De landelijke zorgorganisatie Allerzorg is met alle 1.500 werkplekken volledig gemigreerd naar Office365. Een ingrijpende operatie voor zowel organisatie als medewerkers, maar het is een ‘succesnummer’ geworden, volgens informatiemanager Ben den Broeder van Allerzorg. Winvision ondersteunde Allerzorg bij de overgang naar de cloudwerkplek. In de volgende fase worden meer functionaliteiten toegevoegd.

“In eerste instantie waren we met Winvision in gesprek over een ‘losse’ applicatie voor documentbeheer”, zegt Ben den Broeder. “Daarbij kwamen ook Office 365 en SharePoint ter sprake en dat was voor ons aanleiding om verder te kijken dan alleen naar het documentbeheer. We liepen al langer aan tegen de inflexibiliteit, beperkte schaalbaarheid en relatief hoge kosten van onze oude werkplekken. Daar wilden we in onze ambitie naar verdere digitale transformatie vanaf. Uiteindelijk werd dat de opdracht voor Winvision.”

Landelijk werkende zorgorganisatie

Allerzorg is opgericht in 2006 en is sindsdien snel gegroeid naar een landelijk werkende zorgorganisatie met ruim 1.500 medewerkers. De hoofdvestiging staat in Woerden. In heel Nederland zijn er kleine, zelfstandig opererende teams van verpleegkundigen en verzorgenden actief om zorg te verlenen op het gebied van wijkverpleging, kraamzorg, kindzorg, wondzorg, palliatieve zorg en specialistische zorg thuis.

Robbert Post, salesmanager Care van Winvision: “Allerzorg had lokaal gehoste Citrix-werkplekken en wilde over naar mobielere werkplekken, om zowel kantoormedewerkers als de vele ambulante zorgverleners betere digitale ondersteuning te geven voor hun werk. Er viel bovendien wel wat efficiencywinst te behalen in de digitale samenwerking tussen medewerkers en het stroomlijnen van processen. Daar zijn nu mooie slagen in behaald. In fase twee komt de uitrol van verdere (Microsoft-)faciliteiten, zoals Microsoft Teams en Microsoft PowerBI.”

Intensief en succesvol traject

“We zijn in april 2017 gestart en eind augustus waren de werkplekken volledig gemigreerd”, zegt Ben den Broeder. “Dat is snel gegaan, maar dat wilden we ook. Er waren nog wel wat security-issues met de oude omgeving, die we wel steeds goed konden oplossen, maar waar we toch snel vanaf wilden. Bovendien liepen de kosten van het oude systeem door. Daarbij stond het volgende ingrijpende project ook alweer op stapel: per 1 januari 2018 over naar een nieuw ECD. Daarvoor moesten de nieuwe mobiele werkplekken wel functioneren en ingeburgerd zijn.”

“Om de nieuwe werkprocessen goed te laten ‘landen’ hebben we vooraf een analyse gemaakt van de verschillende gebruikersgroepen en de diverse gebruiksscenario’s en hebben we medewerkers betrokken bij de veranderingen. Voor hen is er best wat gewijzigd, workflows lopen anders en in Office 365 ligt meer de nadruk op delen van bestanden dan mailen. Dat was even wennen en dat heeft de helpdesk in het begin ook gevoeld. Overigens geldt dat vooral voor de medewerkers op de kantoren, voor hen is Office 365 de dagelijkse ingang. Voor de meeste zorgverleners is het ECD de hoofdingang voor hun dagelijkse werk.”

Prettige en professionele samenwerking

Ben den Broeder is tevreden over de samenwerking met Winvision. “Het project is echt een succesnummer. We hebben in redelijk korte tijd zo’n 1.500 medewerkers overgezet op een nieuwe werkplek. In die intensieve periode liepen we ook wel tegen moeilijkheden op – zo liep het even mis bij het systeem voor de wachtwoorden – maar dat hebben we samen goed en snel opgelost. Wij zijn best een eigenwijze club, maar de samenwerking was prettig en professioneel. Het was een mooi avontuur met een goed einde!”