De huidige economische ontwikkelingen in Amerika en de stijgende aandelenkoersen geven de burger weer moed. Bedrijven die nu op het punt staan een IT-outsourcing contract te ondertekenen moeten nog even goed nadenken voor welke termijn zij het contract willen afsluiten. De huidige prijsniveaus die in een sterk concurrerende markt door leveranciers worden aangeboden zijn nog steeds aantrekkelijk. Maar in de markt is er ook nog steeds veel onzekerheid over toekomstige economische ontwikkelingen. Dat maakt, dat veel bedrijven die nu een IT-outsourcing contract willen aangaan huiverig zijn om voor een lange periode te kiezen en hierdoor optimaal te profiteren van het huidige prijspeil.
Door de onzekerheid over de toekomstige ontwikkelingen zijn er in de markt ook steeds meer bedrijven die geen volume-commitments meer opnemen in de contracten. Hetgeen verstandig is. Dat voorkomt dat gedurende de looptijd van het contract terug gekomen moet worden op gemaakte afspraken. Dit voorkomt onnodige kosten en lastige discussies met leveranciers. Uiteraard is het ontbreken van volume-commitments in de contracten een doorn in het oog van deze leveranciers.
Voor veel leveranciers is het opnemen van een scope commitment een oplossing. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een scope commitment voor het verzorgen van de desktop dienstverlening voor Europa voor de komende vijf jaar. Een dergelijk scope commitment voorkomt in het geval van een sanering in Europa, dat het bedrijf voor desktop dienstverlening betaalt die niet wordt afgenomen en het geeft de leverancier de exclusiviteit voor de gecontracteerde dienstverlening. Gedurende de looptijd hebben zij geen concurrentie van andere leveranciers te duchten.
Verder is het nog belangrijk om na te denken over verlengingsopties, hoewel we hier eigenlijk kort over kunnen zijn. De combinatie van een verlengingsoptie en een sterke benchmarkclausule is nooit in het nadeel van het uitbestedende bedrijf. Het uitoefenen van een verlengingsoptie gebeurt alleen als dit aantrekkelijk is voor het bedrijf. Hierbij moeten beide partijen zich realiseren, dat het heronderhandelen van een bestaand contract een vele malen kleinere inspanning vraagt.
Het voeren van een goede prijsdiscussie met de mogelijkheid om een benchmark uit te voeren leidt in de meeste gevallen tot een goed resultaat voor beide partijen. Bij het voeren van deze discussie is het goed om in het achterhoofd te houden dat het wisselen van leverancier veel tijd en energie kost en de continuïteit van de dienstverlening gedurende de transitie minder goed te garanderen is. Ook moeten leveranciers zich realiseren dat het verwerven van nieuwe klanten veel meer energie (lees business development budget) kost dan het continueren van contracten bij bestaande klanten.
Outsourcing contracten met een langere contractduur op basis van een scope commitment met een optie op verlenging zijn dus het antwoord op de huidige economische onzekerheid.
Prof. dr. Erik Beulen, Universiteit van Tilburg en houder van de KPMG Global Sourcing leerstoel
