Een fabriek kent een Masterplanner: hoe zit dat in IT?

Kunnen we de hedendaagse IT-afdeling vergelijken met een fabriek? Dat kan – zeker voor repetitieve handelingen (zoals patchen, migreren, upgraden). Een fabrieksaanpak zorgt hierbij dat IT meer voorspelbaar, efficiënt en transparant wordt (zie “De IT Smart Factory”).

Kunnen we ook de specifieke planningsfuncties van een fabriek overnemen? Laten we als voorbeeld de Masterplanner in de fabriek nemen. Kan IT iets leren van deze specifieke functie?

In een fabriek is Masterplanning een vakgebied, en speelt de Masterplanner een belangrijke rol. Hij/zij is universitair geschoold, en praat op strategisch/tactisch level met de Sales VP, COO, Manager Fabriek, Hoofd Inkoop. Zijn hoofdtaak? Demand zo goed mogelijk voorspellen, en supply zo flexibel mogelijk klaarzetten, zodat de verbinding zo snel en goed mogelijk gemaakt kan worden.

In een fabriek is planning complex. Vele factoren, ondoorzichtigheden, knopjes om aan te draaien, gevoeligheden, die continue veranderen en zonder aankondiging de planning volledig in de war gooien.

Hoe zit dat bij IT? De complexheid is in ieder geval gelijk. IT is ondoorzichtig. Onvoorspelbaar. Verandert waar je bij staat. Iedereen weet een stukje van het geheel, vrijwel niemand overziet het totaal. Logischerwijze gaat er dus binnen IT een goede vergelijking met de Masterplanning op.

Niets is minder waar. In IT is planning een bijproduct – als er überhaupt al iets van planning plaatsvindt. Planning is een lastige ‘must-do’. Een projectleider of een teamleider doet de planning erbij – maakt een leuke Gantt-chart en claimt resources: en dan kijken we wel hoe de werkelijkheid ons inhaalt.

Een IT-Masterplanner is een must. Ieder IT project is te zien als een nieuwe product op een bestaande fabriekslijn–en de IT Masterplanner is degene die berekent wat de optimale flow door de fabriekslijn is.

•            Wat zijn de diverse sequences (productiestraten, fabrieksstappen) waar een product doorheen gaat (bv. patch, migratie, upgrade)?

•            Wat zijn de routings per product? (wanneer moet welke stap plaatsvinden en welke hardware, software en resources heb ik dan nodig?)

•            Wat is de optimale move rate? (hoeveel kun je starten per week?)

•            Kent iedere speler in de routing zijn rol in het geheel en weet hij de impact op het eindproduct als zijn stukje niet volgens plan af is?

•            Wat heb ik op voorraad (bv. licenties) en wat moet ik wanneer bijbestellen? Hoe manage ik mijn leveranciers zodat ze hun rol in de supply chain zien en tijdig (niet te vroeg en niet te laat) leveren?

•            Kan ik safety buffers inbouwen om flexibel op schommelingen in de planning te kunnen inspringen?

Allemaal vragen die bij een Masterplanner continue leven, maar die voor IT nieuw zijn. Laten we leren dezelfde vragen te stellen. En daarmee het vakgebied van IT-Masterplanning instappen.

Marianne Faro, Senior Smart Factory consultant bij Itility