Het werken in een project zou vooral positieve emoties moeten oproepen zoals opgewektheid, blijheid en vertrouwen. De meeste projecten dragen immers bij aan het verbeteren van organisaties en samenlevingen. Ze dragen bij aan een betere wereld. De praktijk van veel projecten is anders. Veel mensen die in projecten werken zijn overstuur, bang en bedroefd.[i] En het is vaak lastig voor mensen die in dergelijke projecten werken om dit te veranderen.
Het is vrijdagochtend, kwart voor negen. Om negen uur is een projectoverleg gepland. Iwan, een ervaren systeemarchitect, ontmoet Yvonne, een ervaren projectleider: “Wat ben ik blij dat ik weer even voor jou kan werken, Yvonne. De sfeer in jouw projecten is zo anders en de medewerkers zijn zo enorm betrokken en ondersteunen elkaar. In het andere project waar ik voor werk is het één grote chaos. Mensen weten niet wat ze moeten doen en zijn vreselijk geïrriteerd en wantrouwend. Het is totaal onduidelijk wat het doel van het project is en we zijn nu al een half jaar bezig. En niemand lijkt in staat om orde in de chaos te scheppen.Ik lig er steeds meer wakker van en voel me daardoor overdag erg vermoeid en leeg. Als dit zo door blijft gaan raak ik overspannen.”
Signaal
Yvonne, denkt even na en zegt tegen Iwan: “Je kunt overwegen om je terug te trekken uit het project. Daarmee geef je een signaal af naar je projectleider en opdrachtgever”. “Daar heb ik over nagedacht” zegt Iwan. “Maar dat is niet gemakkelijk. Zoals je weet ben ik ben ZZP’er. Als ik me uit het project terugtrek scheelt me dat veel inkomsten. Ik werk gemiddeld 2 dagen voor dat project en ik weet niet hoe snel ik weer een andere klus als systeemarchitect vindt. Ik heb het geld hard nodig ……”
Uit bovenstaande is te concluderen dat de emotionele toestand van het project waar Iwan voor werkt zeer negatief is. Onduidelijke eisen en wensen, een zwakke en machteloze projectleider en onvoldoende steun van de opdrachtgever en het topmanagement zijn vaak voorkomende oorzaken van problematische projecten blijkt uit analyses en evaluaties. Meestal is al vroeg in een project merkbaar dat deze problemen spelen.[ii]
Open kaart
Echter, tijdens de uitvoering van een project is het in het algemeen lastig om de vinger achter de problematiek te krijgen. Projectleiders en opdrachtgevers spelen niet altijd open kaart. Ze wekken naar hun omgeving de indruk dat het project weliswaar moeilijkheden heeft. Maar verklaren dat dit komt omdat het complex is en daardoor onrustig. En mensen die in problematische projecten werken kunnen en willen geen klokkenluider zijn of het project verlaten omdat dit negatieve invloed heeft op hun carrière of inkomsten zoals bij Iwan.
Problematische projecten kunnen dan ook vaak lang doormodderen voordat ze volledig vastlopen of voordat iemand van het topmanagement ingrijpt. Zonde van het verspilde geld maar ook zonde voor de mensen in het project die onnodig lang gebukt gaan onder de negatieve emoties.
Weinig meten
De emotionele toestand van een project zegt iets over de kracht en kwaliteit van de relaties tussen mensen die eraan werken. Wanneer de medewerkers ervaren dat hun project een verbindend doel heeft en de samenwerking goed is, dan heeft dit een positieve invloed op het resultaat. Binnen het vakgebied van projectmanagement wordt echter relatief weinig gemeten en gedaan met percepties en emoties van mensen.
De meeste projectleiders en opdrachtgevers hebben dit ook niet geleerd. Navraag laat zien dat projectleiders hier wel behoefte aan hebben. Niet allemaal trouwens: er zijn (nog altijd) projectleiders die het rapporteren over projectstatus en voortgang als een exclusief (voor)recht beschouwen. Andere manieren stellen ze niet op prijs.
Klokkenluider
Het peilen van percepties en emoties in projecten biedt aanknopingspunten om sneller in te grijpen wanneer sprake is van negatief sentiment. Wanneer een organisatie over een dergelijke methode beschikt dan is ze niet afhankelijk van klokkenluiders of een projectleider en/of opdrachtgever die wel de moed hebben om te melden dat het niet goed met hun project en ze zelf niet (meer) in staat zijn om dit ten goede te keren.
Zo ligt het bij het beschreven voorbeeld van Iwan voor de hand om het project tijdelijk te stoppen en de projectleider en opdrachtgever te vervangen. Tijdelijk stoppen gebeurt niet snel in de praktijk en vaak duurt het lang voordat een projectleider en/of opdrachtgever word(en) vervangen. Met een (geanonimiseerde) meetmethode die percepties en emoties peilt zijn signalen van misstanden al vroeg zichtbaar en is eerder ingrijpen mogelijk. Elk project verdient immers een goed resultaat! En elke projectmedewerker verdient een project waar men blij van wordt.
Leon Dohmen is voorzitter van de interessegroep Onderzoek en
Onderwijs bij de Koninklijke Nederlandse Vereniging van
Informatieprofessionals
[i] https://en.wikipedia.org/wiki/Emotion#/media/File:Emotions_-_3.svg
[ii] https://www.researchgate.net/profile/Leon_Kappelman2/publication/220630325_Early_Warning_Signs_of_it_Project_Failure_The_Dominant_Dozen/links/00463539fa90e312c6000000/Early-Warning-Signs-of-it-Project-Failure-The-Dominant-Dozen.pdf
