Uw organisatie beschikt vast wel over een boekhoudsysteem, een CRM-systeem of wellicht een uitgebreid ERP-systeem. In dergelijke systemen worden dagelijks door uw medewerkers vele MB’s aan data ingevoerd en opgeslagen. Maar heeft u zich wel eens afgevraagd wat er vervolgens met al die data gebeurd?
Grote kans dat daar binnen uw organisatie te weinig mee wordt gedaan. Natuurlijk krijgt u wekelijks een financiële rapportage op uw bureau, maar weet u bijvoorbeeld welke klanten het afgelopen jaar voor de meeste omzet hebben gezorgd, wat ze precies van u hebben afgenomen en tegen welke marge dat is gebeurd? En nog belangrijker, weet u wat het verloop is binnen uw klantenkring over de afgelopen jaren of hoeveel keer klanten de klantenservice hebben gebeld en wat er vervolgens na dat contact is gebeurd?
Allemaal vragen waar u uw beleid op zou kunnen baseren. De kans is echter groot dat u de antwoorden niet kent. En dat is jammer, want u zit er feitelijk boven op. Deze, maar ook andere informatie ligt immers opgeslagen in uw IT-systemen. Het hoeft er alleen nog maar uitgehaald te worden. En daar schuilt vaak het probleem. Veelal ontbreken tijd of kennis om dit op een goede manier te doen.
Mijn advies en natuurlijk preek ik nu ook voor eigen parochie: bepaal samen met een onafhankelijk specialist waar uw informatiebehoefte ligt en laat die specialist bekijken waar hij deze informatie vandaan kan halen en op welke wijze hij die op een gestructureerd wijze aan u beschikbaar kan stellen. Ik weet zeker dat er veel geheimen aan het licht zullen komen!
Power to the people
Er is dus veel onbenutte data binnen uw organisatie. En dat is zonde. Beslissingen kunnen veel “lager” in uw organisatie worden genomen, als uw medewerkers over de juiste en up-to-date informatie zouden beschikken. Dat is echter zelden het geval. Als er al informatie beschikbaar wordt gemaakt, dan wordt die uitsluitend gedeeld op het hoogste management niveau en met een beetje geluk met de laag daar onder.
Uw medewerkers worden, al dan niet bewust, “dom” gehouden. In de praktijk komt het er dan ook op neer, dat uw medewerkers geen beslissingen kunnen en willen nemen. En dan hoor ik u denken “dat is toch niet zo erg, daar hebben we toch juist management voor”. Maar is dat wel zo? Het management moet het beleid definieren, strategische keuzes maken en kaders zetten waarbinnen de medewerkers beslissingen “moeten” nemen. Dit verlaagt de workload, maar verhoogt de toegevoegde waarde van het management en het zal de productiviteit en de medewerkertevredenheid binnen de organisatie zeker ten goede komen.
Ik pleit er dan ook voor, dat alle -voor medewerkers relevante- informatie beschikbaar wordt gemaakt en dat u uw medewerkers stimuleert zelf beslissingen te nemen. Ik vermoed dat u de vruchten daarvan binnen no time zult plukken!
Marcel de Jong is Business Development Manager bij Keala Consultancy
