Home Ondernemen & Business Communicatie is nooit vrijblijvend

Communicatie is nooit vrijblijvend

84

Als het hard begint te waaien kan je twee dingen doen. Je kan muren optrekken om je te beschermen tegen de wind. Of je kan een windmolen bouwen. Een Chinese wijsheid die iedereen ‘top of mind’ zou moeten hebben in deze tijden van verandering. Maatschappelijke evoluties voltrekken zich aan een steeds sneller tempo, en organisaties hebben de grootste moeite om zich aan te passen aan deze ‘winds of change’.

Change consultants kunnen de aanvragen om veranderingsprocessen te begeleiden nauwelijks bijhouden, en stilaan beseffen beslissingsnemers het belang van communicatie om deze verandering door de organisatie te laten aanvaarden. Met de grotere acceptatie van veranderingscommunicatie komt echter ook een gevaar, namelijk dat communicatie verwordt tot niets meer dan een item op de check list van de change manager. Communicatie is niet iets vrijblijvend, communicatie moet hoog gedragen worden en diep doorwerken.

Dat communicatie een standaard gegeven wordt binnen een veranderingstraject, kunnen wij als communicatie adviseurs uiteraard alleen maar toejuichen. Bedrijven hebben de les meestal geleerd door eerst projecten zonder communicatie te zien mislukken. Traditioneel worden nogal wat projecten door de strot van het personeel geramd, en met name IT heeft daar wel het handje van weg. Nieuwe software wordt met een minimum aan communicatie en opleiding ingevoerd, en al te makkelijk gaat men er van uit dat de eindgebruiker bij een eerste contact met de software even enthousiast zal zijn als de CIO die zich de oplossing liet verkopen. Niet dus. Als een gebruiker iets haat, is het wel een nieuwigheid waarvan hij of zij niet inziet hoe die een verbetering is. Hoe vloeken we zelf niet wanneer productiviteitstools als LinkedIn of Facebook functionaliteit toevoegen of – godbetert – weghalen. (Tussen haakjes: kan iemand me uitleggen hoe bv. LinkedIn het in zijn hoofd krijgt om bij blogs niet langer te tonen hoe vaak een blog door anderen gedeeld is, terwijl dat toch een graadmeter is voor het succes van een blog)

Verandering en communicatie erover zijn relatief simpel wanneer het er om gaat de acceptatie van nieuwe software of nieuwe procedures te laten aanvaarden. Dan is het vooral van belang de eindgebruikers duidelijk het grotere kader te laten zien en wat deze verandering voor verbetering zal betekenen in hun dagelijkse werk. Enig ‘spinnen’ om negatieve aspecten weg te moffelen en de voordelen beter in de kijker te zetten, zal daarbij uiteraard niet ontbreken. Succes betekent in dit geval vaak al dat de eindgebruiker een nieuwe software zonder al te veel morren aanvaardt en gebruikt, of dat een medewerker nieuwe procedures inderdaad volgt. We zijn er dan in geslaagd de ontvanger van de communicatie het nut van de noviteit te laten aanvaarden en daarnaar te handelen. Applaus op alle banken.

Maar waar het gaat om een hele cultuuromslag binnen een bedrijf, moet communicatie dieper gaan. Dan gaat het er echt om de mindset van mensen te veranderen. En dan volstaat het niet om hier over te communiceren via mails, knap gemaakte presentaties en heldere Q&A-documenten. In dergelijke gevallen ben je verplicht alle werknemers mee te nemen in het verhaal, en moet iedereen daadwerkelijk ook de handen uit de mouwen te steken. Wil je dat ‘agile’ de ‘way of life’ wordt in je organisatie, dan moet je daadwerkelijk iedereen aan de slag zetten in een agile project, je moet niet alleen gaan vertellen hoe goed agile wel is en wat voor voordelen deze wendbaarheid zal opleveren voor mens en maatschappij. Je zal iedere medewerker in een agile bad moeten dompelen en laten meewerken in een klein project, zodat hij of zij aan den lijve ondervindt hoe agile ook voor hem of haar een goede zaak is.

Communicatie gaat in dit geval veel verder dan het overbrengen en laten doordringen van een boodschap. Communicatie verandert in dit geval de mindset van mensen, en uiteraard is dat iets wat inspanningen vraagt van de hele organisatie. Op ieder niveau binnen de organisatie moeten alle medewerkers aan de slag. Communicatie is nooit vrijblijvend, maar in dit geval is communicatie bijzonder intrusief voor de werking van een onderneming.

José Delameilleure, directeur van het IT Marketing & Communications departement van Across Technology

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Vul alstublieft uw commentaar in!
Vul hier uw naam in