen direct verder kan met de inhoudelijke afwikkeling. “We waren erg onder de indruk van wat Ictivity opleverde in zo’n korte tijd”, vertelt Shannon. “Ondanks dat we nog wat ideeën en suggesties hadden, kwam deze eerste opzet al ontzettend dicht bij wat we voor ogen hadden.”

“De eerste opzet van Ictivity kwam al ontzettend dicht bij wat we voor ogen hadden”

Succesvolle vuurdoop
Na een feedbackronde had de robot afgelopen februari zijn eerste werkdag. “Ondanks dat we dit jaar ‘slechts’ 750 bezwaren per gemeente binnenkregen, zijn we superblij dat we de robot in konden zetten”, vertelt Shannon. “Het heeft zoveel rust gegeven en tijd vrijgemaakt voor andere belangrijke werkzaamheden.” Zo boekte de robot bij de gemeente Horst aan de Maas 73 procent en bij de gemeente Venray 63 procent van de bezwaren geautomatiseerd in. Alleen uitzonderingen gaan door de handen van medewerkers. “Waar e-mails van burgers soms twee weken onbeantwoord bleven tijdens de bezwarenstroom, kunnen onze belastingmedewerkers nu binnen twee dagen reageren. De robot boekt informatie simpelweg een stuk sneller in dan handmatig kan, omdat het zijn enige taak is.”

“Het automatiseren van het proces heeft zoveel rust gegeven en tijd vrijgemaakt voor andere belangrijke werkzaamheden”

Wat Shannon niet direct had voorspeld, is dat de postkamer en afdeling Belastingen ook beter samenwerken. “De postkamer speelt een belangrijke rol in het proces om de robot z’n werk te laten doen. Het format van binnenkomende bezwaarschriften is zeer divers, denk aan één ingevulde voorletter in een brief in plaats van twee. Dit geeft zowel bij Kofax als later bij de robot problemen bij het automatisch uitlezen van gegevens. Daarom controleert en corrigeert de postkamer de metadata vooraf nu nog beter. Waar ze voorheen bezwaren direct doorzetten naar de belastingmedewerkers, dragen ze er nu aan bij dat de afdeling zich enkel op de inhoud kan richten.”

De smaak te pakken
Met een succesvol kwartaal achter de rug, is het nu tijd om de robot qua functionaliteit nog beter in te burgeren als collega. “Onze samenwerking met Ictivity heeft nieuwe ideeën aangewakkerd”, zegt Shannon. “Zo komen er geregeld aanvullingen en vervolgdocumenten binnen die aan het bezwaardossier toegevoegd moeten worden. Het zou super zijn als dit ook geautomatiseerd opgepakt wordt. Wat dat betreft hebben we de smaak te pakken om samen met Ictivity ook andere werkprocessen zoals grieven en beroepszaken onder handen te gaan nemen.”

ICT voor sterk onderwijs en een betekenisvolle toekomst

Door
Ido Kramer
-
0
ICT voor sterk onderwijs en een betekenisvolle toekomst

De Aloysius Stichting zet zich met scholen in heel Nederland in voor kinderen en jongeren van 4 tot 27 jaar die expertise in onderwijs, begeleiding en ondersteuning nodig hebben om zich goed te kunnen ontwikkelen. Dit omvat speciaal (basis)onderwijs en voorgezet speciaal onderwijs, evenals onderwijs aan jongeren in justitiële jeugdinrichtingen en jeugdzorginstellingen. Daarnaast ondersteunt, adviseert en begeleidt Aloysius leerlingen en onderwijsteams in het regulier onderwijs in ruim zestig samenwerkingsverbanden. Met 1.100 medewerkers en ruim 4.300 leerlingen staat Aloysius voor sterk onderwijs en een betekenisvolle toekomst. Hier hoort een betrouwbare en gebruiksvriendelijke IT-omgeving bij. Rutger Groen, Directeur Financiën en Bedrijfsvoering bij Aloysius, en Ed Polderman, Communicatiemedewerker bij Aloysius, vertellen hoe Ictivity hen hierbij helpt.

Gezamenlijke droom

Aloysius is innovatief en vooruitstrevend op het gebied van digitalisering. Dat kwam terug in de vraag waarmee ze in 2020 bij Ictivity aanklopten. De focus lag volledig op het verbeteren van de gebruikersbeleving (XLA) en meer innovatie. Rutger vertelt: “Voordat we de aanbesteding voor een nieuwe IT-partner uitzetten, hebben we in de organisatie opgehaald welke dromen er zijn. Hoe moet de school er over een aantal jaar uit zien en wat hebben we daarvoor nodig?”

Hieruit bleek dat Aloysius met een nieuwe IT-partner vooral verder wilde ontwikkelen en echt samen wilde kijken naar vernieuwing en de toekomst. Rutger: “Ictivity was de partij die het dichtst bij onze droom kwam. Zij denken echt vanuit de eindgebruiker. We zijn vervolgens samen aan de slag gegaan met de ambitie om medewerkers van Aloysius te laten beschikken over moderne digitale hulpmiddelen zodat zij optimaal ondersteund worden in het gebruik van deze middelen voor het onderwijs.”

ICT als water uit de kraan

Een eerste stap hierin was om een sterke basis te hebben. “Het doel daarbij was dat ICT moet zijn als water uit de kraan. Daarmee bedoelen we eigenlijk dat goedwerkende ICT, ook tijdens piekperioden, een vanzelfsprekendheid is en eindgebruikers er geen omkijken naar hebben”, zegt Rutger. Hoewel de IT-omgeving van Aloysius al gedeeltelijk in de cloud stond, werden bestanden soms nog lokaal opgeslagen. “Ictivity heeft dit naar de cloud gebracht”, vertelt Ed. “Ook hebben zij alle medewerkers voorzien van een digitale werkplek in Omnia, waarmee ze overal toegang hebben tot al hun applicaties en bestanden. En daarnaast zijn we volledig gestandaardiseerd op Apple.”

Veiligheid van de IT-omgeving werd hierbij niet uit het oog verloren. Rutger: “De beveiliging van onze ICT staat hoog op onze prioriteitenlijst. Bij de start van de samenwerking hebben we bijvoorbeeld tweefactor authenticatie ingevoerd. Met gezichtsherkenning via de iPhone krijgen we toegang tot het Omnia portaal. Vanuit deze gepersonifieerde cockpit kunnen we vervolgens met één klik door naar de applicaties die we nodig hebben. Dat werkt goed.”

Militaire precieze en maatwerk

De transitie naar deze nieuwe digitale werkplek is uitgevoerd met militaire precisie, want deze vond midden in de schoolperiode plaats. “Dat vereiste een goede planning en afstemming”, vertelt Rutger. “Zo werd Teams tijdens corona in sneltreinvaart uitgerold.” Ook de adoptie van de IT-omgeving bij de gebruikers vormde een belangrijke factor in de samenwerking. Hierbij was er veel persoonlijke aandacht, want niet iedereen heeft dezelfde mate van digivaardigheid of zelfredzaamheid.

Ed vult aan: “In de communicatie is er alles aan gedaan om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het ICT-adoptieprogramma van Ictivity bestond uit diverse leermethodes, zodat er voor iedere medewerker een passende oplossing beschikbaar was. De verschillende leervormen zijn gericht op het toepassen en optimaliseren van ICT-middelen binnen werkprocessen. Zo werd tweewekelijks een online training georganiseerd met uitleg over Sharepoint, OneDrive en het zoeken, opslaan en delen van bestanden. Daarnaast werden online micro e-learnings, instructievideo’s en een overzicht van veel gestelde vragen centraal aangeboden aan onze collega’s. Via intranet is er een KennisHub ingezet om de collega’s voor te bereiden op de verandering die gaat komen met de nieuwe werkplek. “Na de migratie kan deze gebruikt worden voor naslag en zelfstudie. Tot slot kunnen alle collega’s gebruik maken van een e-Coach voor vragen, begeleiding en ondersteuning. Hierdoor was er echt veel persoonlijke aandacht.”

Een ander onderdeel waar Rutger erg over te spreken is, is dat het Omnia portaal altijd automatisch opstart, ook wanneer de MacBook vanuit de slaapstand wordt geopend. Hij vertelt: “Hierdoor zitten we niet alleen gelijk in de kern van onze IT-omgeving, maar ook op de startpagina waarin we veel nieuws uit de organisatie met elkaar delen. Met deze oplossing blijven alle medewerkers dus goed op de hoogte van de alle ontwikkelingen bij Aloysius. Dat is belangrijk vanwege de grote geografische spreiding van onze scholen door heel Nederland.”

Focus op onderwijs, niet op ICT

Rutger en Ed zijn tevreden met de stappen die tot nu toe zijn gezet: “Met behulp van automatisering zijn veel werkprocessen een stuk efficiënter ingericht. Daarnaast kunnen medewerkers naadloos op andere plekken werken, zonder daar iets apart voor te hoeven regelen. Ze gaan bovendien zelf heel actief aan de slag met de mogelijkheden die er zijn. Dat stimuleren we ook natuurlijk. Bijvoorbeeld om de beschikbare IT-middelen ook privé te gebruiken. Zo raken medewerkers vertrouwd met de middelen, wat hun werkgeluk vergroot.”

En het werkt; de medewerkers van Aloysius verwerken ICT op allerlei innovatieve manieren in het onderwijs. “Dat is heel mooi om te zien. Het maakt leerlingen niet alleen digivaardig, maar maakt het onderwijs ook aantrekkelijker. Als kers op de taart komt de innovatie in het onderwijs absoluut ten goede”, zegt Rutger. “Denk aan het gebruik van moderne technologieën in het lesgeven. Dat gaat veel verder dan alleen het gebruik van een iPad of Digiboard. Denk ook aan het inzetten van applicaties, video’s of robots tijdens lessen. Bijvoorbeeld tijdens kookles. De docent neemt video’s op en speelt deze tijdens de les af. Dat geeft de docent tijdens de les ruimte voor persoonlijke aandacht. Daarnaast is het mogelijk om te werken met live video, zodat leerlingen precies kunnen zien wat belangrijk is.” Maar ook tijdens bijvoorbeeld muziek- of gymles wordt handig gebruikgemaakt van ICT. “Zo is het mogelijk om diverse lesprogramma’s op te halen via QR-codes. En kunnen leerlingen en leerkrachten gemakkelijk draadloos hun laptop en/of telefoon delen en projecteren op schermen en dit in de lessen verwerken.”

Transparant en op basis van vertrouwen

De moderne werkplek inclusief de Apple-telefoons van medewerkers worden gemanaged vanuit Ictivity. Ed: “Support wordt geleverd door middel van eerstelijns ondersteuning, aangevuld met ondersteuning op locatie. De ondersteuning op locatie is op geplande momenten structureel aanwezig en wordt opgeschaald op de momenten dat het nodig is. Het Serviceteam is daarnaast altijd makkelijk bereikbaar. Zo worden we echt volledig ontzorgd, waardoor onze focus kan liggen op onderwijs in plaats van op ICT.”

In coronatijd is goede communicatie daarnaast essentieel gebleken, zo sluit Ed af: “Als communicatieafdeling hebben wij onze scholen optimaal kunnen ondersteunen. De beschikbaarheid van goedwerkende ICT-systemen is daarbij onmisbaar.”

Betekenisvolle toekomst

Over de samenwerking met Ictivity zijn Rutger en Ed dan ook erg te spreken. “De samenwerking met Ictivity is open, transparant en gebaseerd op vertrouwen”, leggen ze uit. “Ze komen beloftes na. Het voelt echt als een partnership in plaats van een klant-leverancierrelatie. Als onderwijsinstelling zijn wij behoorlijk vooruitstrevend. Ictivity sluit hier naadloos op aan. Ons motto is ‘we doen het gewoon, gedonder komt er toch’. Ictivity denkt met ons mee en daagt ons uit, altijd vanuit de klantbehoefte. Bijvoorbeeld wat betreft het verder automatiseren van repeterende taken. We doen het echt samen.”

De toekomst ziet er dan ook betekenisvol uit. Rutger: “Samen met Ictivity hebben we de afgelopen periode een hele sterke basis neergezet. De manier waarop ICT nu is ingericht binnen Aloysius zorgt ervoor dat wij niet met ICT, maar met vernieuwing van het onderwijs en sociale interactie bezig kunnen zijn. De huidige IT-omgeving ondersteunt daarnaast hybride werken binnen onze organisatie. Naarmate we verder komen in onze samenwerking, zal deze steeds meer verschuiven richting innovatie en ontwikkeling. Ik kijk uit naar de mooie dingen die we samen gaan realiseren om het onderwijs nóg een stuk innovatiever en beter te maken.”

Slim automatiseren: Dukers & Baelemans organiseert moeiteloos 1.500 trainingsdagen

Door
Ido Kramer
-
0
Slim automatiseren: Dukers & Baelemans organiseert moeiteloos 1.500 trainingsdagen

Dukers & Baelemans is een opleidingsinstituut voor finance professionals. Jaarlijks organiseert de opleider zowel online als op locatie duizenden trainingsdagen voor hun veertig opleidingen. Het organiseren van al deze trainingsdagen werd gedaan door twee planners die fulltime de puzzel van docenten, locaties en data bij elkaar legden. De manier waarop ze dit deden was echter té tijdrovend en omvatte veel handmatig uitzoekwerk. Om daar verandering in te brengen en het proces te automatiseren, besloten ze de handen ineen te slaan met het productiviteitsteam van Ictivity. Moniek Copal, projectmanager bij Dukers & Baelemans, vertelt erover.

De puzzel leggen

Dukers & Baelemans organiseert jaarlijks 1.500 klassikale trainingsdagen op vijftien verschillende locaties in Nederland. “Dat is een hele organisatie”, vertelt Moniek. “Onze planners moeten meerdere factoren bij elkaar brengen. Dit gaat om de keuze uit 65 docenten, de expertise van de docenten, waar ze vandaan komen, wanneer ze beschikbaar zijn en wanneer welke fysieke locatie beschikbaar is.”

Dat betekende dat de planners data uit allerlei verschillende bronnen bij elkaar moesten brengen. Denk aan een Excellijst met de expertise van docenten en AFAS waarin de woonplaats van docenten stond opgeslagen. Met behulp van Google Maps werd vervolgens handmatig de afstand van de woonplaats naar de trainingslocatie berekend. Bleef dat binnen de perken? Dan werd de docent gevraagd naar zijn/haar beschikbaarheid. Kon de docent niet? Dan begon dit proces van voor af aan. “Soms wel tot zes keer voordat een beschikbare docent gevonden was”, vertelt Moniek. “Met als gevolg dat de planners geregeld het overzicht kwijt waren en er dubbele boekingen ontstonden. Het was een arbeids- en tijdintensief proces dat we wilden optimaliseren en automatiseren.”

Alles in één applicatie

Dat Ictivity bij deze wens werd aangehaakt was geen toeval. “We werken al langer met ze samen, waardoor deze stap een mooie doorontwikkeling in ons partnership vormde. Samen met Ictivity en de twee planners zijn we aan de slag gegaan om de wensen en eisen in kaart te brengen voor een andere werkwijze”, licht Moniek toe. “Ook de docenten hebben we hierin betrokken via interviews en enquêtes. Zij wilden vooral op een gemakkelijke manier hun beschikbaarheid doorgeven en minder (onnodige) verzoeken in de mail ontvangen. Op basis hiervan adviseerde Ictivity ons om dit alles te borgen in één applicatie.”

“Ictivity adviseerde ons om het hele proces te borgen in één applicatie.”

Via het Microsoft Power Platform is Ictivity vervolgens aan de slag gegaan met het bouwen van de applicatie, waar na vijftien ontwikkeldagen een eerste versie van op poten stond. “Het belangrijkste onderdeel van deze app is het Power BI dashboard. Hierin komt data uit SharePoint samen, wat planners inzicht geeft in de puzzelstukjes die ze bij elkaar moeten brengen voor een trainingsdag”, vertelt Moniek. “De docenten werken ook in deze app om hun beschikbaarheid door te geven. Zij krijgen vanuit de app automatisch een e-mailverzoek voor een training met een bevestig- of weigerknop, waarna het antwoord direct in het systeem wordt vastgelegd. Hierdoor kunnen de planners een historie aanmaken en dubbele boekingen voorkomen.”

Moeiteloos organiseren

Nu de applicatie twee maanden wordt gebruikt door planners en docenten, zijn de resultaten duidelijk merkbaar. “We zijn veel minder tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste docent”, vertelt Moniek. “Het dashboard laat dit nu zien. Hier zijn we heel blij mee, want het heeft ons een tijdbesparing van acht uur per dag opgeleverd waardoor onze planners zich niet uitsluitend meer op de organisatie van trainingen hoeven te richten.”

“Het heeft ons een tijdbesparing van acht uur per dag opgeleverd.”

Daarnaast is de service naar de docenten geprofessionaliseerd. “Dankzij het dashboard wordt er veel meer rekening gehouden met de afstand die ze moeten afleggen naar een trainingslocatie en omdat docenten nu zelf hun beschikbaarheid doorgeven, krijgen ze alleen trainingsverzoeken op de momenten dat ze daadwerkelijk beschikbaar zijn. Dit heeft geresulteerd in slechts 5 procent aan afwijzingen, terwijl dit eerst 40 procent was.”

Aan de app krijgen

De komende tijd staat in het teken van het verder aanpassen en optimaliseren van de applicatie om het zo goed mogelijk af te stemmen op de wensen van de opleider. “We kijken ernaar uit om de applicatie de komende periode te koppelen aan AFAS, zodat we ook de handmatige handeling van het opzoeken van de woonplaats van de docent uit het proces halen”, vertelt Moniek. “En ook adoptie onder docenten blijft een mooie uitdaging. De docenten die de applicatie gebruiken zijn in ieder geval heel enthousiast. Ik ben ontzettend blij dat we samen met Ictivity deze stap hebben gezet.”

Ictivity’s productiviteitsteam

Werkzaamheden slim inrichten, dat is waar het bij productiviteit om draait. Tools kunnen daarbij van grote waarde zijn. Rapportages maken op basis van een overzichtelijk dashboard gaat een stuk sneller dan verschillende Excelfiles doorzoeken. Een vereiste voor productiviteit is wel dat tools op de juiste manier ingezet en gebruikt worden. In de praktijk zien we dat er bij de meeste organisaties op het gebied van gebruik en/of inzet van applicaties nog een effectiviteitslag te slaan is. Dat is waar Ictivity’s productiviteitsconsultants zich mee bezig houden. Zij helpen je op dit gebied graag vooruit, net als bij Dukers & Baelemans. Want soms zie je door de bomen het bos niet meer, of weet je niet welke route voor jouw organisatie of team de beste is. Een nieuwe applicatie of dashboard ontwikkelen, gebruikmaken van onze templates of behoefte aan een training om zelf met het vereenvoudigen van processen aan de slag te gaan? Ons productiviteitsteam staat voor je klaar.

 

Creatief innovatief: Pleyade transformeert naar volledige IT-outsourcing

Door
Ido Kramer
-
0
Creatief innovatief: Pleyade transformeert naar volledige IT-outsourcing

Voor liefdevolle ouderenzorg op maat, ben je bij zorgverlener Pleyade op het juiste adres. Zowel aan huis, als op zestien zorg- en twee kantoorlocaties, zetten zo’n 1.500 medewerkers en 400 vrijwilligers zich in om bewoners en cliënten te ondersteunen in het dagelijks leven. Goedwerkende IT is hiervoor een vereiste; de zorgmedewerkers bij Pleyade doen een beroep op IT-voorzieningen voor het raadplegen van online cliëntendossiers, communicatie met naasten, opvragen van medicatielijsten en administratie. Dit soort werkzaamheden verliepen echter niet altijd op een efficiënte manier, mede door een sterk verouderde IT-omgeving. Het werd tijd om dit naar het hier en nu te brengen, passend bij de visie van Pleyade. Remko Meek, manager bedrijfsvoering bij Pleyade, en Ronald van de Beeten, service manager ICT bij Pleyade, vertellen hoe ze dit samen met Ictivity aanpakten.

Creatief innovatief

De IT-omgeving van Pleyade was volledig in eigen beheer en traditioneel vormgegeven. Er was al enige tijd niet geïnvesteerd in vernieuwingen. Ronald vertelt: “De hardware had de beste tijd gehad en diverse besturingssystemen kregen geen support meer. Ooit was het state of the art, maar inmiddels was onze omgeving zodanig verouderd dat het risico’s met zich meebracht.” “Bovendien beperkte het ons in het realiseren van een goede gebruikerservaring”, vult Remko aan. “Geregeld kwamen er klachten van medewerkers over de traagheid en beschikbaarheid van systemen.”

Dat rijmde niet met Pleyades strategie van innovatieve ouderenzorgorganisatie. “Je komt uiteindelijk niet meer mee als je alles op IT-gebied zelf blijft organiseren. Het beperkte ons in de doorontwikkeling van onze organisatie. De samenwerking met Ictivity was daarom een strategische keuze. Als Pleyade willen we creatief innovatief zijn. Dit doen we onder andere met het Pleyade Innovatie Team (PIT), waarin we samen met de TU/Eindhoven werken aan innovatieve zorgoplossingen en -domotica, zoals LivingMoments; een manier voor familie en naasten om vanuit een applicatie (digitale) ansichtkaarten te versturen die bewoners op hun woonlocatie ontvangen. De vorm van onze ICT-organisatie met alles in eigen beheer paste niet bij deze ambitie. We waren onvoldoende wendbaar en miste ontwikkelingen in de markt.”

Geen one size fits all

Na een marktuitvraag viel de keuze voor een strategische partner uiteindelijk weloverwogen op Ictivity. “Ictivity bedient meer zorg- en ouderenorganisaties en begrijpt daarom wat er speelt. Dat was voor ons belangrijk in de keuze”, vertelt Ronald. “Ook zijn ze niet van one size fits all”, vult Remko aan. “Ze denken vanuit gebruikersperspectief met ons mee over hoe we de dienstverlening kunnen verbeteren en zijn niet bang of terughoudend om maatwerk toe te voegen. Daar ligt voor mij de toegevoegde waarde om met Ictivity samen te werken. Dat je niet slechts klant-leverancier bent, maar elkaar verder brengt en vanuit gelijkwaardigheid een stip op de horizon zet en een weg inslaat.”

“De toegevoegde waarde van Ictivity is dat er veel ruimte is om vanuit gelijkwaardigheid een weg in te slaan en elkaar echt verder te brengen.”

Grote transformatie

Vanuit die gezamenlijke stip op de horizon werd de transitie gestart om de gehele IT-afdeling van Pleyade te moderniseren en in beheer van Ictivity te brengen. Nieuwe werkplekken met Office 365 werden geïnstalleerd, data werd gemigreerd, een servicedesk werd ingericht en de IT-security werd vernieuwd. Ronald: “Daarnaast hebben we een stukje maatwerk toegepast, zodat de helpdesk een helpende hand kan bieden bij toegangscontrolebeheer en vraagstukken rondom zorgdomotica. Dit zijn voor ons belangrijke onderwerpen.”

Naast het technische aspect van de transitie, was goede adoptie van de nieuwe omgeving onder medewerkers bij Pleyade van groot belang. “De ommezwaai die we moesten maken was immens”, vertelt Remko. “Dit legde veel druk op het adoptieplan. Het belangrijkste voor ons is dat de zorgmedewerkers positief zijn over de nieuwe werkplekken en dat het hun daadwerkelijk verder helpt in hun werkzaamheden. Adoptie was en is daarom het speerpunt in de gehele transitie. Maar dan heb je het over adoptie onder ruim 1.500 medewerkers; de één digivaardiger dan de ander, en verspreid over achttien locaties. Het was erg complex.” Op alle Pleyade-locaties zijn daarom ambassadeurs opgeleid; een doorsnede van Pleyade-medewerkers, die samen met de communicatie-afdeling en experts vanuit Ictivity het adoptietraject vormgaven. “We zijn achtereenvolgens per (woon)locatie overgestapt naar de nieuwe werkplekken”, licht Remko toe. Ronald: “Op alle overgangsdagen waren er vanuit Ictivity medewerkers op locatie en eCoaches beschikbaar om proactief vragen te beantwoorden. Dat was een belangrijk punt van het adoptieplan. Het was een enorme effort van ons allemaal.”

Veilig en modern

Dankzij een half jaar hard werk, ligt het grootste deel van Pleyades IT-omgeving nu in beheer van Ictivity, op functioneel applicatiebeheer na. “Ictivity is nu single point of contact (SPOC) en doet heel veel voor ons”, licht Ronald toe. “Alle technische risico’s zoals datalek- en inbreukrisico’s zijn onder andere door single sign-on van gebruikers geminimaliseerd. We hebben een IT-omgeving waarin alle belangrijkste componenten in de gaten worden gehouden door geautomatiseerde systemen. Hiermee hebben we beter zicht op wat er draait en kunnen we veel makkelijker inspelen op securitygebeurtenissen. Zo zijn we van veelal reactief bezig zijn, naar proactief, voorspellend en preventief gegaan.”

Bovenal zijn de digitale werkplekken voor de medewerkers flink gemoderniseerd. “We zijn pas een aantal maanden live, maar de gebruikerservaring is al enorm verbeterd,” vult Remko aan. “Met Ictivity als SPOC hebben de gebruikers slechts één telefoonnummer nodig om incidenten in de gehele IT-omgeving, inclusief zorgdomotica, te melden. En omdat ze vanuit één portaal werken, weten ze beter de weg te vinden in de systemen. Het is immers een stuk prettiger werken in en met moderne applicaties als OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams, enzovoort. Dat heeft ons veel gebracht. De komende periode gaan we ons richten op het nog beter ondersteunen van de medewerkers vanuit deze applicaties.”“Ictivity doet heel veel voor ons. Hierdoor zijn alle technische risico’s geminimaliseerd en is de gebruikerservaring enorm verbeterd.”

Netwerk as a Service

Momenteel zit Pleyade met Ictivity middenin een volgend project voor vernieuwing van het netwerk. “Uitbesteding aan 4IP is uiteindelijk het doel”, aldus Ronald. “Ook willen we parallel hieraan onze apparatuur, zoals smartphones en tablets, vervangen en overzetten naar Device as a Service (DaaS). Ictivity heeft het in eerste instantie as is overgenomen, maar ook hier moet het nodige vervangen worden om goede kwaliteit te blijven borgen. Dit gaan we op korte termijn realiseren en dan hebben we echt alles uitbesteed.” Remko: “Het blijft daarnaast belangrijk om te focussen op hoe we als organisatie de bewoner nog beter ondersteunen. Dat valt en staat met de match van onze IT-systemen met de behoeften van de medewerkers. En dat vraagt om een continue dialoog met Ictivity om elkaars taal zo goed mogelijk te spreken en ruis op de lijn te voorkomen. De komende tijd gaan we hiervoor met onze ambassadeursgroep en met Ictivity nieuwe prioriteiten vormgeven. Ik kijk ernaar uit.”

 

RIBW Nijmegen & Rivierenland zet de stap: van alle IT in eigen beheer naar regieorganisatie

Door
Ido Kramer
-
0
RIBW Nijmegen & Rivierenland zet de stap: van alle IT in eigen beheer naar regieorganisatie

De RIBW Nijmegen & Rivierenland is een instelling voor de begeleiding van mensen met een ernstige psychische kwetsbaarheid. In de regio’s Nijmegen, Rijk van Nijmegen en Rivierenland ondersteunt de RIBW bij wonen, dagbesteding en werk. Om de kennis die nodig is op ICT gebied te kunnen bieden, heeft de RIBW ervoor gekozen om deze uit te besteden aan een externe IT partner. Er is gekozen voor Ictivity.

IT als dienst

IT speelt een belangrijke rol in het primair zorgproces van de RIBW. Denk aan het registreren van de geboden zorg en het delen van informatie, zowel intern als met andere zorgverleners. “Onze IT-omgeving kon een upgrade gebruiken. De systemen waren verouderd en we werkten nog met vaste werkplekken”, legt Stefan Appelhof uit, senior adviseur ICT en CISO bij RIBW. “Daarnaast hadden we alle systemen en applicaties in eigen beheer. We schaften licenties aan voor meerdere jaren, voor een vastgesteld aantal gebruikers en apparaten. Hierdoor betaalden we altijd voor hetzelfde eigenaarschap en was af- of opschalen niet mogelijk.”

Stefan: “We willen betalen voor gebruik en daarmee meer wendbaarheid en flexibiliteit krijgen in ons IT-systeem, de werkplekken en het kostenpatroon. Daarom besloten we in 2018 om IT in de breedste zin van het woord als dienst te gaan afnemen, zodat ons IT-team de ruimte krijgt om zich te richten op de ondersteuning van onze zorgprofessionals. Dat is waar het uiteindelijk om draait.”

“We wilden meer wendbaarheid en flexibiliteit in onze IT-omgeving. Daarom besloten we IT in de breedste zin van het woord als dienst af te gaan nemen.”

Ictivity als beste partij

RIBW ging hiervoor op zoek naar een geschikte IT-partner. “We voerden gesprekken met onze ketenpartners over hun ervaringen met zo’n transitietraject. In die gesprekken kwamen drie IT-leveranciers naar voren waar we vervolgens mee hebben kennisgemaakt, waaronder Ictivity.” Om het transitieproject behapbaar te maken, is het opgeknipt in vier losse kavels: outsourcing van kantoorautomatisering, overzetten van een on-premise applicatielandschap naar een SaaS-omgeving, de mobiele telefonieoplossingen herinrichten en outsourcing van de infrastructuur. Stefan: “Ictivity kwam voor bijna alle kavels als beste uit de bus. Daarnaast beschikken ze als Veeam-partner over de juiste certificeringen. RIBW is ISO-gecertificeerd, dus was het een eis dat een potentiële partner ook over deze certificeringen beschikt. Dit samengenomen, maakte dat we het traject met Ictivity zijn aangegaan.”

“Ictivity kwam voor bijna alle kavels als beste partij naar voren. Daarnaast beschikken ze over de certificeringen die voor ons belangrijk zijn.”

Inrichting nieuwe IT-omgeving

Mei 2018 was het startsein voor de samenwerking en de herinrichting van de IT-omgeving. “We begonnen met het opstellen van een projectplan om te bepalen hoe we de nieuwe omgeving zo goed mogelijk konden inrichten voor onze eindgebruikers”, vertelt Stefan.

“De eindgebruikerstevredenheid stond centraal: single sign on staat bij ons hoog in het vaandel. Daarom hebben we met het technisch team van Ictivity de tweede kavel, de overstap naar een SaaS-omgeving, naar voren gehaald in het traject. Hierdoor konden we de nieuwe werkplekomgeving direct zo inrichten dat medewerkers via één tegel of met één klik in de juiste omgeving komen.”

Een belangrijke verandering in de nieuwe IT-omgeving is dat alle systemen, software en applicaties van RIBW nu in beheer zijn van Ictivity. “Ictivity is het single point of contact in onze IT-omgeving”, legt Stefan uit. “Ze zijn de schakel in het waarborgen dat wij voldoen aan de minimale systeem- en beveiligingseisen voor de nieuwe werkplekken. We behouden wel de regie, bijvoorbeeld met onze eigen Servicedesk voor vragen van onze medewerkers. Maar waar nodig kunnen we deze doorzetten naar Ictivity. Hiermee bieden we een 24×7 dienstverlening om onze IT-systemen altijd toegankelijk te houden voor onze professionals.”

“Ictivity is het single point of contact in onze IT-omgeving. Ze beheren al onze systemen, software en applicaties en vormen de schakel in het waarborgen dat we voldoen aan systeem- en beveiligingseisen.”

Nieuwe werkplekken op afstand implementeren

Met de nieuwe omgeving op poten, was het tijd om de eindgebruikers ermee kennis mee te laten maken en over te gaan tot implementatie. Voor de RIBW was het belangrijk dat dit zo min mogelijk impact zou hebben op de eindgebruikers. “We moesten vooraf goed nadenken over hoe we dit goed aanvlogen, zeker omdat we de implementatie dankzij de coronapandemie op afstand moesten doen”, legt Stefan uit. “Daarom hebben we met Ictivity niet alleen een technisch team samengesteld, maar ook een adoptieteam dat zich boog over de vraag hoe we medewerkers zo goed mogelijk konden meenemen in deze verandering. We konden gebruik maken van e-leanings en FAQ’s en hun ervaring met implementaties.”

“We hebben met Ictivity niet alleen een technisch team, maar ook een adoptieteam samengesteld om de eindgebruikers zo goed mogelijk mee te nemen in de verandering van IT-omgeving”.

Wat volgens Stefan het meest succesvol was in de adoptie van het nieuwe systeem, was het ‘voorproeven’. “We hebben er samen met Ictivity en onze hardware-leverancier voor gezorgd dat onze medewerkers vóór livegang een laptop thuisgestuurd kregen om de nieuwe omgeving alvast te zien en te gebruiken. Voor vragen konden ze terecht bij de e-coaches van Ictivity die op afstand beschikbaar waren.”

Uiteindelijk zijn de nieuwe werkplekken in mei 2021 succesvol live gegaan. Stefan: “Om niet continu opnieuw door de zure appel heen te bijten, kozen we voor een big bang. Al onze 56 locaties, zoals woningen en kantoren, zijn gelijktijdig overgegaan naar nieuwe werkplekken die draaien in het datacenter van Uniserver. Daarmee worden we flink ontzorgd. Onze werkplekken zijn beveiligd en op- of afschalen is waar nodig in een handomdraai gedaan.”

Meer regie en voorbereid op de toekomst

Het project is inmiddels een jaar onderweg en de resultaten liegen er niet om. Stefan: “Dankzij Ictivity beschikken we nu over een sterke IT-omgeving die onze doelen ondersteunt. Zo hebben we de soft- en hardware getransformeerd naar een dienst die we afnemen, waardoor onze IT-omgeving up-to-date is en blijft. Daarnaast heeft iedere medewerker een mobiele werkplek, wat meer efficiëntie en de nodige kostenbesparingen oplevert. We hebben dankzij Ictivity de regie gekregen die we wilden en zijn zo veel beter voorbereid op de toekomst.”

“We hebben dankzij Ictivity de regie gekregen die we wilden en zijn zo veel beter voorbereid op de toekomst.”

Stefan kijkt dan ook terug op een goede samenwerking. “Samen met Ictivity keken we continu naar hoe we elkaars expertise optimaal kunnen benutten om processen kort en bondig te houden, om onnodige ballast bij onze medewerkers te voorkomen. Daardoor hebben we veel van elkaar geleerd.”

De vervolgstappen voor het komende jaar zijn duidelijk: kavel 3 en 4 zijn aan de beurt. “We zijn op dit moment bezig met het uitvoeren van kavel 3, waarin we onze infrastructuur gaan outsourcen. Daarnaast starten we met de herinrichting van onze mobiele telefonie, kavel 4”, vertelt Stefan. “In beide projecten zal Ictivity een spil in het geheel blijven en als contactpersoon samenwerken met ons en onze andere leverancierspartners. Ik kijk ernaar uit om het project samen verder te brengen.”

Go-Tan geeft IT-omgeving meer pit met transitie naar stabiele, uniforme basis

Door
Ido Kramer
-
0
Go-Tan geeft IT-omgeving meer pit met transitie naar stabiele, uniforme basis

Bij familiebedrijf Go-Tan, beter bekend als dé foodloving Asian family van Nederland, staat lekker eten hoog in het vaandel. Vanuit de productiefaciliteit in de Betuwe werken zo’n tachtig foodlovers dagelijks aan de productie van de Go-Tan-producten zoals de bekende chili- en woksauzen. Ook na 68 jaar ondernemen staat de kwaliteit van de producten nog steeds voorop. Ingebakken in de pittige bedrijfscultuur zit daarom de vraag: waar kan het nóg beter? Daarbij kwam uiteraard ook de IT-afdeling aan de beurt. Deze kon wel wat ‘peper’ gebruiken om de visie van het bedrijf beter te ondersteunen. Als kersverse IT-partner van Go-Tan, was het aan Ictivity om hiervoor te zorgen. Richard Hoppenbrouwers, CFO bij Go-Tan, vertelt over het traject.

Het recept voor de juiste IT-partner

Bij een productiebedrijf zoals Go-Tan, speelt IT een cruciale rol in de bedrijfsvoering. Alles is gedigitaliseerd en aan elkaar verbonden. Het produceren van de producten moet 24/7 kunnen doorgaan en daarvoor moet er altijd vertrouwd kunnen worden op de IT-omgeving. “Om dat te waarborgen, zochten we een stabiele en toekomstbestendige IT-partner”, vertelt Richard.

Een belangrijk ingrediënt voor een nieuwe samenwerking was betrouwbaarheid. “Gezien de cruciale rol voor de productie, moet een partner ons het gevoel geven dat onze IT-omgeving in veilige handen is”, licht Richard toe. “Daarbij komt dat het werk bij Go-Tan zich niet alleen op werkdagen tussen negen en vijf afspeelt. Een partij moet 24/7 dienstverlening kunnen bieden.”

Deze garanties kreeg Go-Tan door te kiezen voor Ictivity. Richard: “De meeste IT-dienstverleners doen ongeveer hetzelfde. Het gaat daarom in de keuze om zaken als prijsstelling en beschikbaarheid, maar voor ons vooral om de mensen áchter de partij. Er moet een klik zijn en je moet op ze kunnen bouwen. De vraag was welke partij het beste bij ons past, bijvoorbeeld qua schaalgrootte, zodat we de aandacht krijgen die nodig is. De match met Ictivity was op dit vlak gewoon het beste.”

“Er moet een klik zijn en de partij moet qua schaalgrootte bij ons passen. De match met Ictivity was op dit vlak gewoon het beste.”

Op stoom komen

De samenwerking met kersverse IT-partner Ictivity begon met het op orde brengen van de basis van de IT-omgeving. De aanpak hiervoor was vervangen wat verouderd was, hergebruiken en opnieuw inzetten waar mogelijk, en wat ontbreekt nieuw toevoegen. “Er waren verschillende dingen nodig om weer op stoom te komen”, licht Richard toe. “Het creëren van geautomatiseerde, uniforme werkplekken voor onze kantoormedewerkers was hier een belangrijk onderdeel van.” Samen met Ictivity is daarom ingezet op standaardisatie van de werkplekken: eenzelfde laptop voor iedereen, werken met Office 365 en in grotendeels dezelfde applicaties. Het belang hiervan werd snel duidelijk toen Corona om de hoek kwam kijken. “Dit project kreeg toen direct extra smaak, aangezien onze kantoormedewerkers met hun nieuwe werkplekken vanuit huis konden doorwerken.”

Hybride omgeving

Uniek aan de implementatie van Go-Tans nieuwe IT-omgeving is dat een groot deel on premise is gehouden. “Dit was een bewuste keuze. Onder andere vanwege het kostenplaatje, aangezien we de apparatuur al hadden staan om on premise te draaien”, licht Richard toe. “Het was ook een veiligheidsoverweging. Gaan we onze belangrijkste applicaties in de cloud zetten? Daar voelde niet iedereen zich comfortabel bij. Bovendien moest de IT-omgeving dicht bij ons productieproces blijven staan.”

In overleg met Ictivity werd het daarom een mix: zaken die zichzelf bewezen hebben – zoals Office 365, fileservices en applicaties – naar de cloud brengen en de aansturing van de productie en alles eromheen on premise houden. Richard: “We hebben stappen gezet richting de cloud waar het goed voelde, maar de core staat vanwege de productie en het belang ervan on premise. Daar hebben we zelf in geïnvesteerd.”

Stabiel maar flexibel

De overgangsperiode naar de nieuwe werkplekken was met vlagen pittig, mede dankzij de coronacrisis. Maar dat gooide geen roet in het eten voor een mooi resultaat. “Omschakelen naar een nieuwe partij is altijd wennen”, vertelt Richard. “Je moet de relatie opbouwen, er komt een transitieperiode aan en er is wellicht nog ruis op de lijn. Wat heel prettig was om te merken, is dat we gezamenlijk de schouders eronder hebben gezet en dat zowel wij als Ictivity toegewijd waren aan het volgen van het recept, ofwel het realiseren van de nieuwe omgeving. Die visie hebben we samen met Ictivity altijd voor ogen gehouden. Ze stonden altijd paraat.”

“Het was prettig om te merken dat zowel wij als Ictivity toegewijd waren aan het volgen van het recept, ofwel het realiseren van de nieuwe omgeving.”

Inmiddels is de IT-omgeving van Go-Tan overgezet naar een stabiele omgeving die de dynamiek van Go-Tan ondersteunt. Werkplekbeheer, monitoring en service op afstand zijn in handen van Ictivity. “In de basis hebben we nu een stabiel platform”, vertelt Richard. “We kunnen het platform makkelijker en sneller uitbreiden om bijvoorbeeld nieuwe medewerkers aan te haken. Die flexibiliteit hadden we in onze vorige IT-omgeving niet.”

De toekomst van het koken

Met de werkplekken in handen van Ictivity, kan Go-Tan zich volledig focussen op de productie en verdere innovaties op dat gebied. Zo is het bedrijf bezig met automatisering en robotisering. Sterker nog, de eerste kookrobot ‘loopt’ al rond op de productievloer. Tante Net heet ze, vernoemd naar een echte tante in de Go-Tan-familie. “Als ze volledig is ingeburgerd, gaat deze robot ons helpen om meer en sneller te koken en zo efficiënter te produceren” legt Richard uit. “Het is de toekomst van het koken. Maar omdat ze nog in de kinderschoenen staat, is hier veel tijd en aandacht voor nodig. Een stabiel IT-platform is belangrijk om te kunnen focussen op dit soort innovaties. Ictivity zorgt ervoor dat wij kunnen doen wat we moeten doen: up-to-date, stabiel én innovatief blijven in onze productie.”

“Ictivity zorgt ervoor dat wij kunnen doen wat we moeten doen: up-to-date, stabiel én innovatief blijven in onze productie”.

Ook over nieuwe projecten voor de IT-omgeving wordt nagedacht. Richard: “We willen samen met Ictivity een toekomstvisie gaan uitstippelen en na gaan denken over waar we in onze IT-omgeving verdere verbeteringen en innovaties kunnen doorvoeren. Ik ben dan ook erg blij met Ictivity. We passen goed bij elkaar en ze staan altijd voor ons klaar. Het gaat in partnerships niet alleen om de inhoudelijke, maar vooral om de relationele kant. Als al dit soort vinkjes gezet worden, heb je een prima club aan je gebonden. Op naar een smaakvolle samenwerking!”

 

Ictivity implementeert moderne werkplek voor woCom

Door
Ido Kramer
-
0
Ictivity implementeert moderne werkplek voor woCom

Van vaste werkplekken op kantoor overgaan naar hybride werken, zodat iedereen met laptops en mobiele telefoons zijn werk kan doen: dat was de doelstelling van woningcorporatie woCom. Met grote bevlogenheid van mensen uit de eigen organisatie en de expertise van Ictivity, werkt woCom nu hybride. De Omnia Workspace van Ictivity en een uitgebreid adoptietraject stonden aan de wieg van deze nieuwe manier van werken.

In technische bochten wringen

WoCom biedt als sociale huisvester een thuis aan ruim 17.000 mensen in Helmond en vijf andere gemeenten in Noord-Brabant. Daarnaast streeft woCom naar het creëren van werkplezier voor medewerkers. De behoefte van medewerkers is om altijd en overal te kunnen werken, dus daar moest de werkplek op aangepast worden. Met vaste pc’s en kleine kamertjes op kantoor, was er een flinke omslag te maken. Hoewel de behoefte aan flexibel werken al een tijd bestond, gaf Covid-19 het doorslaggevende zetje, vertelt Tonny van der Putten, projectleider bij woCom. “Tijdens de eerste coronalockdown moesten we veel kunst- en vliegwerk uithalen om mensen vanuit huis te laten werken. We moesten ons technisch in allerlei bochten wringen om dat te realiseren. Na een jaar corona beseften we dat we het anders wilden doen. We wilden hybride werken mogelijk maken en startten het project ‘de moderne werkplek’.”

Zachte landing in digitale werkplek

Met Ictivity als partner haalde woCom de kennis in huis om medewerkers van een hybride werkplek te voorzien. “Voor ons is het erg belangrijk dat een partij niet alleen de technische knowhow heeft, maar ook weet hoe je een zachte landing maakt als organisatie”, gaat Tonny verder. “Een moderne werkplek betekent meer dan medewerkers voorzien van een laptop en mobiele telefoon. Je wil ze meenemen in hun nieuwe werkomgeving, zodat ze weten hoe het werkt en wat ze ermee kunnen. De persoonlijke aanpak van Ictivity, waarin gebruikers centraal staan, sluit goed aan op onze visie van hoe een digitale werkplek eruit zou moeten zien.”

Lopend vuurtje

WoCom en Ictivity stelden samen een plan van aanpak op, waar een uitgebreid persona-onderzoek aan vooraf ging. “Met het onderzoek gaven we medewerkers de ruimte om hun verhaal te doen”, legt Tonny uit. “Om te vertellen hoe ze het liefst werken en hoe hun werkomgeving eruit moet zien. We weten nu wat ze vinden van thuiswerken en hoe ze het liefst op kantoor werken. Deze informatie is gebruikt om de inrichting van de werkplek aan te laten sluiten op de behoeften van medewerkers.” Nadat ook het management was overtuigd van het plan van aanpak, kon het projectteam van start. Daarbij was hoge betrokkenheid vanuit de organisatie. Tonny vertelt: “Er waren een aantal ambassadeurs binnen woCom die enthousiast waren over het project en het leuk vonden om ermee aan de slag te gaan. De aanpak deden we gefaseerd, opgedeeld in vier groepen.” Bij het overboord gooien van de traditionele werkwijze hoort namelijk ook een file server migratie. Tonny geeft toe dat ze daar van tevoren best tegenop zagen en dat ook medewerkers het spannend vonden. “Nadat medewerkers overtuigd waren van het nut, ging het team Financiën vol goede moed aan de slag. Dat werd een succesverhaal wat als een lopend vuurtje door de organisatie ging. Andere collega’s hoorden hoe fijn het is om in een opgeschoonde en opgeruimde werkomgeving te werken. En dat er altijd nog een back-up is om op terug te vallen. De andere drie groepen doorliepen vervolgens hetzelfde traject, en zo werd het plus, op plus, op plus. We konden bijna niet geloven dat het echt allemaal zo goed ging.”

Van en voor de mensen

Het succes van het hele project zit hem in de persoonlijke aanpak, vindt Tonny. “Het is een oplossing van en voor de mensen, niet van het team Informatisering & Automatisering. We wilden niet als technische mensen iets bedenken en oplossen, maar iets neerzetten waar iedereen achter staat. Dat is echt gelukt. Samen met Ictivity zetten we de eerste stappen in het toepassen van een persoonlijke aanpak. Doordat een aantal medewerkers zo enthousiast was, is de bal steeds sneller gaan rollen. Wekelijkse vragensessies droegen daaraan bij. Ambassadeurs konden vragen ophalen op de werkvloer en antwoorden terugbrengen. Daarnaast was er vanuit Ictivity een floorwalker aanwezig die een goede klik had met de organisatie. Zo bleef het enthousiasme continu aanwezig.”

“Dat het intern allemaal zo lekker liep, kwam mede door de soepele samenwerking met Ictivity, gaat Tonny verder. “Ze staan open voor wat wij als organisatie vinden en komen met ideeën. Ze leggen geen dingen op, maar luisteren naar wat wij willen bereiken. Dat is heel fijn, want van tevoren weet je niet zo goed waar je naartoe gaat. Ictivity heeft ons geholpen om richting te geven, zonder dat ze daar zelf invulling aan gaven.”

Steeds positief verrast

Tonny is positief verrast over het gemak waarmee alles is verlopen. “Aan de voorkant vond ik het allemaal best spannend. We hadden ook nog te maken met corona waardoor we veel op afstand moesten doen en via Teams moesten werken. Toch konden we gewoon een goed project draaien, dat heeft me echt verbaasd. We hadden ook zorgen of we wel genoeg tijd hadden om over te gaan naar de nieuwe infrastructuur. We zijn erg tevreden over de manier waarop Ictivity daarbij heeft geholpen. Je kan echt merken dat ze dit vaker hebben gedaan. Natuurlijk heeft het ook geholpen dat er binnen woCom mensen zijn opgestaan en de kar hebben getrokken op allerlei onderdelen. Zij hebben in grote mate bijgedragen aan het succes van dit project. Dat heeft ons verrast, maar misschien ook weer niet. Het is ook wel weer typerend voor onze medewerkers. Eenmaal overtuigd, zetten ze de schouders eronder.”

Hybride werkplek op kantoor

De medewerkers van woCom beschikken nu allemaal over een eigen laptop en telefoon en de bestanden zijn overgezet naar SharePoint en OneDrive. “Straks gaan we verder met het neerzetten van Teams”, zegt Tonny. “Maar we zetten niet alleen stappen op het technische vlak. Ook in het kantoor gaan we dingen veranderen. Minder kamers en het creëren van ontmoetingsplekken en concentratieruimtes. Hybride werken zal blijven en het is belangrijk dat we het kantoor daarop aanpassen. Zo sluit alles straks mooi op elkaar aan en dat draagt bij aan het werkplezier van medewerkers.”

12Pagina 1 van 2
12Pagina 1 van 2

ICT in de praktijk

Populaire categorieën

© Blogit - 2017