Het digitaliseren van papieren documenten is een belangrijke eerste stap in het verhogen van de productiviteit binnen een bedrijf. Daarom hebben organisaties jarenlang geïnvesteerd in document imaging-systemen. Maar de uitdaging blijft: documenten terugvinden zodra ze zijn gescand. Hierdoor blijkt vaak dat de papierberg enkel werd omgezet in een digitale stortplaats voor gescande documenten. Die vordert de productiviteit op geen enkele manier – en belemmert ze zelfs. Enterprise indexing maakt komaf met deze beslommering. Dit, door ervoor te zorgen dat de inhoud van documenten geïndexeerd wordt. Zo weet de zoekmachine welke content zich waar bevindt en zijn documenten snel vindbaar.
1 Indexing: niet meer coderen
Het moeilijkste en meest tijdrovende deel van document imaging is het handmatig coderen van elk document. Is het archief groot, dan kan het maanden duren om documenten in het systeem te zetten en ze doorzoekbaar te maken met de juiste codering. Ook het risico op fouten is groot. En daar komt nog eens bij dat er dagelijks documenten worden gecreëerd en opgeslagen. Een eindeloze opdracht dus. Enterprise indexing gaat verder dan het enkel vastleggen van metadata en documentnamen. Alle content in gescande documenten wordt volledig doorzoekbaar gemaakt. Gebruikers vinden zo de informatie die ze zoeken door eenvoudigweg zoektermen te gebruiken die voorkomen in het document.
2 Geen routing-problemen
Beslissen waar een nieuw gescand document opgeslagen moet worden – ook wel ‘routing’ genoemd – veroorzaakt vaak problemen zodra een document later teruggevonden moet worden. Veel organisaties laten gebruikers ongehinderd een eenvoudig proces doorlopen dat bestaat uit coderen en routing. Vaak echter zonder controle-eisen. Iedereen kan bevestigen dat dit proces, door het gebrek aan eisen, chaos veroorzaakt. En daardoor raken documenten vaak zoek. Door te investeren in documentmanagement-systemen kan men kiezen voor een meer gestructureerde en gecentraliseerde aanpak. Vaak zijn deze beperkend omwille van hun gelimiteerde zoekmogelijkheden. Naast hun hoge kostprijs en gebrek aan gebruiksvriendelijkheid. Daar maakt enterprise indexing komaf mee. Men slaat documenten op waar men maar wilt, in elk formaat, via elk scanapparaat en met een benaming naar keuze. Documenten zijn via enterprise indexing eenvoudig terug te vinden dankzij de trefwoorden in de bestandsnaam of het bestand.
3 Typfouten zijn geen obstakel
Typfouten in de documentbenaming zijn snel gemaakt. In veel gevallen betekent dit dat het document niet meer gevonden zal worden. Belangrijke informatie gaat zo verloren. Vertrouwen op individuen en hoe ze handmatig namen toekennen aan documenten, zorgt ervoor dat documenten lastig deelbaar zijn binnen de organisatie. Bij enterprise indexing is de beheerder van het document niet nodig om metadata op te roepen. Volledige nauwkeurigheid als het gaat om bestandsnamen is niet noodzakelijk. Zelfs als een gebruiker de naam van het document niet kent, kan het bestand toch worden teruggevonden doordat de inhoud van elk document volledig wordt geïndexeerd.
4 Niet gelimiteerd tot gescande documenten
Men wil natuurlijk inzage hebben in alle documenten die betrekking hebben tot een bepaalde zoekopdracht, om zo betere beslissingen te nemen. Daarom is het handig om niet enkel toegang te hebben tot gescande documenten. Gescande content en documenten op het netwerk – waaronder Microsoft Office-documenten – worden met enterprise indexing samengevoegd, waardoor alle relevante content direct zichtbaar is voor mensen die het nodig hebben en geautoriseerd zijn om het te raadplegen.
5 Geen speciale hardware nodig
Het laatste wat bedrijven willen, is nieuwe hardware aanschaffen of de software-systemen opnieuw inrichten om met nieuwe bedrijfsprocessen om te kunnen gaan. Ook blijven ze graag weg van nieuwe servers om de gecentraliseerde documentenopslag te beheren. Het handige aan software voor enterprise indexing is dat het draait op de meest gebruikelijke platformen, en dat alle processen en functionaliteiten zijn opgenomen op één server. Bovendien hoeven gebruikers dankzij de browser-gebaseerde gebruikerstoegang geen extra software te installeren.
Xavier Biermez, Managing Director Konica Minolta Business Solutions België & Nederland
