In de digitale transformatie, of zoals steeds meer bedrijven ervaren, business transformatie, speelt automatisering van processen nog steeds een belangrijke rol. Robotic Process Automation (RPA) is één van de pijlers van business transformatie. Het kan een enorm rendement opleveren voor bedrijven, waarbij de betrokkenheid van de IT-afdeling of de Chief Information Officer (CIO) cruciaal is.
Uitdagingen in de transitie
IT afdelingen zijn een cruciaal onderdeel van de transformatie die bedrijven momenteel doormaken. En als we kritisch zijn: Alle organisaties hebben eigenlijk dezelfde uitdaging. Namelijk relevant blijven voor hun (interne) klant. En blijven voorzien in de veranderende klantbehoefte. Informatiestromen en gegevens zijn essentieel voor succes voor een business transformation. CIO’s of IT managers hebben, naar mijn mening, een voortrekkersrol bij het aansturen van deze transitie.
Robotic Process Automation (RPA)
Bij de meeste organisaties wordt de verwerking van administratieve processen ondersteund met behulp van grote applicaties en systemen. Wat overblijft binnen deze processen is een omvangrijke stroom van manuele werkzaamheden uitgevoerd door medewerkers. Deze handmatige taken zijn goed te automatiseren met de business transformatie in het achterhoofd. Een van de manieren waarop dit kan is met de inzet van Robotic Process Automation (RPA). Over het algemeen kan RPA als een vorm van procesautomatisering kostenbesparend zijn. Het kan de kwaliteit van data verbeteren, fouten verminderen. En de productiviteit en de output van medewerkers verbeteren.
Helaas kom ik in de praktijk tegen dat initiatieven rondom RPA gedreven worden door proceseigenaren of afdelingshoofden zonder de CIO of IT-afdeling hierin te betrekken… Oorzaak hiervan ligt vaak bij de gedachte dat de IT-afdeling het al zo druk heeft. En daarbij vereist RPA geen uitgebreide IT-ondersteuning dus er wordt gedacht ‘dit kan ik zelf wel oppakken’. Daarnaast speelt mogelijk nog een andere factor mee. De IT afdeling wordt vaak door proceseigenaren gezien als een mogelijke wegversperring voor initiatieven voor operationele verbetering.
Echter, RPA-systemen vereisen een niveau van IT-ondersteuning en betrokkenheid om te zorgen dat prestaties goed gemonitord worden. RPA-technologie moet net zo efficiënt werken als elke andere belangrijke technologie, applicatie of systeem in het bedrijf; continu en betrouwbaar. En daarbij, binnen de organisatie is het de rol ook van de CIO om een goed overzicht te bewaken van de applicaties, processen en data die gebruikt worden.
Betrokkenheid IT noodzakelijk
Procesveranderingen kunnen sneller gefaciliteerd worden als management, gebruikers en de IT-afdeling positief en kritisch samenwerken. RPA dient immers zo snel mogelijk ingepast te worden in de bestaande IT-richtlijnen en bedrijfsprocedures. De rol van IT kan per initiatief verschillen. De ene keer is het de rol van ‘eager facilitator’, de andere keer de rol van aanjager. Ook wanneer IT-dienstverlening (gedeeltelijk) is uitbesteed, moeten de juiste competenties in huis zijn om dit te coördineren. In alle organisaties vereist dit zowel inhoudelijke kennis als communicatieve skills.
Een ander misverstand is dat veel bedrijven RPA primair als een IT-tool, afdeling- of procestool beschouwen, terwijl het in essentie een businesstool is. Software robots zijn het antwoord op een probleem dat in de organisatie speelt. Het is dan ook logisch dat het project wordt geleid door proceseigenaren (van de verschillende afdelingen) en de betrokken medewerkers, ondersteund door de IT afdeling. Uiteindelijk is het een gedeelde verantwoordelijkheid tussen business, IT afdeling en IT manager of CIO.
Wat is de impact van de integratie van RPA op IT-systemen?
Over het algemeen is de impact van Robotic Process Automation minimaal. RPA-technologieën vereisen geen complexe interfaces op gegevensniveau. De software robot bootst wat de gebruiker doet na, slaat geen gegevens op en heeft geen eigen database. Als gevolg hiervan is er een minimale impact op de infrastructuur, op de server, op het werkgeheugen, bandbreedte, enzovoort. Het vereist geen nieuw besturingssysteem, het is bijna agnostisch.
Het implementeren van een tool zoals RPA voor procesautomatisering is niet alleen een technisch traject. Het vraagt vooral om draagvlak binnen organisaties. Het is belangrijk dat alle betrokkenen zien dat RPA kansen biedt en dat het tijd oplevert voor andere waardevolle werkzaamheden. En de de rol van de IT-afdeling of CIO? Zij hebben een taak om de interne organisatie te faciliteren met begrijpelijke oplossingen.
Joost Dorrestijn
Managing Consultant RPA bij Coforce
Als Managing Consultant is Joost verantwoordelijk voor alle RPA consultancy activiteiten bij Coforce. Samen met zijn team verzorgt hij implementaties en het beheer van RPA oplossingen. Met zijn uitgebreide kennis over Robotic Process Automation, IT systemen en digitale transformatie ondersteunt hij bedrijven die in een transitie fase zitten naar nieuwe en efficiënt geautomatiseerde systemen.
https://www.linkedin.com/in/joost-dorrestijn-347283/
