Bedrijven worden doodgegooid met allerlei IT-‘oplossingen’ die hun organisatie moeten verbeteren. Toch zijn medewerkers zelden tevreden over de geleverde software. Die sluit vaak niet aan op wat er nodig is en is niet goed ingericht. Of de verschillende ‘oplossingen’ werken niet goed met elkaar samen. Herkenbaar? Hier zijn 4 stappen om die situatie te verbeteren.
De uitdagingen van bedrijven zijn vrijwel altijd te relateren aan inefficiënte processen of gebrekkige samenwerking. Die problemen hun je zeker verhelpen met behulp van software, maar uiteindelijk is dat slechts een middel. Als je een bedrijf echt wilt verbeteren, dan moet je vanaf het begin de juiste strategische keuzes maken. Er is echter nog een veel belangrijker aspect. Betrek je werknemers bij het proces. Lees hier de vier belangrijkste aandachtspunten om door middel van IT een innovatievere organisatie te worden. En tegelijk de samenwerking te verbeteren.
1. Focus op cloud én samenwerking
Steeds meer ondernemers nemen hun IT-oplossingen uit de cloud af. Dat is op zichzelf geen slecht uitgangspunt. Je betaalt dan immers naar gebruik, hebt geen systeembeheerders nodig, en de software is altijd en overal via internet beschikbaar. Het probleem is dat verschillende cloudoplossingen lang niet altijd goed met elkaar samenwerken. Dit geldt zeker als ze door verschillende leveranciers worden geleverd. Zelfs applicaties in een compleet cloudgebaseerd softwarepakket als Office365 ondersteunen niet out-of-the-box een logische workflow. Selecteer bedrijfssoftware daarom altijd op basis van hun integratiemogelijkheden met andere oplossingen. Effectief samenwerken binnen bedrijven is al moeilijk genoeg. Maak het niet ingewikkelder dan nodig door je werknemers te verplichten (of toe te staan) in allerlei gescheiden softwareoplossingen te werken.
2. Integreer of vervang verouderde systemen
Veel bedrijven, bijvoorbeeld in de zorg en financiële sector, gebruiken nog verouderde applicaties die niet zomaar even in de cloud gezet kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan bijna antieke mainframes, scanapparatuur, en allerlei camera-, signalering- en detectiesystemen voor zorgmedewerkers. Die zogeheten legacy-applicaties moeten dus op een of andere manier op de bedrijfslocatie blijven draaien. Maak je als ondernemer de keuze om steeds meer in de cloud te gaan werken? Eis dan van je IT-dienstverlener om die verouderde systemen toch te koppelen met je nieuwe cloudoplossingen, en deze op termijn te vervangen door een moderner alternatief. Zo wordt het bedrijfsproces niet gehinderd door deze legacy IT-oplossingen en kan de organisatie ongehinderd verder innoveren in de cloud.
3. Geef gebruikers meer inspraak bij IT
De rol van de eindgebruiker wordt steeds belangrijker in de IT. Als bedrijf kun je niet meer tegen je medewerkers zeggen: “dit is je werkplek, en je moet het er maar mee doen.” Als werkgever moet je het personeel voorzien de meest geschikte en gebruiksvriendelijke software, zodat zij op een prettige en efficiënte manier kunnen werken. Doe je dat niet, dan ben je een minder aantrekkelijke werkgever.
Bovendien riskeer de toename van ‘shadow IT’, ofwel het fenomeen dat werknemers hun eigen IT-oplossingen gaan regelen, zoals Dropbox, Google Docs en talloze cloudgebaseerde samenwerkings-tools. Hierdoor verlies je als organisatie de grip op je IT en het vergroot de kans op datalekken. Een IT-dienstverlener moet een bedrijf proactief adviseren over het toepassen van de nieuwste IT-ontwikkelingen. En in dit hele traject de eindgebruikers betrekken. Hoe willen zij het liefst werken en met welke tools? En is de geleverde oplossing wel gebruiksvriendelijk genoeg? Het uiteindelijke doel moet zijn dat de medewerkers enthousiast zijn over een nieuwe manier van werken, niet dat er binnen budget een IT-‘oplossing’ is geleverd waar iedereen vervolgens met tegenzin mee moet werken.
4. Laat je niet afschepen met standaardsoftware
Dit is de laatste – maar misschien wel de belangrijkste – stap op weg naar meer innovatie en betere samenwerking. Verwacht meer van een IT-dienstverlener dan enkel een kaal opgeleverd softwareproduct. Laat je als bedrijf niet afschepen met een online werkplek, Office365 of zakelijke Dropbox zonder hulp of uitleg bij de ingebruikname. Het gebeurt nog te vaak dat organisaties voor allerlei applicaties betalen die in de praktijk niet optimaal of totaal niet gebruikt worden. Software moet bedrijven en hun werknemers daadwerkelijk ondersteunen in het werkproces. Of dit nu volledig in de cloud is of met IT-oplossingen op locatie, het moet gewoon goed werken. Als ondernemer wil je daarbij advies op maat krijgen en je wilt ontzorgd worden gedurende dit hele proces. Focus op het einddoel, namelijk dat je als bedrijf maximaal wilt profiteren van de nieuwste IT-ontwikkelingen, en dat je werknemers optimaal kunnen samenwerken.
André Stokkingreef, Key Accountmanager Previder
