IT is niet alleen onze huizen binnengedrongen, het is thuis vaak nog beter geregeld ook dan op kantoor. Een simpele app die allerlei processen in gang zet of sociale netwerkcontacten onderhoudt. Digitaal communiceren is nog nooit zo gemakkelijk geweest. Langzaam maar zeker zien ook bedrijven de mogelijkheden in van de ‘verappifying’ van de wereld. Een flexibele werkplek op maat die gebruiksvriendelijk én veilig is en die kosten bespaart.
Voor vrijwel iedere IT-afdeling is het lastig de balans te vinden tussen faciliteren en het stellen van kaders omwille van de veiligheid. De overstap op de flexibele inzet van apps is daarom niet eenvoudig. Zeker als men de business case niet kan maken. Maar als IT dankzij de inzet van apps flexibel wordt, dan is het logisch dat de kosten mee flexibiliseren. Pay per use wordt de norm. De meeste organisaties hebben al ervaring opgedaan met SaaS en velen overwegen om vroeg of laat de gehele IT-omgeving als dienst af te nemen, waarbij ze betalen naar gebruik. IT-dienstverleners moeten modellen ontwikkelen om deze overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen, vooral vanuit financieel oogpunt.
Besparen op licenties voor legacy-software
Samen met mijn collega’s zijn we terug naar de tekentafel gegaan en hebben we een flexibele werkplek op maat ontwikkeld. Enerzijds om gebruiksvriendelijkheid te realiseren in zakelijke IT-omgevingen, anderzijds om daadwerkelijk de financiële business case te maken: hoe te besparen door inzet van flexibele IT? Dat begint bij de functionaliteit van een toepassing. Als het merendeel van de gebruikers slechts een klein gedeelte van de functionaliteit van een toepassing gebruikt, waarom betaal je er dan wel het volle pond voor? Een app die de belangrijkste functionaliteit biedt via een webformulier kan legacy-toepassingen grotendeels vervangen. Dit scheelt enorm in de licentiekosten.
De overgang van legacy-systemen naar apps kan stap voor stap worden gemaakt. Uitfaseren van legacy gebeurt op deze manier niet van de ene op de andere dag, maar zeer geleidelijk. Het is niet nodig om versneld op bestaande investeringen af te schrijven
De flexibele, virtuele werkplek op maat maakt deze forse besparing mogelijk door de toegang tot de database als uitgangspunt te nemen en alleen te betalen voor daadwerkelijk gebruik. De database bevat immers alle data. En het is deze toegang tot data – die voorheen werd geregeld door technologieën als Server Based Computing (SBC) of Virtual Desktop Infrastructure (VDI) – die traditionele oplossingen om op afstand te werken zo duur en omslachtig maakte. Immers, je betaalt voor alle werknemers een volledige licentie, ook al maken de meesten maar gebruik van 10 procent van alle functionaliteit.
De besparing is concreet te maken door alle medewerkers in te delen in persona’s: welke groepen mensen gebruiken min of meer dezelfde functionaliteit en waar kunnen we dus besparen? Bovendien is op deze manier makkelijk een pay-per-use model te realiseren; alleen betalen voor medewerkers die de functionaliteit gebruiken. Bij groei kunnen organisaties makkelijk opschalen zonder direct grote investeringen te hoeven doen. En bij krimp dalen de kosten in verhouding mee. Er zijn geen afschrijvingskosten op hard- en software die u niet meer gebruikt.
De virtuele workspace maakt een gefaseerde overgang mogelijk van een traditionele IT-omgeving bestaande uit legacy-systemen naar een moderne omgeving bestaande uit functionaliteit die als dienst wordt afgenomen uit de cloud. Een overgang die financieel aantrekkelijk is en die organisaties in staat stelt om op korte termijn kosten te besparen en op lange termijn legacy-systemen uit te faseren.
Marcel Diemont – Sales consultant Managed Services bij Ictivity Groep
