“Backups are usually your responsibility in the cloud.” Speciaal voor Storage Expo reisde W. Curtis Preston, beter bekend als Mr. Backup, naar de Utrechtse Jaarbeurs waar hij een prikkelende presentatie verzorgde over de huidige stand van zaken in de back-up en recovery industry. Mr. Backup geldt in Amerika als een autoriteit op het gebied van dataprotectie en back-upprocedures. We moeten zijn waarschuwing dan ook uiterst serieus nemen.
Inmiddels zijn we een paar maanden verder. Januari is omgevlogen. Onze datarecoveryspecialisten werden direct al geconfronteerd met de eerste gecompliceerde datarampen van 2015. Wat te denken van een onvolledige, niet geteste Veeam backup die werd teruggezet op de bestaande RAID server, waardoor het virtueel machine file system (VMFS) gedeeltelijk werd overschreven. Of het nu gaat om RAID recovery of andere disasters, restoring is arbeidsintensief en het herstel gaat 24/7 en dus ook in het weekend gewoon door.
In zes van de tien gevallen zijn het menselijke handelingen die de fatale fouten veroorzaken. In een complexe virtuele omgeving, zoals VMware, is een fout snel gemaakt. Denk aan een per ongeluk verwijderde virtuele machine, VMDk of LUN.
De kans dat je als particulier of werknemer met dataverlies wordt geconfronteerd is ook in 2015 reëel. Ik weet het, het maken van een backup is een stuk minder sexy dan het maken van een selfie, het delen van je leven op Facebook of Instagram, of het updaten van je LinkedIn-profiel. Backup, backup, backup en vergeet vooral niet de backup niet te controleren, ik kan het mantra niet vaak genoeg herhalen.
In de Verenigde Staten heeft de Federal Trade Commission (FTC) onder het motto Dont’t lose your digital life een dappere poging gedaan om het noodzakelijke backup-proces wat op te leuken met een jazzy-achtig filmpje. Ondertussen wordt het iedereen flink ingepeperd. “Als je geen backup maakt, loop je het risico om belangrijke foto’s en documenten definitief kwijt te raken.” De meeste mensen vinden dat geen prettig idee. Afgezien van een enkeling misschien die om moverende redenen kiest voor het right to be forgotten. Ook in Nederland neemt de Consumentenbond zijn voorlichtende taak serieus als het gaat om veilige dataopslag. “Zoals bij elke verzekeringsvorm, kan het maken van een backup voelen als een verspilling van tijd en geld, totdat je een kopie echt nodig hebt”, zo waarschuwt de bond terecht.
Verborgen kosten
Op het werk is het maken van backups en data recovery nog steeds een kwestie van lange adem hebben, zo bleek uit een onafhankelijk onderzoek dat vorig jaar in opdracht van i3 groep en Symantec werd uitgevoerd onder Nederlandse systeembeheerders, IT-managers en CIO’s. De omvang van de backup-omgeving bij de ondervraagde ondernemingen bedraagt gemiddeld 77 terabytes. Gemiddeld wordt er bij de organisaties bijna twaalf uur per week besteed aan het beheer van de backup. Bijna een kwart van de respondenten geeft aan dat ongeveer een halve dag per week wordt besteed aan het beheren van de back-upomgeving. Daarnaast geeft 28 procent aan dat er zelfs meerdere dagen per week worden gespendeerd aan het beheren van backups. Ik ben het hartgrondig met de onderzoekers eens dat dit lang is. Door de lange backup windows ontstaan verborgen kosten, waar CIO’s niet blij van worden. Deduplicatie, compressie en archivering van cold data op tape verkorten de backup windows aanzienlijk.
Hete aardappel
Tegenwoordig wordt de cloud gezien als een oplossing voor bijna alle IT-problemen. Bij een aantal organisaties heeft het gebruik van de cloud geleid tot een verschuiving van de backup-problematiek naar de aanbieders van de clouddiensten. Maar het woord verschuiving zegt het al: de hete aardappel wordt gewoon doorgeschoven. Het is overigens een wijdverbreid misverstand om te denken dat cloud providers automatisch backups maken. Mr. Backup schreef er een onthullende blog over.
Dure grap
“Some people believe that by moving their data to the cloud, it’s automatically going to get backed up. That simply isn’t the case.” En als er volgens Mr. Backup wél een backup wordt gemaakt, dan is restoring vaak een tijdrovende en dure grap. Zo brengt Salesforce bijvoorbeeld 10K of meer in rekening. Bovendien is er sprake van een inspanningsverplichting, met andere woorden: er is geen enkele garantie op succes. Lees in dit verband ook het horrorverhaal over Codespaces.com dat door een hacker volledig van de aardbodem werd geveegd. Het bedrijf had namelijk alle websites, storage en backups bij Amazon’s AWS ondergebracht. Ook negeerden ze de gouden 3-2-1-regel. Zorg altijd voor drie kopieën van belangrijke data, maak een backup op twee verschillende opslagmedia en bewaar één kopie offsite.
Moraal van het verhaal: leg niet alle eieren in één mandje. Particulieren en bedrijven moeten zich verder realiseren dat ze te allen tijde zélf verantwoordelijk blijven voor hun backups. Ook als de data “veilig” in de cloud is opgeslagen.
Jaap-Jan Visser is sinds mei 2008 country manager van Kroll Ontrack Nederland. In deze functie is hij verantwoordelijk voor alle activiteiten van Kroll Ontrack op de Nederlandse markt.
