Terwijl de ICT-commissie van de Tweede Kamer nog volop onderzoekt waar het nu misgaat bij de IT-projecten van de overheid, speelt er binnen gemeentes een ander probleem. Zij moeten per 1 januari 2015 steeds meer zorgtaken van de landelijke overheid gaan overnemen, waaronder de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ). De oplossing? Apps!
Ook al is het onderzoek nog niet afgerond, het IT-beleid van de overheid heeft al een aardige deuk opgelopen. Het ontbreekt duidelijk aan de kennis en de juiste mensen om complexe en grote IT-projecten in goede banen te leiden. Maar hoe zit dat bij de gemeentes? Hoe kunnen zij met krimpende budgetten en groeiende verantwoordelijkheden hun dienstverlening op peil houden?
Sneller digitaliseren
Voor de landelijke overheid is het gebruik van mobiele apps vermoedelijk nog een brug te ver. Onlangs stelde Lineke Sneller, Hoogleraar Toegevoegde waarde van IT aan Nyenrode Universiteit, voor de Tweede Kamercommissie dat het niet eens waarschijnlijk is dat burgers in 2017 alle diensten van de rijksoverheid digitaal kunnen afnemen. Wellicht kunnen gemeentes door hun kleinere schaal het goede voorbeeld geven door sneller te digitaliseren. Ik denk bijvoorbeeld dat het gebruik van mobiele apps ideaal is om veel gemeentelijke taken efficiënter en sneller te kunnen uitvoeren.
Handhaving
Apps worden nog te vaak geassocieerd met simpele applicaties en games voor de smartphone. Als mensen mij vragen hoe apps organisaties efficiënter kunnen maken, dan kan ik tegenwoordig steeds meer concrete voorbeelden noemen. Een daarvan is het werk van Buitengewone Opsporingsambtenaren (BOA), of in de volksmond: boswachters, parkeercontroleurs, milieuambtenaren, conducteurs en sociaal rechercheurs. In Nederland zijn zo’n 30.000 ambtenaren belast met een veelvoud aan taken rond de handhaving van de openbare orde. Veel van deze taken zijn bijzonder arbeidsintensief en brengen veel papierwerk, handmatige opvolging in de back-office, en wat al niet meer, met zich mee. Je ziet nu de opkomst van apps waarmee deze ambtenaren met smartphones en tablets via taakgerichte apps hun werk kunnen doen. Zo worden allerlei (strafbare) feiten direct geregistreerd in de bedrijfssystemen, waarna de opvolging zonder extra administratie plaatsvindt. Een ogenschijnlijk doodeenvoudige oplossing, die grote gevolgen kan hebben. Processen verlopen efficiënter en de administratieve taken verminderen, waardoor de ambtenaren meer tijd kunnen besteden aan hun eigenlijke werkzaamheden.
Zelfregulerende teams
Gemeentes maken zich op voor het overnemen van diverse landelijke zorgtaken in 2015. Deze decentralisatie is een probleem voor veel gemeentes, omdat de benodigde IT-systemen en domeinexpertise ontbreken. Gelukkig worden ook voor de zorg apps ontwikkeld die hierbij kunnen helpen. Deze apps zijn vaak gericht op het efficiënter maken van processen en het coördineren van zelfregulerende teams, maar ook op het verbeteren van de communicatie tussen de zorgvrager en aanbieders. Zo kunnen professionele zorgverleners en mantelzorgers bijvoorbeeld met taakgerichte apps onderling informatie over hun dienstverlening aan zorgbehoevenden delen. En de cliënt kan zelf ook beter inzicht krijgen in het proces en zelf zijn zorgbehoefte aangeven. Zo kunnen mobiele apps bijdragen aan een betere dienstverlening in de zorg en ervoor zorgen dat er meer interactie is tussen verschillende instanties en zorgpartijen. Maar misschien nog wel belangrijker: de zorgbehoevende wordt onderdeel van het proces.
Minder administratie
Gemeentes staan onder continue druk om steeds meer met minder te doen. Dit kan verbeterd worden door processen efficiënter in te richten. Bij gemeentes zijn grote IT-projecten zoals bij de overheid geen optie. Mobiele apps kunnen in combinatie met branchespecifieke zaaksystemen op een betaalbare manier gemeentes snel in staat stellen om efficiënter hun werk te doen. Dat zorgt immers voor minder administratie, minder dubbel (hand)werk en veel meer integratie met de back-end systemen. Apps zijn volgens mij de beste oplossing om gemeenteambtenaren efficiënter te laten weken. Wellicht dat de landelijke overheid op termijn ook het licht ziet.
Piet van Vugt, CEO van Pink Elephant
