Waterschap Rivierenland is het eerste Nederlandse waterschap dat de complete generieke IT-infrastructuur outsourcet. Een uitgebreide marktconsultatie en een intensief selectieproces leidde tot een tienjarige overeenkomst met IT-dienstverlener Open Line. Daarnaast werden ook aanpassingen doorgevoerd in de interne organisatie van het waterschap.

Waterschap Rivierenland is één van de 21 Nederlandse waterschappen en behoort tot de top drie van het land. “Wij zijn met ruim duizend medewerkers actief in het gebied tussen de grote rivieren Rijn, Maas en Waal, en daarnaast de Linge. Onze regio loopt van de Duitse grens tot Dordrecht,” legt Richard Bremer, CIO bij Waterschap Rivierenland uit. “De drie belangrijkste taken van een waterschap zijn het beschermen tegen wateroverlast, het zuiveren van afvalwater en het peilbeheer. Dat laatste komt erop neer dat het beschikbare water goed wordt verdeeld in ons verzorgingsgebied.”

Bremer begon in 2017 als CIO bij het waterschap. “Ik startte na mijn aantreden met een onderzoek naar de volwassenheid van de IV/IT-organisatie. Hieruit bleek dat onze informatievoorziening, en dan met name de IT, kwetsbaarheden kende”, geeft de CIO aan. Dit terwijl een waterschap te maken heeft met tal van maatschappelijke, economische en technologische ontwikkelingen. “Zo vereist de klimaatontwikkeling dat we steeds sneller en adequater moeten kunnen reageren op extreme weersomstandigheden,” legt Bremer uit. Het waterschap werkt proactief mee met de energietransitie met als ambitie om in 2030 CO2 neutraal te zijn. Bremer: “Ook komen er steeds meer en steeds sneller wetten en regels op ons af waar we aan moeten voldoen. En stellen burgers en bedrijven terecht eisen aan de dienstverlening van het waterschap. En worden we steeds afhankelijker van technologie, en met name de IT wordt steeds complexer. Ook neemt het aantal cyberdreigingen toe.” Tot slot heeft ook een waterschap enerzijds te maken met een relatief grote uitstroom van de babyboomgeneratie en anderzijds een arbeidsmarkt die steeds krapper wordt.

Bremer liet een sourcingstrategie ontwikkelen, met als belangrijk resultaat de outsourcing van de generieke IT-infrastructuur. Een externe organisatie zou de servers, databases en netwerken beter kunnen onderhouden. De wens was daarbij het hele pakket, inclusief het eigendom van deze IT-infrastructuur, uit te besteden. Bremer: “We wilden de kwetsbaarheid, onder meer veroorzaakt door de toenemende cyberdreigingen, verminderen. Daarnaast willen we profiteren van de schaalgrootte van een dienstverlener. Het is, bijvoorbeeld, voor een waterschap duur om zelf een uitwijkvoorziening optimaal in te richten.” Tot slot was de intentie om de wendbaarheid van de organisatie te verhogen. “Ontwikkelingen gaan snel, zowel maatschappelijk als puur op het gebied van IT. Daar wil je direct op kunnen reageren.”

Het voorbereidende proces

Waterschap Rivierenland is een pionier. “We zijn het eerste waterschap dat de volledige generieke IT-infrastructuur uitbesteedt aan een externe partij,” vertelt Bremer.

Toen de sourcingstrategie eenmaal was bepaald, begon het zorgvuldige proces dat uiteindelijk tot de uitbesteding heeft geleid.

Eerst voerden Bremer en zijn team gesprekken met andere waterschappen, Rijkswaterstaat, en het Shared Service Center van Binnenlandse Zaken over de mogelijkheden van uitbesteding. Op basis van de informatie die tijdens de gespreken werd verzameld werden voorbereidingen getroffen voor de outsourcing aan een externe partij.

“Dat gebeurde langs twee lijnen”, geeft Bremer aan. Ten eerste startte een marktoriëntatie als onderdeel van een Europese aanbesteding via het concept van een concurrentie gerichte dialoog en daarnaast speelde het voorbereiden van de interne organisatie. Het was al snel duidelijk dat een aantal mensen in de organisatie bij een uitbesteding een andere rol zou krijgen. “We hebben veel tijd uitgetrokken voor het laten landen van onze strategie.” Er werd bij het waterschap onder meer een regie-organisatie opgezet. “Dat team is nieuw”, geeft de CIO aan. “Ik wilde de eigen professionaliteit van de interne dienstverlening verhogen en de leveringsprocessen verzakelijken.”

De selectie van de partner

Het waterschap ging bij de selectie van de outsourcingpartner niet over één nacht ijs, herinnert Roland Kieboom, COO bij Open Line zich. “We zijn meer dan een jaar intensief met elkaar in gesprek geweest.” Het begon met een marktconsultatie, vervolgens werd een RFI opgesteld, die werd gevolgd door een aantal intensieve dialoog- en verdiepingssessies. “Tijdens die sessies werd de uitvraag voor beide partijen steeds scherper, mede door inhoudelijke sessies met de architecten en de businesskant van het waterschap.”

Bremer beaamt dit. “We formuleerden een pakket wensen en eisen voor de overgebleven vier kandidaten, die daarop konden reageren. Dit leidde tot goede gesprekken waarin we alle mogelijke aspecten samen onderzochten. Zo was een van onze vragen ‘wat zouden jullie zelf in ons geval doen?’”. Op deze manier kregen we een goed beeld van bewezen best practices die momenteel een haalbaar ambitieniveau bepalen bij een uitbesteding. Opdrachtgever en opdrachtnemer hebben elkaar op die manier goed leren kennen. Kieboom: “Je vraag elkaar eigenlijk ten huwelijk, je moet echt goed bij elkaar passen.”

Op basis van deze uitgebreide gedachtenuitwisseling won Open Line de deal. Bremer geeft aan daarmee heel blij te zijn. ”Qua organisatie past Open Line goed bij ons.” Kieboom stelt dat Waterschap Rivierenland als organisatie goed aansluit op de cultuur en ambitie van Open Line. “We werken graag in omgevingen waar de IT maatschappelijke impact heeft. Denk daarbij naast Waterschappen aan gemeentes, zorginstellingen en logistieke organisaties.” Naast Waterschap Rivierenland werkt Open Line intensief samen met nog twee andere waterschappen die hun beheer gedeeltelijk hebben uitbesteed.

De match ging echter verder dan de goede culturele fit. Kieboom: “We snappen de business van een waterschap goed. Belangrijk is te onderkennen wat de momenten van de waarheid zijn voor een waterschap en welke consequenties dat heeft voor de IT-organisatie.” Daarnaast bood Open Line ook technisch een hele goede invulling. “In ons aanbod kan het waterschap in heel korte tijd voldoen aan de door henzelf gestelde doelstellingen onderliggend aan de uitbesteding.” Bremer is het daarmee eens. “De keuzes die wij maakten bij de inrichting van onze omgeving sluiten aan bij de manier waarop Open Line omgevingen inricht. Dat maakt de overgang kleiner.”

De uitvoering

De daadwerkelijke samenwerking tussen Open Line en Waterschap Rivierenland is inmiddels gestart. Bremer: “We opereren daarbij volgens het ‘lift and shift’ principe. De data en applicaties uit ons rekencentrum worden als het ware opgepakt en bij Open Line neergezet.” Dit geschiedt in twee stappen: de eerste fase betreft het een-op-een overzetten van de omgeving. In de tweede fase vindt de daadwerkelijke transformatie plaats. Kieboom: “In deze fase van ‘continu verbeteren’ komen wij op basis van de gewenste Open Line (beheer)standaarden en best practices tot een aantal verbeter- en optimalisatieprojecten. Alles met als doel te komen tot de best mogelijke aansluiting op de door Waterschap Rivierenland gedefinieerde ambities.”

Die migratie zal half oktober afgerond zijn, vertelt de COO van Open Line, “nu lopen de nodige voorbereidingen. We nemen er samen de tijd voor, om op de afgesproken datum snel en efficiënt de laatste migratiestap te kunnen uitvoeren en de IT van Waterschap Rivierenland als managed dienst te gaan leveren.”

In de praktijk zal door Open Line veel beheer en ondersteuning remote worden uitgevoerd. “Het specialistische klantteam dat verantwoordelijk is voor de samenwerking met de twee andere waterschappen verzorgt ook de dienstverlening aan het Waterschap Rivierenland.”