Naarmate de wereld gewend raakt aan het “nieuwe normaal” van werken op afstand, ziet het er steeds meer naar uit dat het “volgende normaal” al in aantocht is.
Dat “volgende normaal” zal bepaald worden door een of andere vorm van hybride werken. Intussen weten we dat werken op afstand best mogelijk is. Maar de pandemie heeft ook aangetoond dat er nog steeds behoefte is aan echte interactie. Nu we wereldwijd vaccins aan het toedienen zijn en ook de Belgische overheid plannen heeft om de beperkingen stap voor stap op te heffen, beginnen veel organisaties na te denken over hoe ze hun medewerkers naadloos kunnen laten switchen. Dit, tussen werken van thuis (of van waar ze maar willen) en terugkeren naar kantoor. Dat laatste zal nodig zijn om opnieuw fysieke samenwerking en vergaderingen mogelijk te maken.
Net zoals iedere organisatie de pandemie op een eigen manier ervaren heeft, zullen ook de precieze regelingen voor de volgende fase overal verschillend zijn. Terwijl IT-leiders uiteraard zo snel mogelijk een plan voor de hybride werkstrategie van hun organisatie willen maken, zullen ze dus eerst moeten achterhalen wat die strategie inhoudt.
Om je te helpen bij het vinden van de juiste aanpak, zijn hier de drie belangrijkste zaken die bedrijven volgens mij moeten doen.
1 Breng de juiste mensen samen
Het heeft geen zin om je strategie in silo’s te verdelen. Hybride werken heeft invloed op elk domein binnen een organisatie. Dus moet iedere afdeling bij de discussie betrokken worden. En niet enkel het managementteam.
Daarbij zal veel aandacht uitgaan naar de vastgoedportefeuille van organisaties. Wat een bedrijf kan doen met z’n fysieke werkomgeving hangt af van welke ruimte beschikbaar is. En hoe lang het over die ruimte zal beschikken. En wat er in het huurcontract staat. Aruba ziet bij klanten dat heel wat bedrijven de pandemie aangrijpen als een kans om hun investeringen in vastgoed te herzien, zelfs binnen meer klassieke sectoren zoals het bankwezen. Veel organisaties bekijken nu of ze hun werkruimte kunnen verkleinen, naar een nieuwe locatie kunnen verhuizen of hun bestaande ruimtes een creatieve invulling kunnen geven.
Behalve het vastgoedteam moeten natuurlijk ook Human Resources en het management hun mening geven over de wensen en behoeften van medewerkers, de eisen van klanten en de bedrijfscultuur. Wat zijn de verschillende rollen en functies van werknemers? Hoe ver wonen ze van de werkplek? En was er vroeger al een beleid voor telewerk?
De taak van het IT-team is duidelijk: connectiviteit en technologieën om dit te ondersteunen en beveiligen, zijn van cruciaal belang voor het bevorderen van een hybride werkplek. IT-managers moeten beoordelen of hun organisatie al dan niet over de technologie beschikt om zo’n hybride werkstrategie uit te rollen, en klaar staan om bepaalde lacunes op te vangen. Werkt het bedrijf bijvoorbeeld bekabeld of draadloos? Ze moeten bovendien snel kunnen inspelen op behoeften en zorgen die te maken hebben met security.
En tot slot mogen we ook de financiële impact niet uit het oog verliezen. Is zo’n strategie binnen het huidige budget wel haalbaar? En hoe zal ze gefinancierd worden? Met een traditionele CapEx-aanpak of liever een OpEx-benadering?
2 Hou rekening met je interne en externe context
De vragen hierboven maken duidelijk dat iedere strategie moet worden afgestemd op de manier waarop het bedrijf werkt, op de behoeften van werknemers en klanten, en op beperkingen in verband met budget en vastgoed. En dat doe je dus door de juiste mensen bij het proces te betrekken.
Minder voor de hand liggend is de noodzaak om je strategie voor hybride werken in lijn te brengen met de bredere wereld waarin je organisatie actief is.
De geografische locatie is hierin de belangrijkste overweging. Denk aan het verschil tussen standaard huurprijzen in het stadscentrum en in meer voorstedelijke of landelijke gebieden – zowel voor commercieel als particulier onroerend goed. De leefruimte van je werknemers zal ongetwijfeld invloed hebben op hoe en wanneer ze het kantoor willen gebruiken.
Netwerkinfrastructuur en toegang tot betrouwbaar internet met hoge snelheden verschillen ook van gebied tot gebied. Dit heeft bijgevolg een grote impact op de connectiviteit. En op het vermogen van je team om naadloze, veilige ervaringen op afstand te garanderen.
Denk zeker ook aan trends in je sector. De pandemie heeft al veel verandering teweeggebracht. En ook in de volgende fase zitten er nog heel wat ontwikkelingen aan te komen. Door nu al rekening te houden met aanstormende trends, zorg je ervoor dat je bedrijf concurrentieel blijft. En voldoet aan de verwachtingen van klanten en toekomstige talenten.
3 Bepaal wat je wil meten bij hybride werkvormen
De gebeurtenissen van het voorbije jaar benadrukken de behoefte van bedrijven om wendbaar en flexibel te zijn. Enkel door je data nauwlettend in de gaten te houden en dit tijdens vergaderingen regelmatig te evalueren, kan je ervoor zorgen dat je hybride werkstrategie beantwoordt aan wisselende behoeften, attitudes en gedrag.
IT-teams zijn vertrouwd met het verstrekken van analyses over de kwaliteit van prestaties. Technologie speelt een centrale rol in productiviteit, communicatie, samenwerking en veiligheid. Dit, zowel thuis als op kantoor. De functionaliteit ervan moet dus goed worden opgevolgd.
Natuurlijk schetsen deze data niet het volledige beeld. En mogen technologische prestaties niet de enige maatstaf voor succes zijn. Organisaties moeten ook over het mentale welzijn waken door geregeld enquêtes en evaluaties bij hun personeel te houden. Uiteindelijk zal je strategie voor hybride werken alleen maar kunnen slagen als je medewerkers zich goed voelen.
Technologie kan niet alleen helpen om de ervaring van werknemers te verbeteren, maar ook om de prestaties van gebouwen op te volgen. Slimme sensoren en apparaten bieden inzicht in het gebruik van de ruimte door werknemers, energieconsumptie, wie naar binnen komt of naar buiten gaat, enzovoort. Afdelingen verantwoordelijk voor vastgoed, faciliteiten, security en financiën krijgen op die manier de gegevens die ze nodig hebben om te bepalen of aan alle vereisten voldaan is.
En de volgende stap bij hybride werken?
Zodra organisaties de drie bovenstaande punten hebben aangepakt en hun strategie voor hybride werken vorm hebben gegeven, zijn ze klaar voor de volgende fase. Het inrichten van de organisatie. Dit omvat onder meer de integratie van het thuiswerkkantoor op lange termijn. Naast een nieuwe visie op de rol van het fysieke kantoor en de connectiviteit. En de financiering van de toekomstige werkplek.
De komende weken zal Aruba een handleiding beschikbaar maken om organisaties te helpen deze doelstellingen te bereiken. En om een hybride werkaanpak te implementeren die alle afdelingen en werknemers tevreden zal stellen. Vandaag én in de toekomst.
Dobias Van Ingen, EMEA CTO bij Aruba, een Hewlett Packard Enterprise-bedrijf
Deze tekst verscheen eerder op blogit.be
