Onze workspace is in hoog tempo aan het veranderen. De standaard desktops verdwijnen en hun plaats wordt ingenomen door laptops en mobiele apparaten. Een enorme uitdaging voor de IT-afdelingen, die zich geconfronteerd zien met veranderende eisen van de gebruikers, die buiten de IT-afdeling om werken als er geen gehoor wordt gegeven aan hun wensen. Het is de hoogste tijd dat de relatie tussen de IT-afdeling en de eindgebruiker onder de loep wordt genomen. Het is tijd voor gecontroleerde flexibiliteit.
Scheefgegroeide relatie
Het is geen toeval dat veel IT-afdelingen zich geconfronteerd zien met gebruikers die hun eigen apparatuur meenemen naar de werkplek en hun eigen software-oplossingen gebruiken. Het is een logisch gevolg van het gebrek aan communicatie tussen de IT-afdeling en de eindgebruiker. De IT-afdeling is niet goed op de hoogte van de wensen van de gebruiker en de gebruiker snapt niet waarom de IT-afdeling doet wat hij doet. Waarom wordt bijvoorbeeld al het netwerkverkeer in de gaten gehouden? Is dat omdat de IT-afdeling zich de rol van Big Brother aanmeet en de gebruiker ergens op wil betrappen? Of is het omdat het wettelijk verplicht is? En waarom gebruikt de werknemer Dropbox om zijn bestanden te delen, terwijl dit verboden is volgens de bedrijfsregels? Is dat omdat de werknemer expres de IT-afdeling wil dwarsbomen, of is dat omdat hij zo zijn productiviteit kan vergroten? Dit soort onduidelijkheid zorgt voor wederzijds wantrouwen dat een vruchtbare samenwerking in de weg staat. Het is als een relatie waarbij de partners al jaren niet meer met elkaar praten en ieder hun eigen leven leiden.
Betere dialoog noodzakelijk
De IT-afdeling weet niet wat de wensen van de gebruiker zijn, omdat er nooit naar gevraagd wordt. De gebruiker weet niet waarom de IT-afdeling restricties oplegt, omdat de IT-afdeling dit niet duidelijk vertelt. Dit zorgt voor een situatie waarin de gebruiker zich beperkt voelt door de IT-afdeling en zijn eigen oplossingen mee gaat nemen naar de werkplek, waardoor de IT-afdeling de controle verliest. Om deze patstelling te doorbreken moet er een dialoog op gang komen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt vooral bij de IT-afdeling.
Gecontroleerde flexibiliteit
De traditionele workspace is een ‘one size fits all’ oplossing, die niet iedere gebruiker even goed zal passen. Deze benadering voldoet niet meer, omdat er alternatieven voorhanden zijn die de gebruiker in staat stellen om zijn productiviteit te verhogen, buiten de IT-afdeling om. Dat valt niet tegen te houden met strengere regels: de gebruiker vindt wel een manier om te krijgen wat hij wil, bijvoorbeeld door het meenemen van eigen hardware. De IT-afdeling dient er voor te zorgen dat zij de eindgebruiker een stap voor is, zodat de flexibiliteit waar de gebruiker om vraagt geboden kan worden vanuit het bedrijf zelf. Hiervoor moeten IT-managers beter begrijpen wat hun gebruikers willen. Dan kun je tenslotte pas aanbieden wat ze nodig hebben. Maar daarvoor is wel een verandering in mentaliteit nodig. De gebruiker moet als klant worden gezien en die klant moet centraler worden gesteld. De workspace van de nabije toekomst is dan ook een workspace die meegaat met de wensen van de gebruiker. Dat betekent,dat die workspace in staat moet zijn om naast de eigen applicaties ook externe applicaties zoals Salesforce en Exchange te bieden en automatisch te configureren wanneer de gebruiker daarom vraagt. De workspace zal veel flexibeler worden; alleen zo kan de IT-afdeling de controle behouden, terwijl de gebruiker krijgt wat hij wil. En alleen zo kan er een vruchtbare relatie ontstaan die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen en respect.
Bob de Kousemaeker, VP Product Management bij RES Software
