Home Ondernemen & Business Bedrijfsinformatie: de zwakke schakel bij overnames en fusies

Bedrijfsinformatie: de zwakke schakel bij overnames en fusies

44
informatie

Meer dan een derde van alle kantoormedewerkers in Europa krijgt of heeft te maken met een overname of een fusie, blijkt uit onderzoek van informatiebeheerder Iron Mountain. En met economisch herstel in het vooruitzicht zal het aantal fusies en overnames dit jaar flink toenemen, is de verwachting. De zwakke schakel in het slagen van overname of fusie is echter de bedrijfsinformatie. Hoe houd je in een proces van fusie of overname greep op je informatiebeheerders?

Bij overnames redeneren medewerkers met een informatiebeheertaak vanuit het hemd dat nader is dan de rok. Zij maken zich in de eerste plaats zorgen over hun eigen baan. Pas daarna vragen zij zich af hoe het moet met de klant- en bedrijfsgegevens die aan hen zijn toevertrouwd. De moedeloosheid onder informatiebeheerders van een overgenomen bedrijf, wint het van hun verantwoordelijkheid om bedrijfsgegevens samen te voegen, over te dragen en te schonen, blijkt uit het onderzoek.

Zo meent een derde van de medewerkers van overgenomen bedrijven dat er geen aanpak bestaat voor controle op en bescherming van gegevens. Ruim veertig procent stelt dat er geen procedure is om papieren dossiers in de digitale systemen van de nieuw ontstane organisatie op te nemen. Nog eens een derde zegt dat dit ook geldt voor de opslag van fysieke documenten.

De informatierisico´s zijn duidelijk. Geïntegreerde en betrouwbare informatie is van essentieel belang voor een succesvolle bedrijfsvoering, voor de kwaliteit van de klantenservice en de bedrijfsreputatie. Onbeheerde en rondzwervende gegevens in een organisatie maakt kwetsbaar, wat kan leiden tot verlies, uitval van of inbreuk op gegevens.

Fusies of overnames, een verschil in mentaliteit
Bij fusies is het plaatje een stuk zonniger. Dat kan ermee te maken hebben dat medewerkers van beide samen te voegen organisaties zich gelijkwaardiger voelen. Uit ons onderzoek blijkt dat medewerkers van alle betrokken organisaties zich in fusieprocessen even gedreven inzetten voor het informatiebeheer. Bijna driekwart van hen (71 procent) zegt zich daarin goed gesteund te voelen door directierichtlijnen.

Naar sector uitgesplitst lijkt de Europese maaksector gevoeliger voor overnames, terwijl fusies het meest voorkomen in de financiële dienstverlening en verzekeringssector. Dat is in het onderzoek terug te zien in de manier waarop naar informatiebeheer wordt gekeken.

Medewerkers uit de financiële dienstverlening en verzekeringssector tonen zich het meest betrokken bij het integreren van informatie van betrokken fusiepartners. Zij dragen zorg over het samenvoegen van de verschillende informatiebestanden met klantgegevens, en over de beschikbaarheid van voldoende opslagruimte. Daarbij voelen de medewerkers in deze sectoren zich het meest gesteund en geïnformeerd, in zowel het integratie- en waarborgingproces van documenten, als de wijze waarop papieren documenten worden ingevoegd en opgeslagen.

Bij bedrijven in de maakindustrie is dit anders. Medewerkers van deze bedrijven maken zich het meeste zorgen over de mogelijke verandering in het omgaan met bedrijfsinformatie. Daarnaast voelen zij zich het meest in de steek gelaten door de bedrijfsleiding en de communicatie.

Attitude heeft invloed op effectief informatiebeleid
Desondanks blijkt dat alle medewerkers zich in meer of mindere mate verzoenen met het idee van een overname of een fusie. Een op de drie geeft toe de aanvankelijke terughoudendheid laten varen en zich voegen naar de nieuwe situatie. Gemiddeld verzet slechts een op de tien zich zo lang mogelijk tegen de veranderingen. Wel blijkt dat de attitude van medewerkers invloed heeft op hun verantwoordelijkheid voor informatiebeleid. En dat onvrede hierover onder medewerkers kan worden weggenomen met een effectief informatiebeheerbeleid en heldere communicatie.

Informatie is een essentieel en waardevol bedrijfsmiddel en moet topprioriteit krijgen, gezien de potentiële waarde van informatie en de wens van fusiepartners om kostenstructuren te rationaliseren. Dat kan heel praktisch, zodat een nieuwe organisatie optimaal profiteert van de aanwezige informatiemanagementsystemen. Zo kan voor de papieren documenten een beleid aangewend worden waarbij een deel van de informatie veilig, buiten de kantoormuren, gearchiveerd wordt, waarbij actieve, vaak gebruikte documenten gedigitaliseerd worden zodat ze makkelijk beschikbaar zijn, voor bijvoorbeeld de nieuwe CRM-database. Op deze manier kunnen organisaties die ontstaan uit overnames of fusies veranderingen consistent doorvoeren, informatierisico´s verkleinen en de toegang tot informatie verbeteren.

Juist in tijden van verandering is een effectief informatiebeheerbeleid bovendien gebaat bij sterke communicatie en betrokken medewerkers. Wat het onderzoek bevestigt, is dat veel medewerkers die verantwoordelijk zijn voor bedrijfsinformatie zich onveilig en in de steek gelaten voelen bij een fusie- of overnameproces. Duidelijke communicatie zal deze medewerkers helpen te begrijpen wat er gebeurt en hoe zij een bijdrage kunnen leveren. Zo beschermt een bedrijf, gefuseerd of samengesteld, zijn meest waardevolle bezit, namelijk zijn bedrijfsinformatie.

Jeroen Strik, commercieel directeur Iron Montain Benelux

 

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here