Tijdens een tour langs onze klanten, sprong één ding direct in het oog. Ze willen allemaal klantgerichter werken. Dit te bereiken terwijl tarieven onder druk staan en de concurrentie moordend is, is best lastig. Ze weten heel goed dat ze een slag moeten maken met digitalisering, willen ze voorop blijven lopen. Maar de mens is nu eenmaal niet zo veranderingsgezind en digitaliseren klinkt vaak veelomvattend. Mensen kunnen zich prima vinden in bestaande werkwijzen en hebben nog altijd een voorliefde voor papier.
Ik denk dat het allemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn en dat de transformatie naar klantgerichter werken kan worden bereikt met heel eenvoudige middelen. Middelen die zo voor de hand liggend zijn, dat niet iedereen ze direct herkent. Laat staan er meteen de voordelen van inziet en ermee aan de gang gaat. Zo’n middel is DaaS, Document as a Service.
Om te weten wat DaaS kan betekenen, is mijn advies een ronde te doen langs de jonge garde en je te laten verrassen door hun wensen. Hoe willen ze werken?
Ze willen informatie benaderen vanaf elke browser, ongeacht waar ze zich bevinden. Zo kunnen ze documenten on-the-go en overal online bekijken, beoordelen en bewerken. Ze krijgen daardoor grip op hun werk. En ze willen natuurlijk vanaf elk mobiel device bij informatie kunnen, dan kunnen ze overal direct productief zijn. Op kantoor, thuis en onderweg. Ze weten niet beter, dan dat online samenwerken en kennis delen gebeurt in de cloud. Met alle digitale en gescande documenten op één overzichtelijke locatie kunnen ze ook informatie vanuit elke andere bedrijfsapplicatie benaderen. De aanpak is centraal. Ze willen geen verwarring over wat de laatste versie is van een document om naar een klant te sturen of om vanuit te werken.
Voordelen DaaS – van zoeken, naar vinden
Het loont de moeite eens kritisch je bedrijfsprocessen, werkwijzen en documentstromen onder de loep te nemen. Het doelmatig inrichten en integraal optuigen van die documentstromen en het adopteren van oplossingen zoals DaaS, betaalt zich al snel terug. Het levert tijdsbesparing, efficiency in werkprocessen en een uniforme werkwijze op. Nu IT steeds meer als dienst wordt afgenomen zijn de voorwaarden geschapen voor DaaS. Het is een laagdrempelige manier om kosten te besparen op een IT-proces dat in eigen beheer behoorlijk kostbaar kan zijn. Het beheersen van de toenemende hoeveelheid informatie en data binnen je organisatie is een uitdaging. Met DaaS kun je deze uitdaging het hoofd bieden door het beheer en de back-up uit te besteden. Het belangrijkst is dat door het digitaliseren van documentstromen kostbare tijd om te zoeken naar de juiste informatie wordt vermeden, en documenten direct, snel en inzichtelijk beschikbaar zijn. Zowel on premise als in de cloud.
De jonge medewerkers weten het al lang, het gaat om vinden, niet om zoeken.
Dirk Olivier is Algemeen Directeur van Veenman en is daarnaast actief als zelfstandig interim executive manager met als specialiteit business improvement en route-to-market vraagstukken
