Informatiemanagers zijn belangrijk voor elke organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor het beheren, archiveren en extraheren van informatie. Zij weten welke informatie zich waar bevindt, wie hiertoe toegang heeft, hoe het veilig gearchiveerd moet worden en wanneer documenten vernietigd moeten worden om te voldoen aan wet- en regelgeving. Een grote verantwoordelijkheid die van cruciaal belang is voor de bescherming van waardevolle informatie en het scheppen van informatiemeerwaarde door bijvoorbeeld analyse en inzicht.
De afgelopen jaren is het informatielandschap en de rol van informatiemanagers aanzienlijk veranderd. De helft van de informatiemanagers (49 procent) geeft aan dat zijn rol en verantwoordelijkheden de laatste vijf jaar sterk zijn veranderd. Vandaag de dag bestaat er informatie in verschillende formaten, waarvan de meeste digitaal. Het beheren van deze digitale informatie wordt daardoor vaak bij de IT-afdeling gelegd.
Recent onderzoek[i] brengt aan het licht wat het snel evoluerende informatielandschap betekent voor de huidige informatiemanagers en de eisen voor de toekomst. Het onderzoek wijst uit dat informatiemanagers te maken krijgen met aanzienlijk grote veranderingen en dat het uitblijven van actie kan leiden tot grote informatierisico´s.
Toekomst
Voor het onderzoek ondervroeg Coleman Parkes informatiemanagers (im) en het hogere management (hm) naar de vaardigheden die in de toekomst van belang zijn.
Essentieel volgens zowel de informatiemanagers als het hogere management zijn analyses en inzichten die verder gaan dan de feiten (im 28 procent en hr 30 procent). Als tweede noemen ze vooruitzichten die zijn gebaseerd op de zakelijke doelstellingen over hun volle breedte (im 23 procent, hm 29 procent).
Het onderzoek laat zien dat informatiemanagers begrijpen wat de noodzaak is van het beheersen en uitvoeren van business-gerichte vaardigheden. Zij suggereren ook dat velen van hen op dit gebied waarschijnlijk te kort doen. Zo hebben ongeveer 40 procent van de informatiemanagers en hun werkgevers het gevoel dat er momenteel een kloof is tussen de zakelijke behoeften die opdoemen en de daartoe benodigde middelen en vaardigheden. 45 Procent van het hoger management en 38 procent van de informatiemanagers zeggen hetzelfde over het vermogen om waarde toe te voegen door middel van inzicht en analyse.
Als derde op de lijst van belangrijke toekomstige vaardigheden staat wet- en regelgeving en beveiliging. Deze vaardigheden zijn van vitaal belang in de steeds meer kennis gedreven, cloud-gebaseerde en gereguleerde wereld waarin openbaarmakingen van waardevolle informatie voor grote risico´s kan zorgen. Een vijfde van de informatiemanagers ziet deze vaardigheid dan ook als de meest belangrijke, dit in vergelijking met 12 procent van de zakelijke leiders.
Het vermogen om effectief te communiceren tussen teams en afdelingen wordt serieus genomen door beide partijen, 13 procent van de ondervraagden benoemt dit als hun hoogste prioriteit, en een derde overweegt dat de huidige capaciteit iets te wensen over laat.
Tenslotte is de mogelijkheid om informatie toegankelijk te maken het meest belangrijke voor zes procent van beide groepen; terwijl een goed begrip van de digitale transformatie belangrijker wordt gevonden door informatiemanagers (17 procent), dan de zakelijke leiders (vier procent).
Toekomstig informatiebeheer
Over het algemeen, blijkt uit het onderzoek dat de fundamentele beginselen van informatiebeheer zoals beoefend door informatiemanagers blijven bestaan, en ook in de toekomst een belangrijke rol zal blijven spelen. Maar daar is wel meer voor nodig. Om relevant te blijven, moeten informatiemanagers waarde toevoegen, met analyses, inzicht en begrip dat de nieuwste zakelijke behoeften weerspiegelt.
Informatiemanagers moeten zich opnieuw uitvinden, als business gericht, geïntegreerd, multi-tasking en samenwerkende team spelers die het bedrijf kunnen ondersteunen bij het behalen van hun bedrijfsdoelen en het formuleren van missies en visies. Ze moeten de leiding nemen en hun bijdrage leveren en meer zichtbaar zijn voor het senior management en hun collega’s.
Wacht niet tot het te laat is
Directies, managers en leidinggevenden moeten ook bijdragen aan het klaarstomen van informatiemanagers voor de toekomst. Zij moeten hun informatiemanagers ondersteunen in hun ontwikkeling en hun medewerkers helder maken wat de bijdrage van documenten en informatiemanagers zijn, waardoor ze beter worden begrepen en gewaardeerd.
Jeroen Strik, commercieel directeur Iron Mountain Benelux
[i] Onderzoek van Coleman Parkes uitgevoerd in opdracht van Iron Mountain. Coleman Parkes ondervroeg zakelijke beslissers en informatiemanagers van 900 organisaties met 250 tot 999 medewerkers werkzaam in de maakindustrie, juridische, financiële, farmaceutische of verzekeringssector in Nederland, Duitsland, Frankrijk, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Het onderzoek is online uitgevoerd in januari en februari 2015.
