Home Cloud Cloud oplossingen zijn de trend, maar vergeet u niet iets?

Cloud oplossingen zijn de trend, maar vergeet u niet iets?

31
dainamics

De afgelopen jaren hebben de concepten “cloud” en “SaaS” een grote vlucht genomen. Op het gebied van office productivity zijn Google Apps en Office 365 zonder twijfel de grootste spelers. Vanwege de lage beheer- en licentiekosten heeft u besloten ook uw Office documenten naar de cloud te verplaatsen. Maar vergeet u hier niet iets?

In vroegere tijden (jawel… de tijd gaat hard) bevond al uw belangrijke bedrijfsinformatie zich veilig en bereikbaar achter de firewall. Zowel bereikbaar voor uw medewerkers, als voor allerlei toepassingen waarbinnen die informatie werd gedeeld.

De beheerkosten van de opslagsystemen rezen echter de pan uit en u bent zoals zoveel ondernemers van mening dat IT niet uw core-business is. U wilt uw bedrijfsmiddelen liever besteden aan de ontwikkeling van producten en het verkopen daarvan.

Naast het kostenaspect speelde ook de toenemende mobiliteit van uw medewerkers een rol. De medewerkers wilden het liefst tijd- en plaatsonafhankelijk bij hun gegevens kunnen. Dit legde een nog groter beslag op de IT voorzieningen binnen de bedrijfsmuren. Het moest immers wel veilig gebeuren.

Een cloud oplossing was het aantrekkelijke alternatief. U reduceerde hiermee de IT kosten én tegelijk zorgde deze oplossing ervoor dat uw medewerkers via internet vanaf elke plek en met iedere device bij die informatie kunnen.

We spoelen door naar het nu.
Uw medewerkers klagen erover dat ze om gegevens en documenten te zoeken, verschillende systemen moet raadplegen en dat ze niet snel genoeg (als ze het al kunnen vinden) een beeld kunnen krijgen over een bepaald onderwerp.

Door de verspreiding van informatie over de verschillende systemen moeten ze ook al eerst weten in welke systemen welke informatie te vinden is. Met name een ramp voor nieuwe medewerkers. Daarnaast komt u tot de conclusie dat u meer wilt weten over productiecijfers, contacten met klanten, waar men binnen uw bedrijf mee bezig is en welke kennis u als organisatie bezit om de juiste beslissingen te kunnen nemen t.a.v. investeringen, marketingcampagnes, productontwikkeling, etc.

Om deze behoeften in te vullen zou een “enterprise search” oplossing het antwoord kunnen zijn. Dit soort oplossingen is in staat om gegevens en documenten die over zeer veel systemen zijn verspreid via één “index” doorzoekbaar te maken. Uw medewerkers kunnen zo snel bij de nodige documenten komen én u bent in staat om informatie over verschillende bronnen te combineren om inzicht te krijgen in relaties en trends.

U gaat op zoek naar een oplossing en vergelijkt de verschillende mogelijkheden. U komt er daarbij achter dat de meeste enterprise search oplossingen uitstekende mogelijkheden hebben om gegevens en documenten uit verschillende systemen te halen en integraal doorzoekbaar te maken: databases, SharePoint, Filesystemen, ERP-systemen, CMS-sen, DMS-sen etc.

Echter… de “connectoren” die deze oplossingen bieden gaan er vanuit dat deze systemen “on-premise” staan. Ze hebben (nog) geen oplossing om ook informatie uit bijvoorbeeld Google Apps of Office365 te halen. Nu een deel van uw eigen informatie zich buiten de bedrijfsmuren en in de cloud bevindt is deze ineens niet meer bereikbaar voor uw eigen organisatie. Het blijkt zeer moeilijk te worden om al uw eigen informatie te aggregeren, ontsluiten, combineren en te analyseren.

De moraal van dit verhaal?
Kijk bij het outsourcen van data en systemen of bij het afnemen van een cloud / SaaS oplossing vanaf het begin naar de “openheid” van de oplossing. Als eigenaar van de gegevens en documenten moet u te allen tijden in staat zijn om een integraal beeld te vormen over alle aanwezige informatie. Om naar antwoorden en relaties tussen gegevens en documenten te zoeken moet deze informatie via één ingang voor al uw medewerkers toegankelijk zijn.

Lees ook de eerdere teksten over Search van Stauthamer

2 REACTIES

  1. Edwin.

    Sorry dat ik het zeg maar je bent een beetje blijven hangen in het verleden, houdt teveel vast aan zekerheden die er niet waren. Als eerste is het een illusie dat de data veilig is achter de firewall omdat al sinds de floppy informatie ‘gelekt’ wordt. En met USB-sticks en disken is de omvang hiervan zelfs enorm toegenomen en met sociale media en BYOD ook nog eens de snelheid. De veiligheid ‘on-premise’ is dus een beetje een schijnveiligheid als je de beveiliging niet goed geregeld hebt.

    Ook betreffende de rest van je verhaal lijk je een beetje achter de feiten aan te lopen want er is al enige tijd zoiets als Hybride Cloud waarbij je kunt profiteren van de voordelen van beide werelden. En zoals al aangegeven gaat het hierbij niet zo zeer om de veiligheid maar om de snelheid van ‘on-premise’ versus de flexibiliteit van de cloud. Over die mogelijkheid heb ik trouwens een presentatie welke je misschien wel interesseert:

    http://www.slideshare.net/edekkinga/hybride-cloud-strategy

    Betreffende de technische ‘connectoren’ naar en van de cloud is er misschien nog veel beweging maar dat geldt ook voor een heleboel ‘on-premise’ systemen. Zeker bij genoemde voorbeelden van database-, ERP-, CMS-, ERP-, CRM, File- en DMS-systemen die vaak inderdaad met andere architectuur visies ontworpen en geïmplementeerd zijn. Eerder moesten deze trouwens door belofte van Internet ‘web-enabled’ worden en nu misschien cloud-ready gemaakt worden of ontsloten worden voor iPads e.d. Er is dus sowieso al lang geen één ingang meer tot de informatie.

  2. Ewout,

    Bedankt voor je reactie!
    De kern van mijn verhaal gaat niet over het gebruiken van cloudoplossingen en eventuele beveiligingsvraagstukken die daarbij gelden. Ik ben het helemaal eens met jouw opmerkingen op dat punt.
    Mijn specialisme is “enterprise search” en “information access” en de vele aspecten die daarbij een rol spelen.
    Al heel lang zijn er uitstekende oplossingen van vele leveranciers die het mogelijk maken om informatie uit verschillende systemen te extraheren en integraal doorzoekbaar te maken. Een lange tijd hebben deze oplossingen zich geconcentreerd op de aansluiting van de bekende CMS-sen, DMS-sen etc. Ook al hebben deze systemen een onderling afwijkende architectuur, er is meestal wel een mogelijkheid om deze aan te sluiten op een “universeel zoekplatform”.
    Wat ik zie is dat deze producten nog onvoldoende rekening houden met de ontsluiting van cloud based oplossingen en opslagsystemen.
    Het punt dat ik wil maken is dat een organisatie in het kader van “Information Governance” ook het aspect “findability” moet betrekken bij de beslissing om informatie naar een cloud based of SaaS omgeving te verplaatsen.
    Als organisatie moet je in staat zijn om medewerkers een volledig beeld te geven van de aanwezige informatie over bepaalde onderwerpen, klanten, producten etc.
    Het feit dat er “geen één ingang meer tot de informatie” is, is juist waar dit om gaat.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here