Iedereen zal het wel eens hebben meegemaakt. Je ziet iets op je afkomen waarover je geacht wordt een mening te hebben, maar je weet nog niet wat je ermee gaat doen. Je gunt jezelf nog de nodige tijd om een keuze te maken en een richting te bepalen. Natuurlijk weet je dat het belangrijk is. Mogelijk zelfs voor je toekomst. Na een tijdje komt het weer op en neem je jezelf voor om snel de knoop door te hakken. Het is immers belangrijk. En net wanneer je er even niet meer aan denkt, gebeurt het onvermijdelijke: iemand anders heeft voor jou de knoop doorgehakt!
Herkenbaar?
Het kan niet anders dan dat veel ICT-managers zich hierin de laatste tijd herkennen. Beroepsmatig spreek ik regelmatig met directieleden die besloten hebben om het ICT-beheer uit te besteden. Niet zelden vertellen ze me dan dat ze de ICT-verantwoordelijke meerdere malen signalen hebben gegeven. “Er moet iets veranderen.” Die zo gewenste veranderingen zijn voor de goede toehoorder vooral te herkennen in criteria als: verbeterde flexibiliteit, hogere informatiebeschikbaarheid, lagere kosten, meer aandacht voor innovaties. En in het immens populaire: Business-IT alignment. En als de directie dan te weinig beweging ziet, wordt, schijnbaar van het een op het ander moment, besloten om IT en haar beheer uit te besteden. “Opgeruimd staat netjes.”
De vraag “Hoe is het zo ver gekomen?” doemt vervolgens op.
In gesprekken met de ICT-managers, blijkt dat ze zich er vaak al langer bewust van zijn dat er iets moet gebeuren. Immers, al een aantal jaren loopt het budget terug of de regie over het ICT-budget is elders in de organisatie belegd. Tevens is IT veel complexer geworden en zijn de gebruikers- en afdelingswensen sterk gewijzigd.
Als ICT-manager weet je dat er actie moet worden ondernomen om een goede performance te kunnen blijven leveren. Dus komt de make-or-buy vraag op tafel. Wat kan en wil ik zelf nog en wat besteed ik uit?
En dat is niet iets waar je luchtig overheen stapt. Welke sourcingstrategie hanteer je, wat is het hogere doel, wat vraagt je organisatie, hoe ga je regie en demand invullen, wat betekent dat voor je ICT-collegae, de gebruikers, de directie? En nog veel meer vragen. Jij weet precies waar de risico’s zitten en welke impact het voor iedereen kan hebben. En, wat er ook gebeurt, voor het eindresultaat blijf jij als ICT-manager verantwoordelijk. Dus ja, vertrouwen in de service provider is ook essentieel.
Bovendien is je dagelijkse job toch echt iets anders dan de juiste sourcingstrategie en dito partner te kiezen. Je neemt dus de tijd om aan die gedachte te wennen, na te denken over wat dit voor iedereen, jij zelf niet uitgezonderd, betekent. Hoe je het gaat aanpakken. Zo werkte dit in het verleden ook. Goed beslagen ten ijs komen!
En dan blijkt dat bestuurders niet meer zo veel tijd hebben als een aantal jaren geleden. De druk zit er op alle niveaus op en gebruikers (niet alleen de jonge) zijn erg mondig en vooral digivaardig geworden. Nieuwe technieken schrikken steeds minder af, maar worden juist opgezocht, omarmd. Voor privé-doeleinden en om het werk eenvoudiger en prettiger te maken. Medewerkers, het management en de directie willen niet meer wachten. Ze willen actie. Ze moeten wel! En reeds aanwezige schaduw-IT biedt onvoldoende soelaas.
Dus brengen ze je het nieuws dat ze besloten hebben om te gaan uitbesteden. Per eerstvolgend kwartaal. “O ja, we hebben een extern adviseur aangetrokken die verantwoordelijk wordt voor dit traject. Uiteraard speel je hierbij een belangrijke rol, daarover informeren we je binnenkort.”
Natuurlijk speelt dit niet bij elke organisatie. Gelukkig maar! Duidelijk is wel, dat het een trend is die niet te stoppen lijkt. Vroeg of laat kan dit ook in jouw organisatie gebeuren.
Herken je een signaal vanuit de directie of de gebruikers, stel dan je besluit niet uit, maar zet de make-or-buy vraag hoog op de agenda. Zoek het gesprek met de business zelf op. Praat eens met je leveranciers of een onafhankelijke specialist. Neem nu de regie. En laat niet iemand anders dan jij die knoop doorhakken…
Ed Holtzer, Manager Managed Service De Ictivity Groep
