Home Telecom Bellen vanuit de cloud. Goed of fout?

Bellen vanuit de cloud. Goed of fout?

54

Het moment is daar. De aloude telefooncentrale is toe aan vervanging. Het trouwe beestje heeft jarenlang zijn best gedaan. Het bedrijf was prima bereikbaar en eigenlijk moet diezelfde functionaliteit gewoon weer beschikbaar zijn, zo wordt vaak gedacht. Is dat niet een verkeerde inschatting? Tijden zijn veranderd. Het gaat natuurlijk allang niet meer over traditionele telefonie. Sterker nog, met onze nieuwe manier van altijd en overal werken, is het tijdperk van vaste telefonie voorbij of op zijn minst verschoven naar mobiel bellen en skypen. Bovendien willen we niet alleen spraak, maar ook volop beeld over de lijn. Kortom, telefonie komt in een compleet ander daglicht te staan. Dat is nog even wennen voor menig Facilitair- en ICT Manager.

Strategische waarde van communicatievraagstuk wordt onderschat

Als de telefooncentrale vervangen moet worden, is dat een goede aanleiding voor een organisatie om zich af te vragen hoe ze de komende jaren willen communiceren. Dat is een ander uitgangspunt dan afvragen hoe we dezelfde functionaliteit van de aloude telefooncentrale kunnen realiseren. Het gaat om het herijken van het communicatievraagstuk. Daar komt meer bij kijken dan het simpelweg vervangen van die centrale. Het is zowel een organisatievraagstuk als een uitdaging op het gebied van technologie. Vanuit het perspectief van de organisatie moet nagedacht worden over bereikbaarheid: In hoeveel tijd wil je dat de telefoon moet worden opgenomen door wie en wat doe je buiten de traditionele kantooruren? Dit zijn vragen die natuurlijk ook al van toepassing waren bij de keuze voor een traditionele telefooncentrale. Maar het gaat veel verder dan dat: Welke werkgever wil je zijn voor de nieuwe generatie professionals die gewend is aan de meest geavanceerde middelen als skypen, videoconferencing, webinars en het snel delen van het meest geavanceerde audio- en beeldmateriaal?

IT en Facility Management bijeen

Dan komt bellen vanuit de cloud op het vizier. Het is veelal de IT-manager die de route naar de cloud op de agenda heeft staan. Daar was hij of zij toch al mee bezig in het kader van werkplekoplossingen en/of bedrijfsapplicaties. De Facilitair Manager denkt daarentegen niet in eerste instantie aan de cloud. Terwijl deze functionaris veelal wel de eigenaar is van de contracten met de telecomprovider. Dat vraagt om overtuigingskracht en een goede samenwerking tussen IT, de business en facilitair management. Want de voordelen zijn overduidelijk. Bellen uit de cloud betekent geen kostbare PBX meer, veelal een leverancier voor een complete communicatie-oplossing, integratie met werkpleksoftware en de flexibiliteit van de cloud. De abonnementskosten zijn bovendien vele malen minder met gemiddeld zo’n 8 euro per gebruiker per maand.

Bellen uit cloud kent valkuilen

Maar pas op, bellen uit de cloud kent ook zijn valkuilen. Microsoft doet ons geloven dat bij de aanschaf van hun Office 365 – E5 licentie alles kant en klaar is. De praktijk leert anders. Het is belangrijk dat goed beoordeeld wordt welke functionaliteiten gewenst zijn, zowel nu als vooruitlopend op de toekomst. Dat betekent keuzes maken voor soft- en hardware van derde partijen. Maken we gebruik van een vast toestel of headset? En wat te doen met aansluiting van bijvoorbeeld analoge apparaten? Denk aan aloude intercomsystemen of productieprocessen die met ouderwetse modems worden aangestuurd. Moet je in een stap over naar de cloud of is een gefaseerde aanpak een betere route die past bij de organisatie? Wat hou ik op locatie en wat gaat naar de cloud? Hoe te zorgen voor zo’n kostenefficiënt mogelijk beheer van softwarelicenties? Wat gaat de telefoniste doen en hoe de ISDN-infrastructuur aan te sluiten? Zo zijn er nog veel meer vragen…

Op zoek naar de antwoorden? Kom dan op 22 september a.s. naar de Insight Techshow voor de presentatie ‘Bellen vanuit de cloud, goed of fout?’.

Eric Hartsink – Directeur Communicativ

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here