Alles is agile. En wie dat vandaag nog niet is, zal het snel worden. De markt is vol met agile coaches die hun agile diensten aanbieden aan niet-agile bedrijven, zodat die kunnen bijblijven in de concurrentiestrijd met hun agile concurrenten. Wat houdt die trend nu precies in? Wie gebruikt agile methoden in de dagelijkse praktijk en wat levert hen dat op?
De uitdagingen waarvoor ondernemingen vandaag de dag staan, zijn reusachtig: digitale transformatie, veranderende markt, globalisering, protectionisme en disruptieve businessmodellen. In dit tijdperk lijkt de agile aanpak – vooral in vergelijking met het vaak trage klassieke projectmanagement – een veelbelovende aanzet tot een oplossing te geven.
Een actueel onderzoek van softwareleverancier AEB en de Baden-Württemberg Cooperative State University (DHBW) laat zien dat volgens 84 procent van de ondervraagde experts toepassing van agile project management in logistiek en internationale handel concurrentievoordeel oplevert. Interessant: zelfs degenen die op dit moment geen agile aanpak willen inzetten, zijn merendeels die mening toegedaan. Twee derde van de deelnemers aan het onderzoek verwachten dat de agile aanpak het klassieke projectmanagement in logistiek en internationale handel op termijn volledig zal vervangen.
Agile projecten: efficiënt, snel, gunstig
Dat een agile aanpak concurrentievoordeel oplevert, komt door de hogere efficiëntie, kortere doorlooptijden en lagere kosten. Dat is tenminste wat het merendeel van de ondervraagde denkt. Maar liefst 87 procent van de experts verwacht dat agile projectmanagement efficiëntere processen oplevert. Bijna evenveel deelnemers noemen kortere doorlooptijden als voordeel. Drie op de vijf rekenen ook op lagere projectkosten.
Daarnaast verwacht 83 procent van de ondervraagden dat een agile aanpak tot een hogere motivatie onder medewerkers leidt. Volgens prof.dr. Dirk Hartel van de Baden-Württemberg Cooperative State University, co-auteur van het onderzoek, heeft dat alles te maken met het basisprincipe van zelforganiserende teams in agile projecten. Men mag ervan uitgaan dat grotere vrijheidsgraden het verantwoordelijkheidsgevoel en de motivatie van de individuele teamleden verhogen.
Belangrijkste succesfactor: bedrijfscultuur en leiderschap
Om daadwerkelijk succes te boeken met agile projectmanagement is allereerst een open bedrijfscultuur vereist. Ook is het zaak dat leidinggevenden bereid zijn zelf agile te worden. Agile projectmanagement heeft daarom alleen kans van slagen als dat gepaard gaat met moderne vormen van leiderschap. Dat betekent dat medewerkers meer autonomie moeten krijgen. Ze willen en kunnen zelf beslissingen nemen. Daarvoor moeten ze de ruimte krijgen. Eveneens moet een cultuur bestaan waarin fouten maken geoorloofd is. Dat betekent dat de leidinggevenden het hiërarchische denken moeten loslaten. Of zoals Antoine de Saint-Exupéry ooit filosofeerde: “Als je een schip wilt bouwen, roep dan niet je mannen bijeen om hout te verzamelen, opdrachten te geven en taken te verdelen. Leer ze daarentegen verlangen naar de wijde, eindeloze zee.”
Agile projectmanagement = ei van Columbus?
Agile projectmanagement levert – als het goed wordt toegepast – overtuigende resultaten. Dat is met name het geval als een project vele onbekende vraagstukken met zich meebrengt, zeer complex is of een sterk internationaal karakter kent. Dat bewijzen de resultaten uit het genoemde onderzoek, in ieder geval voor zover de toepassing in logistiek en internationale handel betreft.
In dergelijke situaties wijst een aanpak met meer flexibiliteit en groter aanpassingsvermogen op onverwachte uitkomsten. Bij projecten met lange doorlooptijden, een grotere nadruk op het nakomen van afspraken en een groter aantal deelnemers, vallen de meeste respondenten terug op de klassieke projectmanagementmethode. De agile aanpak is dus niet het ei van Columbus, zoals het door veel adviseurs wordt verkocht.
Realiteitscheck: hoe agile zijn logistiek en internationale handel?
Ook al geeft het merendeel van de respondenten in logistiek en internationale handel aan dat agile projectmanagement tot concurrentievoordeel leidt, tot nu toe maakt niet meer dan 36 procent van de bedrijven daadwerkelijk gebruik van een agile aanpak. Een vijfde heeft zich tot doel gesteld om daadwerkelijk agile projectmanagement te gaan gebruiken. Van de ondervraagden heeft 44 procent nog geen plannen hiervoor – dat zijn voornamelijk bedrijven met minder dan 2000 medewerkers.
De reden is in de meeste gevallen dat ze geen potentie zien in deze aanpak, maar meer nog dat voldoende kennis en een standaard projectmethode ontbreekt.
In het algemeen geldt dat verwachtingen van klanten de belangrijkste reden zijn om agile projectmanagement in te voeren. Het onderwerp wordt meestal door de directie of door de operationele afdelingen op de agenda gezet.
Agility is een buzzword op dit moment. Het is echter geen lege huls, maar een methode met inhoud, leidend tot een duidelijk concurrentievoordeel. Agility is een echt alternatief voor de klassieke aanpak. De potentie die het biedt – ook voor logistiek en internationale handel – is reusachtig en wordt in de dagelijkse praktijk door veel bedrijven nog niet volledig gerealiseerd.
Meer weten?
Het complete onderzoek ‘Agile Future – How Agile Project Management Is Transforming Global Trade and Logistics’t is op www.aeb.com/ study gratis te downloaden.
Richard Groenendijk, General Manager AEB Nederland
