Het budget voor IT is de hoeveelheid geld beschikbaar voor IT-systemen en diensten van een organisatie, inclusief compensatie voor IT-professionals en uitgaven in verband met de installatie en het onderhoud van Enterprise-brede systemen en diensten.
Het IT-budget wordt meestal onder toezicht van de chief information officer (CIO) beheerd. De omvang en de toewijzing van een IT-budget is echter complexer geworden. Dit, omdat niet alle IT-uitgaven binnen de IT-afdeling vallen. Het IT-budget omvat zelden alle technologie-uitgaven van een organisatie. Toch dicteert de IT-afdeling nog steeds met een holistische visie de kosten van de technologie. Ongeacht waar de kosten toegewezen worden.
IT is inefficiënt
Het is verbazingwekkend dat de efficiëntie die in de bedrijfsstrategie is ingevoerd nog steeds niet wordt toegepast in IT. Bedrijven leasen en outsourcen van alles. Van het wagenpark, tot de koffiemachines en catering. De efficiëntie van de aangekochte IT-resources is ver onder de maat. Toch wordt dit niet opgemerkt door de Chief Financial Officer (CFO). Wanneer de CFO iedere dag op zijn werk komt en een parkeerterrein met lege vrachtauto’s ziet, of een gebouw met de helft aan leegstaande verdiepingen, dan neemt hij resoluut actie. De inefficiëntie van IT is moeilijk zichtbaar en vaak te complex.
Verbruiksgegevens
Als de IT-afdeling aankopen doet voor reguliere groei, zonder dat dit gestoeld is op de “echte” verbruiksgegevens, worden er geen vragen gesteld over de huidige voorraad van resources. Het komt vaak voor dat een verzoek om resources van de applicatie leverancier uiteindelijk 5x groter wordt aangeschaft. Iedereen bouwt namelijk een reserve in. De projectmanager wilt voorkomen dat zijn project vertraagt door te weinig IT-resources. Daarom vraagt hij om dubbele capaciteit. De IT-medewerker wilt geen “gezeur” en levert meer dan gevraagd. Hij richt de IT bovendien dusdanig in dat er meerdere kopieën zijn van de omgeving voor het geval het mis gaat. Nadat het project is overgedragen en in productie wordt genomen, wordt de test en acceptatie omgeving niet opgeschoond.
IT-Budgetcomponenten
Om te beginnen, vallen de vergoeding kosten voor IT-professionals binnen het IT-budget, met inbegrip van de kosten voor externe adviseurs die door de IT-afdeling worden ingehuurd. Kosten in verband met het opbouwen en onderhouden van de hele onderneming en de zogenaamde back-office systemen zijn ook opgenomen in een IT-budget. De Enterprise brede applicaties, resource planning (ERP) applicatie, alsmede de boekhouding, financiën en HR-toepassingen vallen allemaal binnen het IT-budget
Het IT-budget omvat ook hardware-uitgaven zoals werkplekken, laptops en randapparatuur. Mobiele apparaten, servers, routers en andere netwerkapparatuur zijn meestal betaald uit de IT-afdeling. Andere kosten die meestal binnen de IT-budget behoren zijn onder andere data center kosten en kosten voor cloud-diensten.
Componenten die buiten dit budget vallen
Items die buiten het IT-budget vallen zijn applicaties die ingezet en gebruikt worden door specifieke businessunits. Marketing toepassingen, die gebruikt worden voor social media campagnes en content management systemen. Deze kosten hebben de neiging om onder de marketinguitgaven te vallen in plaats van het IT-budget. Ook IT-investeringen die in branche-offices of op “off-site” locaties worden gemaakt vallen vaak buiten het corporate IT-budget.
IT-budget goedkeuringsproces
Hoewel de CIO verantwoordelijk is voor het IT-budget, is deze zelfde CIO niet de enige persoon die investeringen goedkeurt. Sterker nog, zelfs voor de technologie-uitgaven die in het het gecentraliseerde IT-budget horen en dus onder de verantwoordelijkheid van de CIO horen te vallen, worden in samenwerking met de uitvoerende IT stuurgroepen; andere leidinggevenden en bestuurders; en andere informatie chief executives, waaronder de chief digital officer, de chief data officer en de chief officer analytics vastgesteld.
Innovatie krijgt onvoldoende budget
CIO’s hebben, volgens een onderzoek van de leden van het adviesbureau CEB, die 165 organisaties met meer dan £ 29 miljard IT-budget hebben ondervraagd, maar 80% controle en invloed op het gehele IT-budget.
85% van hun middelen worden gebruikt voor de dag-tot-dag operaties
5% op incrementele verbeteringen
5% op kleine onderhoudende innovaties en slechts
5% op de grote, baanbrekende vernieuwingen
Business verbeteren
Het IT-budget is ingesteld op een bescheiden stijging per jaar. Doordat de meerderheid van de IT-uitgaven zijn toegewezen aan het behoud van bestaande systemen, beperkt dit de mogelijkheid tot innovatie die door individuele werknemers tot senior management worden voorgesteld. Dit terwijl ze zorgen voor interessante en spannende mogelijkheden om de business te verbeteren.
De IT-ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Inmiddels hebben de meeste leveranciers zich gericht op het vereenvoudigen van IT. Door innovatie bovenaan de prioriteitenlijst te zetten en bij iedere investering zich af te vragen of het niet beter en slimmer kan, is het mogelijk om de 85% van de reguliere IT-kosten structureel te verlagen. Het bindt de medewerkers van de organisatie omdat ze de ruimte krijgen om nieuwe ideeën en technologieën te implementeren. En het helpt de organisatie zich te onderscheiden in hun marktsegment.
Vincent van der Linden, Managing Director Mangstor Benelux
