Aanbestedingen in de IT beginnen veelal met een opdrachtgever die een bedrijfsproces wil automatiseren. Hierbij gaat het dan om unieke, bedrijfskritische bedrijfsprocessen die het bedrijf of de organisatie onderscheidend vermogen verschaffen, en dus om maatwerksystemen. Maar maatwerksystemen en de gebruikelijke manier waarop aanbestedingstrajecten worden afgehandeld, gaan in wezen helemaal niet samen.
‘Kwaliteitscriteria’
Bij generieke bedrijfsprocessen en standaardpakketten zijn de specificaties over het algemeen vrij helder. En wanneer een organisatie een standaardpakket wil aanschaffen, vergelijkt het verschillende oplossingen met elkaar. Bij een standaardoplossing spitst het selectieproces zich met andere woorden volledig toe op de oplossing. Bij unieke processen en maatwerksystemen ligt dat duidelijk anders. Een systeem dat nog volledig moeten worden ontwikkeld, is lastig te beoordelen en te vergelijken. Omdat opdrachtgevers toch zoveel mogelijk risico willen uitsluiten, wordt een lange lijst van criteria opgesteld waaraan de IT-dienstverlener moet voldoen. Hierbij valt te denken aan onder meer organisatiegrootte, het ziekteverzuim en het opleidingsniveau van de medewerkers. In mijn ogen zijn dit echter slechts afgeleiden, het zegt niet écht iets over de kwaliteit van de leverancier. Wat dat betreft kan een opdrachtgever beter kijken of de IT-dienstverlener projecten in het verleden binnen tijd en budget heeft opgeleverd en of die systemen doen wat ze moeten doen. Een duidelijke focus op kanttevredenheid en prijs-kwaliteit dus.
Boterzacht
Een tweede manco van aanbestedingen, is dat de op zichzelf harde criteria boterzacht worden beoordeeld. In de praktijk is het zo dat een request for proposal (RFP) wordt gelezen en dat wordt gezegd ‘daarvan ben ik niet helemaal overtuigd’. Het fingerspitzengefühl speelt een grote rol. Van echte controle of een RFP wel naar waarheid is ingevuld, is geen enkele sprake. IT-dienstverleners kunnen zich beter voordoen dan dat ze zijn en opschrijven wat ze willen. In een tijd waarin IT-dienstverleners staan te springen om opdrachten, gebeurt dit ook veelvuldig. Het komt zelfs regelmatig voor dat een externe partij gevraagd wordt om een bepaalde expertise te leveren, omdat diegene die de opdracht gewonnen heeft, als het er op aankomt geen invulling kan geven aan de gestelde eisen. Het zijn dan ook lang niet altijd de IT-dienstverleners die het beste uitvoering kunnen geven aan een project die de opdracht winnen, maar de partij die een RFP het beste kan invullen. De beste tenderdesk wint. Goed beschouwd is dat natuurlijk volledig van de zotte.
Aanbestedingen puur op papier
De derde tekortkoming is dat aanbestedingen puur op papier worden afgehandeld. De opdrachtgever legt zo goed en gedetailleerd mogelijk vast wat het nieuw te ontwikkelen systeem moet kunnen, aan welke voorwaarden het moet voldoen en hoe het eruit moet zien. Maar de praktijk van maatwerkontwikkeling is toch wat minder rechtlijnig. Unieke processen en maatwerksystemen beginnen vaak met een vernieuwend idee dat zich over de tijd verder uitkristalliseert. Om het idee aan te scherpen en in te vullen, moeten nuances worden overgebracht. Er dient te worden doorgevraagd om te begrijpen wat de ander bedoelt. En dit kan per definitie niet op papier. Daarom zou ik graag zien dat men een meer agile manier van aanbesteden gaat volgen, waarbij opdrachtgever en IT-dienstverlener in een gesprek het te ontwikkelen systeem steeds scherper formuleren en tegelijkertijd helder krijgen wat ze aan elkaar hebben.
Innovatiekracht
De manier waarop aanbestedingen nu verlopen, werkt in de hand dat de grote partijen komen bovendrijven. Zij hebben speciale tenderdesks die het invullen van een RFP tot in de finesses beheersen. Het directe gevolg is dat opdrachtgevers in veel gevallen in zee gaan met een IT-dienstverlener die niet op de best mogelijke manier uitvoering kan geven aan het project. Bovendien leiden aanbestedingen op deze manier tot een rem op innovatie. Innovatie is immers iets wat over het algemeen niet bij de grote IT-dienstverleners vandaan komt, maar bij de kleine en middelgrote IT-dienstverleners. En juist bij unieke, bedrijfskritische systemen is de innovatiekracht van IT enorm belangrijk.
chapeau Eric, je slaat de spijker op zijn kop! Vaak heeft de beste tenderdesk niet de beste workforce. Sterker nog, ik durf te zeggen dat de organisaties die stevig investeren in tenderdesks vaak op andere vlakken nog wel eens een steekje laten vallen/ op andere vlakken vergeten te investeren of te innoveren.
Probleem wordt helder en herkenbaar geschetst. De wens vanuit de samenleving is dat wel transparant vanuit de overheid wordt aanbesteed. De vraag is dan welke procedure WEL recht doet aan de eisen van transparantie en objectiviteit? Aanbesteden op basis van kennis en competenties?