Je hebt je ontslag ingediend en langzaamaan nadert de einddatum. Je krijgt misschien wel een gesprek met iemand van HR en levert de eigendommen van je werkgever in. Maar wat als je een eigen laptop, smartphone of tablet hebt waarop je werkzaamheden hebt verricht? Steeds meer bedrijven werken volgens het Bring Your Own Device-principe (BYOD). Je kiest, veelal met een vergoeding van je werkgever, een apparaat uit en gaat daarmee aan de slag. Met je werkaccount installeer je eenvoudig de vertrouwde Office-applicaties en Office 365-opslaglocaties, zoals OneDrive for Business. Maar nu treed je uit dienst. Wat gebeurt er dan als er sprake is van BYOD?
Je Office-licentie
Een maand nadat je uit dienst treedt, vervalt je toegang tot de Office-licentie. Ga je over naar een bedrijf dat ook werkt met Office 365, en werken ze daar ook volgens het BYOD-principe? Dan heb je het makkelijk. Je hoeft alleen je nieuwe account toe te voegen aan Office. Maar ga je pas na een maand in dienst bij je nieuwe werkgever of werk je daar niet met Office 365? Dan zul je zelf een Office-versie moeten aanschaffen als je dat privé wilt blijven gebruiken. Vergeet vooral niet dat je dit gelijk voor al je apparaten doet. Want het mooie van Office 365 is dat je dit op meerdere apparaten mag installeren.
Je OneDrive-account
Wat er met documenten op je OneDrive for Business gebeurt, hangt af van of je vanuit de cloud of een app werkt of vanuit de Windows-verkenner. Benader je OneDrive for Business altijd via een browser of app, dan kun je er na een maand niet meer bij. Je toegang tot Office 365 is zoals gezegd dan immers afgesloten. Verplaats belangrijke documenten daarom op tijd naar een andere opslaglocatie, zodat je collega’s er nog bij kunnen. Het ligt aan de procedures rondom documentopslag van jouw werkgever wat er met de overige documenten gaat gebeuren.
Werkte je offline met je documenten en had je een synchronisatie ingesteld? Dan blijven de documenten in het geval van BYOD beschikbaar op jouw apparaat. Dat komt doordat de OneDrive for Business-client (een programma) een kopie van deze documenten opslaat. Je vindt die documenten terug in de Windows-verkenner in de map OneDrive <bedrijfsnaam>. Doordat je onderscheid kan maken tussen applicaties en data, kan men na uitdiensttreding alleen de zakelijke data wissen van een persoonlijk device terwijl je privébestanden intact laat.
Kortom, je hebt met een eigen device nog een paar acties te voltooien voordat je definitief de deur achter je dicht kunt doen. Dus vraag je werkgever tijdig naar de procedures rondom documentopslag.
Wil je meer weten? Mail me gerust. Houd ook mijn volgende blogs in de gaten.
Carina de Vries, Consultant bij Salves
